深圳市檔案制度一、總則（一）目的為加強深圳市各類檔案的管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展和各項工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本市實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于深圳市行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：各類檔案應(yīng)實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，如實反映各項工作的歷史過程和實際情況。3.安全保密原則：加強檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設(shè)置各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門或配備專職檔案管理人員，負責本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責本單位各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查維護，確保檔案的安全保管。4.對本單位檔案進行鑒定，按照規(guī)定及時銷毀已到保管期限且無保存價值的檔案。5.做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.積極開展檔案利用工作，編制各類檔案檢索工具，為單位各項工作提供檔案信息服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓和宣傳教育工作，提高本單位人員的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。8.負責與上級檔案管理部門及相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與交流。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和規(guī)章制度，不斷提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱登記等，確保檔案管理工作的有序進行。3.嚴格遵守檔案安全保密制度，保守檔案機密，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.積極參與檔案的鑒定、統(tǒng)計工作，協(xié)助做好檔案的銷毀和統(tǒng)計報表的填報。5.熱情接待檔案利用者，按照規(guī)定及時提供檔案資料，做好利用服務(wù)工作。6.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷提高檔案管理水平。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案：包括本單位在各項工作活動中形成的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件、會議文件、工作計劃、總結(jié)、報告等。2.科技檔案：涵蓋科研項目檔案、工程建設(shè)檔案、設(shè)備儀器檔案等，記錄科研活動、工程建設(shè)過程及設(shè)備儀器的相關(guān)信息。3.人事檔案：包含干部職工的履歷、考核、任免、獎懲、工資、職稱、黨團關(guān)系等方面的材料。4.會計檔案：如會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告等，反映單位財務(wù)收支和經(jīng)濟活動情況。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)各單位業(yè)務(wù)特點，收集整理在業(yè)務(wù)工作中形成的各類檔案，如企業(yè)的產(chǎn)品檔案、營銷檔案，學校的教學檔案、學生檔案等。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料，記錄單位重要活動、事件及具有保存價值的場景。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、記錄等，如辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集歸檔。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀檔案材料。3.對于重要文件和具有長期保存價值的檔案，應(yīng)同時收集電子版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。4.檔案收集過程中，應(yīng)做好交接登記手續(xù)，明確檔案的來源、數(shù)量、移交時間等信息。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，采用科學合理的分類方法和編號系統(tǒng)。（四）檔案整理方法1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類，編制卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊，填寫案卷封面和脊背項目。2.科技檔案：根據(jù)項目或?qū)I(yè)特點進行分類，如科研項目檔案可按項目階段分類，工程建設(shè)檔案可按工程階段或?qū)I(yè)分類，建立項目檔案卷冊，編制檔案目錄和備考表。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理規(guī)定，進行分類整理，建立檔案目錄，裝訂成卷，并做好檔案材料的補充、更新和審核工作。4.會計檔案：按照會計檔案管理辦法，分類整理會計憑證、賬簿、報表等，編制會計檔案目錄，定期裝訂成冊，妥善保管。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)工作流程和特點，制定相應(yīng)的分類方案，對業(yè)務(wù)檔案進行分類整理，建立檔案索引和檢索工具。6.聲像檔案：按照照片、錄音、錄像的形成時間、內(nèi)容主題等進行分類，編寫文字說明，注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、事件等信息，存儲于磁性介質(zhì)或光盤等載體上，并做好備份。7.電子檔案：按照電子文件的類別、年度、保管期限等進行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，編制電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等，并定期進行檢查維護，確保設(shè)備設(shè)施正常運行。（二）檔案保管設(shè)備1.檔案架（柜）：應(yīng)選用堅固耐用、符合檔案保管要求的檔案架（柜），用于存放紙質(zhì)檔案。檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。2.存儲介質(zhì)：對于電子檔案和聲像檔案，應(yīng)配備合適的存儲介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進行檢查和備份，確保數(shù)據(jù)的安全存儲。3.防護用品：配備防火、防潮、防蟲、防鼠等防護用品，如滅火器、干燥劑、防蟲藥、鼠夾等，保障檔案的安全保管。（三）檔案保管措施1.檔案應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找和管理。不同類別、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.建立檔案保管賬目，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息，定期進行核對，確保賬物相符。3.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲等，確保檔案的安全。4.定期對檔案進行清查盤點，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。檔案管理人員進入庫房時應(yīng)做好登記。五、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織各單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責對本單位檔案進行鑒定工作。（二）檔案鑒定標準1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，確定各類檔案的保管期限。2.對已到保管期限的檔案，從檔案的內(nèi)容、價值、利用情況等方面進行全面評估，判斷其是否仍具有保存價值。3.具有下列情形之一的檔案，可判定為無保存價值：已過保管期限且無查考利用價值的；內(nèi)容重復、價值不大的；與現(xiàn)行政策法規(guī)不符且無參考意義的；因保管不善導致檔案內(nèi)容嚴重受損無法修復的。（三）檔案鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單，并提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對需鑒定的檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準提出鑒定意見，確定檔案是否具有保存價值。3.對確定無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，經(jīng)單位分管領(lǐng)導審批后，按照規(guī)定進行銷毀。（四）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，在指定地點進行，并確保銷毀過程的安全。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當?shù)姆绞剑绶贌?、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等，由監(jiān)銷人員和銷毀人員簽字確認。4.檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，以備查考。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)準確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的實際情況。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)采用科學的統(tǒng)計方法和手段，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。（二）檔案利用1.建立檔案查閱利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求。2.單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。3.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本單位分管領(lǐng)導批準，檔案管理部門方可提供查閱服務(wù)。查閱重要檔案時，應(yīng)有專人陪同。4.檔案利用者應(yīng)愛護檔案，不