學校檔案核對制度一、總則（一）目的為加強學校檔案管理，確保檔案信息的準確性、完整性和規(guī)范性，維護檔案的真實性和權(quán)威性，特制定本檔案核對制度。本制度旨在規(guī)范檔案核對工作流程，提高檔案質(zhì)量，為學校各項工作的開展提供可靠的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級、各班級以及全體教職員工和學生所形成的各類檔案資料的核對工作。包括但不限于教學檔案、學生檔案、行政檔案、科研檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案核對工作必須以原始材料為依據(jù)，確保檔案內(nèi)容真實反映學校各項工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案信息。2.準確性原則：對檔案中的各項數(shù)據(jù)、信息進行仔細核對，保證其準確無誤，避免因數(shù)據(jù)錯誤或信息不完整而影響檔案的使用價值。3.完整性原則：全面核對檔案資料，確保檔案涵蓋學校工作的各個方面，無重要信息遺漏，保證檔案體系的完整性。4.規(guī)范性原則：嚴格按照國家和學校有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標準以及既定的檔案管理制度進行核對，使檔案整理符合規(guī)范要求。二、檔案核對的職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善學校檔案核對制度，并組織實施。2.對全校檔案核對工作進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導，定期檢查各部門檔案核對工作的執(zhí)行情況。3.負責對重要檔案進行集中核對，確保檔案的準確性和完整性。4.組織開展檔案核對工作的培訓和交流活動，提高檔案管理人員的核對技能和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步核對工作，確保檔案資料齊全、完整、真實。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門檔案提交進行集中核對，并配合檔案管理部門完成核對工作中發(fā)現(xiàn)問題的整改。3.對本部門檔案核對工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄和反饋，協(xié)助檔案管理部門分析原因，提出改進措施。（三）檔案形成人員職責1.檔案形成人員對本人所形成檔案的真實性、準確性和完整性負責，在檔案形成過程中應認真核對相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.積極配合檔案管理部門和本部門檔案管理員的核對工作，按照要求提供必要的補充材料或說明，對核對中發(fā)現(xiàn)的問題及時進行更正和完善。三、檔案核對的內(nèi)容（一）文件材料的完整性核對1.檢查檔案中是否包含應歸檔的所有文件材料，如文件的正本、副本、定稿、附件等是否齊全。2.核實文件材料的形成過程是否完整，有無缺頁、漏頁、破損等情況。（二）文件內(nèi)容的準確性核對1.核對文件中的文字表述是否準確、清晰，有無錯別字、語病、數(shù)據(jù)錯誤等問題。2.檢查文件中的日期、編號、印章等信息是否正確無誤，與相關(guān)原始記錄是否一致。3.對于涉及重要事項、關(guān)鍵數(shù)據(jù)的文件，要進行重點核對，確保內(nèi)容真實可靠，符合實際情況。（三）文件格式的規(guī)范性核對1.檢查文件的格式是否符合學校檔案管理規(guī)定的要求，如紙張大小、字體字號、排版格式等是否統(tǒng)一規(guī)范。2.核實電子文件的格式是否兼容，是否能夠正常打開和讀取，有無損壞或丟失數(shù)據(jù)的情況。（四）文件與目錄的一致性核對1.核對檔案目錄與所對應的文件材料是否一致，目錄中的文件題名、日期、頁碼等信息是否準確反映文件內(nèi)容。2.檢查文件的排列順序是否與目錄順序相符，有無文件與目錄不對應的情況。（五）檔案分類的準確性核對1.按照學校檔案分類方案，檢查檔案的分類是否準確，是否將不同類別的文件材料進行了合理區(qū)分和歸類。2.核實檔案的編號是否符合分類規(guī)則，編號是否連續(xù)、唯一，有無重號、漏號等問題。四、檔案核對的流程（一）部門自查1.各部門檔案管理員在完成檔案整理工作后，首先進行自查。按照檔案核對的內(nèi)容要求，對本部門檔案進行全面細致的檢查，填寫《檔案部門自查表》，記錄自查情況。2.自查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，由檔案形成人員及時進行整改，確保檔案資料的準確性和完整性。整改完成后，再次進行自查，直至無問題為止。（二）集中核對1.各部門完成自查后，將檔案提交至學校檔案管理部門進行集中核對。檔案管理部門按照檔案核對的內(nèi)容和標準，對各部門檔案進行逐一核對。2.在集中核對過程中，檔案管理部門可采用抽樣檢查、重點檢查等方式，對檔案進行全面審查。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時記錄在《檔案集中核對記錄表》上，并反饋給相關(guān)部門。3.相關(guān)部門接到反饋后，應在規(guī)定時間內(nèi)對問題進行整改，并將整改結(jié)果提交給檔案管理部門。檔案管理部門對整改情況進行復查，確保問題得到徹底解決。（三）審核確認1.經(jīng)過集中核對和整改后的檔案，由檔案管理部門負責人進行審核確認。審核確認檔案核對工作是否符合要求，檔案資料是否準確、完整、規(guī)范。2.審核通過的檔案，由檔案管理部門辦理歸檔手續(xù)，按照檔案管理規(guī)定進行妥善保管。審核未通過的檔案，返回相關(guān)部門繼續(xù)整改，直至審核通過為止。五、檔案核對的時間安排（一）定期核對1.學校檔案管理部門應每年組織一次定期檔案核對工作，對全校檔案進行全面檢查。定期核對時間一般安排在每年年底或次年年初，具體時間根據(jù)學校工作安排確定。2.在定期核對前，檔案管理部門應提前制定核對計劃，明確核對范圍、內(nèi)容、方法和時間要求，并通知各部門做好準備工作。（二）不定期核對1.根據(jù)學校工作需要或檔案管理的實際情況，檔案管理部門可隨時組織不定期檔案核對工作。不定期核對主要針對重要檔案、新形成檔案或存在問題較多的檔案進行重點檢查。2.不定期核對應及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中出現(xiàn)的問題，確保檔案質(zhì)量始終符合要求。（三）專項核對1.對于涉及學校重大項目、重要活動、關(guān)鍵工作等形成的專項檔案，應在項目結(jié)束或活動完成后及時進行專項核對。專項核對由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同組織實施，確保專項檔案的準確性和完整性。2.專項核對應重點關(guān)注專項檔案的形成過程、內(nèi)容質(zhì)量和與項目活動的關(guān)聯(lián)性，為學校各項工作提供有力的檔案支持。六、檔案核對的結(jié)果處理（一）問題記錄1.在檔案核對過程中，對于發(fā)現(xiàn)的問題要詳細記錄。記錄內(nèi)容包括問題所在檔案的名稱、類別、頁碼、問題描述、發(fā)現(xiàn)時間、發(fā)現(xiàn)人等信息，確保問題記錄準確、清晰。2.問題記錄應采用統(tǒng)一的格式，如《檔案核對問題記錄表》，便于對問題進行跟蹤和管理。（二）整改通知1.檔案管理部門根據(jù)問題記錄，向相關(guān)部門或檔案形成人員發(fā)出《檔案核對問題整改通知書》，明確指出問題所在、整改要求和整改期限。2.《檔案核對問題整改通知書》應加蓋檔案管理部門公章，并送達至相關(guān)責任人。相關(guān)責任人收到整改通知書后，應簽字確認。（三）整改落實1.相關(guān)部門或檔案形成人員接到整改通知書后，應立即組織整改。整改過程中要認真分析問題原因，采取有效措施進行糾正，確保檔案質(zhì)量得到提升。2.整改完成后，相關(guān)責任人應填寫《檔案核對問題整改報告》，詳細說明整改情況、整改結(jié)果，并提交給檔案管理部門進行復查。（四）復查驗收1.檔案管理部門對整改情況進行復查驗收。復查驗收應按照整改通知書的要求，對整改后的檔案進行再次核對，確保問題得到徹底解決。2.復查驗收合格的檔案，由檔案管理部門在《檔案核對問題整改報告》上簽署驗收意見，并將檔案繼續(xù)歸檔保管。復查驗收不合格的檔案，應返回相關(guān)部門重新整改，直至復查驗收通過為止。（五）結(jié)果反饋1.檔案管理部門定期對檔案核對結(jié)果進行總結(jié)分析，將核對工作中發(fā)現(xiàn)的共性問題、突出問題以及整改情況向?qū)W校領(lǐng)導和各部門進行反饋。2.通過結(jié)果反饋，為學校檔案管理工作提供決策依據(jù)，促進檔案管理水平的不斷提高，同時也讓各部門了解檔案管理情況，加強對檔案工作的重視和支持。七、檔案核對的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.學校建立檔案核對工作監(jiān)督機制，對檔案核對工作進行全程監(jiān)督。檔案管理部門負責對各部門檔案核對工作的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.學校紀檢監(jiān)察部門對檔案核對工作進行不定期抽查，對違反檔案核對制度、弄虛作假等行為進行嚴肅查處，確保檔案核對工作的公正性和嚴肅性。（二）考核辦法1.制定檔案核對工作考核辦法，將檔案核對工作納入學校各部門年度績效考核體系。考核內(nèi)容包括檔案核對工作的組織實施、問題整改情況、檔案質(zhì)量提升等方面。2.根據(jù)考核結(jié)果，對檔案核對工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對工作不力、存在問題較多的部門和個人進行通報批評，并責令限期整改。（三）責任追究1.對于在檔案核對工作中違反檔案管理規(guī)定、造成檔案信息錯誤或檔案丟失等嚴重后果的，依法依規(guī)追究相關(guān)責任人的責任。2.責任追究方式包括批評教育、誡勉談話、黨紀政紀處分等，情節(jié)嚴重的依法追究法律責任。通過責任追究，強化檔案管理人員的責任意識，確保檔