雙控機制檔案制度一、總則（一）目的為加強公司安全風險分級管控和隱患排查治理雙重預防機制（以下簡稱“雙控機制”）的檔案管理，規(guī)范雙控機制相關文件、資料的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保雙控機制建設工作的有效開展和持續(xù)改進，依據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位在雙控機制建設與運行過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映雙控機制建設與運行的實際情況。2.完整性原則：全面收集雙控機制相關的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案的整理、歸檔和保管。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，嚴格保密。（四）職責分工1.安全管理部門負責制定和完善雙控機制檔案管理制度。指導、監(jiān)督各部門雙控機制檔案的收集、整理和歸檔工作。集中保管公司雙控機制建設與運行過程中的重要檔案。2.各部門負責本部門雙控機制相關文件、資料的收集、整理和歸檔工作，并定期移交至安全管理部門。明確專人負責檔案管理工作，確保檔案的完整性和準確性。3.檔案管理人員負責檔案的日常管理，包括檔案的分類、編號、裝訂、上架、保管等工作。按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤工作。定期對檔案進行清查、盤點，確保檔案的安全。二、檔案的分類與編號（一）分類雙控機制檔案分為以下幾類：1.法律法規(guī)與標準規(guī)范類：收集國家和地方有關安全生產、雙控機制建設的法律法規(guī)、標準規(guī)范、政策文件等。2.管理制度類：公司制定的雙控機制建設、運行、考核等相關管理制度、辦法、細則等。3.風險評估與分級類：風險辨識、評估、分級的相關文件、報告、圖表等，包括風險點排查臺賬、風險評估報告、風險分級管控清單等。4.隱患排查與治理類：隱患排查計劃、排查記錄、隱患治理方案、治理記錄、復查記錄等。5.培訓教育類：雙控機制培訓計劃、培訓教材、培訓記錄、考試試卷等。6.應急管理類：雙控機制應急預案、應急演練方案、演練記錄、應急物資清單等。7.其他類：與雙控機制建設與運行相關的其他文件、資料，如會議紀要、工作匯報、總結等。（二）編號檔案編號采用“分類代碼+年度+流水號”的方式，具體如下：1.分類代碼：按照上述分類類別，分別賦予不同的代碼，如“FG”代表法律法規(guī)與標準規(guī)范類，“GL”代表管理制度類等。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的風險評估報告，屬于風險評估與分級類檔案，其編號為“FJ2023001”。三、檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責雙控機制相關文件、資料的收集工作，確保文件資料的及時、完整。2.收集范圍包括但不限于上級文件、內部發(fā)文、會議記錄、工作報表、風險評估報告、隱患排查治理記錄等。3.對于外來文件，如法律法規(guī)、標準規(guī)范等，應及時登記并分發(fā)至相關部門。（二）整理1.檔案管理人員應按照分類標準，對收集到的文件、資料進行分類整理。2.每份文件應保持完整，如有破損、缺頁等情況，應進行修補或復制。3.去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.按照文件的形成時間、重要程度等進行排序，同一類別的文件應按照時間順序排列。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門應定期（每季度末）將整理好的雙控機制檔案移交至安全管理部門。2.安全管理部門對接收的檔案進行審核，確保檔案的完整性和準確性。審核無誤后，進行統(tǒng)一歸檔。3.歸檔時，應編制檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。（二）保管1.檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防污染等條件。2.檔案應按照類別、年度、編號順序上架存放，便于查找和管理。3.對電子檔案，應進行備份存儲，并定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的安全和可用。4.檔案管理人員應定期對檔案進行清查、盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.檔案的保管期限分為永久、長期和短期。具體保管期限按照國家相關規(guī)定和公司實際情況確定。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.內部查閱：公司內部人員因工作需要查閱雙控機制檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經所在部門負責人簽字同意后，到安全管理部門查閱。2.查閱限制：查閱檔案時，應在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出。查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.查閱記錄：檔案管理人員應對查閱情況進行記錄，包括查閱日期、查閱人員、查閱內容等。（二）借閱1.借閱申請：公司內部人員因工作需要借閱雙控機制檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經所在部門負責人和安全管理部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限：借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱歸還：借閱人員應按時歸還檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并承擔相應責任。檔案管理人員應對借閱歸還情況進行記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.安全管理部門應定期（每年）對雙控機制檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價值。2.鑒定工作應由安全管理部門負責人、檔案管理人員及相關業(yè)務部門人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的價值，提出鑒定意見。（二）銷毀1.對已失去保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經鑒定小組審核、公司分管領導批準后，予以銷毀。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M