電子檔案建檔制度一、總則（一）目的為加強公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、有效和安全，便于檔案的查閱、利用和保存，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的電子文件及電子檔案的管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電子檔案由專門的檔案管理部門統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實完整原則：電子檔案應(yīng)如實反映公司各項工作活動的真實情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.安全保密原則：采取有效的安全保密措施，防止電子檔案的泄露、篡改和丟失，確保檔案信息安全。4.便于利用原則：優(yōu)化電子檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便公司員工查閱和使用檔案。二、電子檔案的定義與范圍（一）定義電子檔案是指公司在各項工作活動中形成的，具有保存價值的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?shù)據(jù)、圖表、聲像等不同形式的信息記錄。（二）范圍1.公司各類文件，包括但不限于紅頭文件、通知、報告、請示、批復(fù)等。2.合同協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合作協(xié)議等。3.項目文檔，涵蓋項目規(guī)劃、可行性研究報告、項目進度報告、項目驗收報告等。4.財務(wù)檔案，如會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。5.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、薪資檔案、培訓(xùn)記錄、考核評價等。6.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如銷售數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、客戶信息等。7.聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。三、電子檔案的形成與收集（一）形成要求1.公司各部門在工作過程中應(yīng)按照規(guī)范的格式和要求生成電子文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整。2.電子文件應(yīng)采用通用的文件格式，如.doc、.xls、.pdf等，以保證文件的可讀性和兼容性。3.對于重要的電子文件，應(yīng)同時生成紙質(zhì)版本，并確保紙質(zhì)文件與電子文件內(nèi)容一致，紙質(zhì)文件作為電子檔案的備份保存。（二）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的收集、整理和初步審核，確保文件齊全、完整，并按照規(guī)定的時間和要求移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門移交的電子文件進行接收、登記和進一步審核，對不符合要求的文件及時反饋給相關(guān)部門進行補充或修正。（三）收集流程1.各部門在電子文件形成后，由文件制作人或責(zé)任人對文件進行整理，檢查文件的準(zhǔn)確性、完整性和格式規(guī)范性。2.將整理好的電子文件按照類別和時間順序進行編號，并填寫電子文件收集清單，清單內(nèi)容包括文件名稱、編號、日期、來源、保管期限等。3.各部門指定專人將電子文件收集清單及電子文件一并提交至檔案管理部門。檔案管理部門收到電子文件后，對照收集清單進行核對接收，并在清單上簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門對接收的電子文件進行初步審核，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，及時與相關(guān)部門溝通，要求其在規(guī)定時間內(nèi)進行整改后重新移交。四、電子檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間內(nèi)在的有機聯(lián)系。2.便于電子檔案的保管、檢索和利用。（二）分類方法1.按照公司的組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)職能，將電子檔案分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)管理類、人力資源管理類等大類。2.每大類下再根據(jù)文件的具體內(nèi)容和性質(zhì)進行細(xì)分，如行政管理類可分為公文管理、會議管理、檔案管理等二級類目；業(yè)務(wù)管理類可根據(jù)不同業(yè)務(wù)板塊分為市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等二級類目。3.對于一些具有特定主題或項目的電子檔案，可單獨設(shè)立項目文件夾進行管理，文件夾下按照項目階段或文件類型進行細(xì)分。（三）編號規(guī)則1.電子檔案編號采用層次編碼法，由全宗號、年度號、類別號、項目號、案卷號、件號等組成。2.全宗號：為公司檔案管理部門統(tǒng)一編制的代碼，代表公司全宗檔案。3.年度號：采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示，如“2023”。4.類別號：根據(jù)電子檔案分類方法，用大寫字母表示各大類，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)管理類等；二級類目用兩位數(shù)字表示，如“A01”代表公文管理，“B01”代表市場營銷等。5.項目號：對于特定項目的電子檔案，用項目名稱的首字母縮寫和四位數(shù)字表示，如“XM0001”代表“新產(chǎn)品研發(fā)項目”。6.案卷號：以三位數(shù)字表示，用于標(biāo)識同一類別下的不同案卷，如“001”、“002”等。7.件號：以兩位數(shù)字表示，用于標(biāo)識同一案卷內(nèi)的不同文件，如“01”、“02”等。8.編號示例：A2023010100101，表示行政管理類（A）2023年度（2023）公文管理（01）下的第1個案卷（001）中的第1份文件（01）。（四）整理流程1.檔案管理部門接收各部門移交的電子文件后，按照分類方法對文件進行分類。2.根據(jù)編號規(guī)則為每一份電子文件賦予唯一的編號，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，目錄信息包括文件編號、名稱、日期、來源、保管期限等。3.將電子文件按照分類和編號順序存儲在指定的存儲設(shè)備中，存儲路徑應(yīng)清晰規(guī)范，便于查找和管理。4.定期對電子檔案進行檢查和核對，確保檔案的整理準(zhǔn)確無誤，如有變動及時更新目錄數(shù)據(jù)庫。五、電子檔案的存儲與保管（一）存儲設(shè)備1.應(yīng)選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲設(shè)備，如磁帶庫、磁盤陣列、光盤庫等，確保電子檔案的安全存儲。2.存儲設(shè)備應(yīng)具備冗余備份功能，防止因硬件故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。3.定期對存儲設(shè)備進行檢查和維護，如清潔、檢測、更換老化部件等，確保設(shè)備正常運行。（二）存儲環(huán)境1.電子檔案存儲場所應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在40%60%之間。2.存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全防護設(shè)施，確保電子檔案不受自然災(zāi)害和人為破壞的影響。3.對存儲場所進行定期巡查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況，確定電子檔案的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的電子檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、年度財務(wù)報告、重大項目檔案等；長期保管的電子檔案保管期限一般為10年以上，如一般性的合同協(xié)議、項目文檔等；短期保管的電子檔案保管期限一般為110年，如臨時性的文件、報表等。3.在電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫中明確標(biāo)注每份檔案的保管期限，便于檔案的鑒定和處置。（四）保管流程1.檔案管理部門按照分類和編號順序?qū)㈦娮訖n案存儲在存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的存儲記錄，記錄內(nèi)容包括存儲設(shè)備編號、存儲位置、存儲時間、保管期限等。2.定期對電子檔案進行備份，備份方式可采用全量備份、增量備份或差異備份等，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲設(shè)備或存儲地點，并與原始數(shù)據(jù)分開保管。3.按照保管期限對電子檔案進行定期鑒定，對已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理；對仍需繼續(xù)保存的檔案，重新確定保管期限并進行相應(yīng)的管理。4.建立電子檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄電子檔案的入庫、存儲、備份、鑒定、銷毀等情況，確保檔案保管工作的可追溯性。六、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)實現(xiàn)電子檔案的快速檢索。2.編制電子檔案檢索指南，詳細(xì)介紹電子檔案的分類體系、編號規(guī)則、檢索方法等，幫助用戶更好地進行檔案檢索。3.利用元數(shù)據(jù)對電子檔案進行描述和標(biāo)注，提高檔案檢索的準(zhǔn)確性和效率。元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的標(biāo)題、作者、日期、來源、主題、關(guān)鍵詞等信息。（二）檢索方法1.提供多種檢索方式，如按文件編號檢索、按文件名稱檢索、按日期檢索、按主題檢索、按關(guān)鍵詞檢索等，滿足用戶不同的檢索需求。2.用戶可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或檔案管理系統(tǒng)進行遠(yuǎn)程檢索，方便快捷地獲取所需電子檔案。3.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)用戶的檢索需求，及時準(zhǔn)確地提供電子檔案，并對檢索結(jié)果進行必要的篩選和整理，提高檢索服務(wù)質(zhì)量。（三）利用權(quán)限1.根據(jù)公司規(guī)定，明確不同人員對電子檔案的利用權(quán)限。一般分為查閱、借閱、下載、打印等權(quán)限。2.查閱權(quán)限：公司員工可根據(jù)工作需要查閱與其工作相關(guān)的電子檔案，但應(yīng)遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱權(quán)限：因工作需要借閱電子檔案的，需填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自更改、刪除檔案內(nèi)容。4.下載權(quán)限：對于一些重要的電子檔案，如需下載，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并確保下載后的檔案使用符合公司規(guī)定。5.打印權(quán)限：根據(jù)檔案的保密級別和利用需求，確定是否允許打印電子檔案。如需打印，應(yīng)控制打印份數(shù)，并做好登記。（四）利用流程1.用戶提出電子檔案利用申請，填寫利用申請表，說明利用目的、檔案名稱、編號等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對申請進行審核，簽字確認(rèn)同意后提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)利用權(quán)限對申請進行審批，批準(zhǔn)后通知檔案管理人員提供相應(yīng)的電子檔案。4.檔案管理人員按照規(guī)定的檢索方法查找電子檔案，并將檔案提供給利用人。利用人在利用過程中應(yīng)遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定，不得違規(guī)操作。5.利用結(jié)束后，利用人應(yīng)及時歸還電子檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完整無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。七、電子檔案的安全與保密（一）安全管理1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強對電子檔案存儲、傳輸、利用等環(huán)節(jié)的安全管理。2.采取有效的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件、數(shù)據(jù)加密等，防止電子檔案受到網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全威脅。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修復(fù)安全隱患。4.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期進行應(yīng)急演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速采取措施，減少損失。（二）保密管理1.加強對電子檔案保密工作的宣傳教育，提高員工的保密意識和責(zé)任感。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等敏感信息的電子檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行管理，設(shè)定不同的保密級別，并采取相應(yīng)的保密措施，如加密存儲、限制訪問權(quán)限等。3.與接觸電子檔案的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，對違反保密協(xié)議的行為依法追究責(zé)任。4.嚴(yán)格控制電子檔案的傳播范圍，未經(jīng)授權(quán)不得將電子檔案提供給外部單位或個人。如需對外提供，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并確保檔案信息的安全。（三）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對電子檔案的安全與保密情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部審計部門不定期對電子檔案管理工作進行審計，監(jiān)督檢查檔案管理部門是否嚴(yán)格執(zhí)行安全與保密制度。3.對違反電子檔案安全與保密規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，結(jié)合電子檔案的實際價值和保管期限，對電子檔案進行科學(xué)、合理的鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、技術(shù)人員等組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)制定鑒定方案，組織實施鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和審批。（三）鑒定內(nèi)容1.審查電子檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案內(nèi)容真實反映公司工作實際情況。2.根據(jù)電子檔案的形成背景、來源、保管期限等因素，評估其價值，確定是否仍具有保存意義。3.檢查電子檔案的存儲狀況，包括存儲設(shè)備的完好性、數(shù)據(jù)的可讀性等，確保檔案能夠正常保存和利用。（四）銷毀流程1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的電子檔案，由檔案管理部門填寫電子檔案銷毀申請表，詳細(xì)說明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。