社團(tuán)學(xué)生檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對社團(tuán)學(xué)生的管理，規(guī)范社團(tuán)學(xué)生檔案的建立、保管和使用，全面、客觀、公正地評價(jià)社團(tuán)學(xué)生的綜合素質(zhì)，為社團(tuán)活動的開展、學(xué)生的成長發(fā)展以及學(xué)校相關(guān)決策提供有力依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有社團(tuán)組織及其成員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映社團(tuán)學(xué)生的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集社團(tuán)學(xué)生在社團(tuán)活動中的各類信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)社團(tuán)學(xué)生檔案的隱私，未經(jīng)授權(quán)不得泄露檔案內(nèi)容。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)社團(tuán)學(xué)生的發(fā)展變化，及時(shí)更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的動態(tài)管理。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名：社團(tuán)學(xué)生的真實(shí)姓名。2.性別：社團(tuán)學(xué)生的性別。3.出生日期：社團(tuán)學(xué)生的出生年月日。4.年級：社團(tuán)學(xué)生所在的年級。5.專業(yè)：社團(tuán)學(xué)生所學(xué)的專業(yè)。6.班級：社團(tuán)學(xué)生所在的班級。7.聯(lián)系方式：包括手機(jī)號碼、電子郵箱等，以便及時(shí)溝通聯(lián)系。（二）社團(tuán)成員信息1.社團(tuán)名稱：學(xué)生所在社團(tuán)的具體名稱。2.入團(tuán)時(shí)間：學(xué)生加入社團(tuán)的具體日期。3.擔(dān)任職務(wù)：在社團(tuán)中擔(dān)任的職務(wù)，如社長、副社長、部長、干事等。（三）社團(tuán)活動記錄1.活動參與情況：詳細(xì)記錄學(xué)生參與社團(tuán)組織的各項(xiàng)活動，包括活動名稱、活動時(shí)間、活動地點(diǎn)、活動內(nèi)容及學(xué)生在活動中的表現(xiàn)等。2.活動獲獎(jiǎng)情況：記錄學(xué)生在社團(tuán)活動中獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)，包括獎(jiǎng)項(xiàng)名稱、頒獎(jiǎng)機(jī)構(gòu)、頒獎(jiǎng)時(shí)間等。（四）學(xué)業(yè)成績與綜合表現(xiàn)1.學(xué)業(yè)成績：記錄學(xué)生在學(xué)校的課程學(xué)習(xí)成績，包括各學(xué)期的學(xué)分績點(diǎn)、排名等。2.社會實(shí)踐：學(xué)生參與的與社團(tuán)相關(guān)或其他社會實(shí)踐活動，如志愿者服務(wù)、社會調(diào)研等，記錄活動內(nèi)容、時(shí)間、成果等。3.獎(jiǎng)懲情況：除社團(tuán)活動獲獎(jiǎng)外，記錄學(xué)生在學(xué)校獲得的其他獎(jiǎng)勵(lì)和處分，包括獎(jiǎng)勵(lì)或處分的原因、時(shí)間、頒發(fā)或執(zhí)行機(jī)構(gòu)等。（五）個(gè)人特長與興趣愛好1.特長：學(xué)生具備的專業(yè)技能或特殊才藝，如樂器演奏、繪畫、編程等，簡要描述特長內(nèi)容及水平。2.興趣愛好：學(xué)生的個(gè)人興趣愛好，如閱讀、運(yùn)動、攝影等。（六）自我評價(jià)與他人評價(jià)1.自我評價(jià)：學(xué)生對自己在社團(tuán)活動中的表現(xiàn)、成長收獲、優(yōu)點(diǎn)不足等方面的自我評價(jià)。2.他人評價(jià)：社團(tuán)指導(dǎo)教師、社團(tuán)成員等對該學(xué)生的評價(jià)，評價(jià)內(nèi)容應(yīng)包括學(xué)生的工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力、溝通能力、專業(yè)能力等方面。三、檔案建立與收集（一）建立主體社團(tuán)學(xué)生檔案由各社團(tuán)負(fù)責(zé)建立，并指定專人進(jìn)行管理。（二）信息收集渠道1.學(xué)生本人提交：學(xué)生應(yīng)按照要求如實(shí)填寫個(gè)人基本信息、社團(tuán)成員信息、個(gè)人特長與興趣愛好等內(nèi)容，并定期更新學(xué)業(yè)成績、獎(jiǎng)懲情況等信息，提交給社團(tuán)檔案管理人員。2.社團(tuán)活動記錄：社團(tuán)活動組織者在每次活動結(jié)束后，及時(shí)將活動相關(guān)信息整理記錄，并提交給檔案管理人員。3.教師評價(jià)：社團(tuán)指導(dǎo)教師根據(jù)學(xué)生在社團(tuán)活動中的表現(xiàn)，定期撰寫評價(jià)意見，并反饋給檔案管理人員。4.同學(xué)互評：在社團(tuán)內(nèi)部組織同學(xué)互評活動，鼓勵(lì)社團(tuán)成員相互評價(jià)，評價(jià)結(jié)果由組織者匯總后提交給檔案管理人員。（三）信息收集要求1.信息提供者應(yīng)確保所提供信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。2.收集的信息應(yīng)及時(shí)、全面，避免遺漏重要信息。3.對于涉及學(xué)生隱私的信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行收集和處理。（四）檔案建立流程1.信息整理：檔案管理人員對收集到的各類信息進(jìn)行分類整理，確保信息清晰、有條理。2.資料錄入：將整理好的信息錄入電子檔案系統(tǒng)，同時(shí)建立紙質(zhì)檔案，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.審核歸檔：對錄入的檔案信息進(jìn)行審核，確保信息無誤后進(jìn)行歸檔保存。四、檔案保管（一）保管方式社團(tuán)學(xué)生檔案采用電子檔案與紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案存儲在學(xué)校指定的服務(wù)器上，并定期進(jìn)行備份；紙質(zhì)檔案存放在專門的檔案柜中，按照社團(tuán)名稱、年級等進(jìn)行分類存放。（二）保管期限社團(tuán)學(xué)生檔案自學(xué)生畢業(yè)或退出社團(tuán)后，保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）檔案安全保護(hù)1.建立檔案保管場所的安全管理制度，確保檔案存放環(huán)境安全，防止檔案損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。2.對電子檔案要采取加密、防火墻等安全措施，防止信息泄露和被篡改。3.嚴(yán)格限制檔案查閱人員的范圍，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱檔案。五、檔案查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人：學(xué)生有權(quán)查閱自己的社團(tuán)學(xué)生檔案，但應(yīng)遵守查閱規(guī)定，不得擅自更改檔案內(nèi)容。2.社團(tuán)指導(dǎo)教師：為了更好地指導(dǎo)學(xué)生社團(tuán)活動，社團(tuán)指導(dǎo)教師有權(quán)查閱所指導(dǎo)社團(tuán)學(xué)生的檔案，但僅限于與社團(tuán)活動相關(guān)的內(nèi)容。3.學(xué)校相關(guān)部門：學(xué)校教務(wù)處、學(xué)生處等相關(guān)部門因工作需要，在履行必要手續(xù)后，可查閱社團(tuán)學(xué)生檔案。查閱內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限定在與學(xué)生學(xué)業(yè)成績、綜合表現(xiàn)等相關(guān)的范圍內(nèi)，不得泄露學(xué)生隱私信息。（二）查閱流程1.查閱申請：查閱人需填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并提交給檔案管理部門。2.申請審批：檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可同意查閱。3.查閱登記：查閱人在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，并進(jìn)行查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱歸還：查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。（三）檔案使用規(guī)定1.社團(tuán)學(xué)生檔案僅供學(xué)校內(nèi)部相關(guān)部門和人員在規(guī)定范圍內(nèi)使用，不得用于其他任何商業(yè)目的或非法用途。2.在使用檔案信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露學(xué)生隱私信息。如需對外提供檔案信息，必須經(jīng)過學(xué)校相關(guān)部門的嚴(yán)格審批，并采取必要的保密措施。3.檔案信息的使用應(yīng)客觀、公正，不得對學(xué)生進(jìn)行不當(dāng)評價(jià)或歧視。六、檔案更新與維護(hù)（一）更新周期社團(tuán)學(xué)生應(yīng)每學(xué)期對個(gè)人檔案信息進(jìn)行更新，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（二）更新內(nèi)容1.學(xué)業(yè)成績：及時(shí)更新本學(xué)期的課程成績、學(xué)分績點(diǎn)等信息。2.獎(jiǎng)懲情況：記錄本學(xué)期內(nèi)獲得的新的獎(jiǎng)勵(lì)或處分情況。3.社團(tuán)活動：補(bǔ)充本學(xué)期參與的新的社團(tuán)活動記錄及獲獎(jiǎng)情況。4.個(gè)人發(fā)展：如有個(gè)人特長提升、興趣愛好變化等情況，及時(shí)更新相關(guān)信息。（三）維護(hù)措施1.檔案管理人員定期對社團(tuán)學(xué)生檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)信息缺失、錯(cuò)誤等情況及時(shí)通知學(xué)生進(jìn)行更新。2.建立檔案維護(hù)記錄，記錄每次檔案更新的時(shí)間、內(nèi)容、更新人等信息，以便追溯和查詢。3.隨著學(xué)校社團(tuán)管理工作的發(fā)展和變化，適時(shí)對社團(tuán)學(xué)生檔案制度進(jìn)行修訂和完善，確保檔案制度的科學(xué)性和有效性。七、檔案銷毀（一）銷毀條件社團(tuán)學(xué)生檔案在保管期限屆滿后，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.提出申請：檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限，定期提出檔案銷毀申請，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審核批準(zhǔn)：學(xué)校相關(guān)部門對檔案銷毀申請進(jìn)行審核，報(bào)經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀實(shí)施：檔案管理部門組織專人對擬銷毀的檔案進(jìn)行銷毀，