會計實操文庫1/1記賬實操-公司借款管理制度SOP（標準作業(yè)程序）第一章總則1.1制度目的為規(guī)范公司內(nèi)部借款的申請、審批、使用、歸還及賬務(wù)處理流程，明確各主體責(zé)任，控制資金占用成本，防范資金挪用、逾期未還等風(fēng)險，保障公司資金安全與高效流轉(zhuǎn)，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司全體員工（含正式員工、試用期員工）因公務(wù)需求或特殊情況向公司申請借款的場景，具體包括公務(wù)借款、員工個人應(yīng)急借款兩類，不適用于公司對外單位（如客戶、供應(yīng)商）的借款（此類業(yè)務(wù)按《對外投融資管理辦法》執(zhí)行）。1.3核心定義與原則1.3.1借款定義公務(wù)借款：指員工因開展公務(wù)活動（如大額采購、項目墊資、異地出差預(yù)付費用等），需預(yù)先從公司領(lǐng)取資金，后續(xù)憑合法票據(jù)報銷沖抵的借款；員工個人應(yīng)急借款：指員工因重大疾病、意外事故等特殊緊急情況，向公司申請的短期個人借款，僅限解決基本生活困難，不得用于投資、消費等非應(yīng)急用途。1.3.2管理原則必要性原則：借款需基于真實、必要的需求，嚴禁無實際用途的“空借”“虛借”；限額管控原則：兩類借款均設(shè)定金額上限，超限額需額外履行高級別審批程序；限期歸還原則：公務(wù)借款需在公務(wù)結(jié)束后規(guī)定時限內(nèi)報銷沖抵，個人應(yīng)急借款需按約定期限足額歸還；?？顚Ｓ迷瓌t：公務(wù)借款需嚴格用于申請用途，個人應(yīng)急借款需?？罱鉀Q應(yīng)急需求，嚴禁挪作他用；風(fēng)險把控原則：對借款申請人的信用記錄、還款能力進行評估，避免壞賬風(fēng)險。第二章借款申請條件與限額標準2.1公務(wù)借款申請條件與限額2.1.1申請條件滿足以下任一條件可申請公務(wù)借款：公務(wù)活動需預(yù)付大額款項（如采購設(shè)備預(yù)付款、展會場地定金），金額＞5000元且無法通過公司賬戶直接支付給收款方；異地長期出差（超過15天）或赴偏遠地區(qū)出差，需攜帶大額備用資金（超常規(guī)備用金限額），且無法通過常規(guī)報銷流程覆蓋；項目執(zhí)行過程中需墊付第三方服務(wù)費用（如設(shè)計費、檢測費），且合同約定需員工個人先行墊付。2.1.2限額標準公務(wù)借款金額按崗位職級及業(yè)務(wù)需求設(shè)定上限，具體如下：崗位職級單次公務(wù)借款限額年度累計公務(wù)借款限額備注（適用場景）基層員工≤20000元≤50000元常規(guī)公務(wù)墊資、短期出差預(yù)付部門主管/經(jīng)理≤50000元≤150000元部門級采購預(yù)付、項目墊資總監(jiān)及以上管理層≤100000元≤300000元公司級重大項目墊資、大額采購預(yù)付注：單次借款超50000元需附加《借款用途可行性說明》（含資金使用計劃、還款來源），超100000元需CEO最終審批。2.2員工個人應(yīng)急借款申請條件與限額2.2.1申請條件需同時滿足以下條件：員工在公司連續(xù)任職滿1年（試用期員工、實習(xí)員工不適用）；提供相關(guān)證明材料（如醫(yī)院診斷證明、事故責(zé)任認定書等），證明存在重大疾病、意外事故等緊急情況；個人信用記錄良好（無歷史借款逾期、無違紀違規(guī)記錄）；無未結(jié)清的往期個人應(yīng)急借款。2.2.2限額標準單次個人應(yīng)急借款金額≤員工3個月平均工資（以近6個月薪資發(fā)放記錄為準），且最高不超過50000元；員工終身累計個人應(yīng)急借款次數(shù)不超過2次，且兩次借款間隔不低于24個月。第三章借款申請與審批流程3.1公務(wù)借款申請與審批步驟3.1.1線上申請（通過公司OA系統(tǒng)操作）Step1：提交借款申請單申請人登錄OA系統(tǒng)→進入“財務(wù)模塊-借款管理-公務(wù)借款申請”→填寫《公務(wù)借款申請單》，需準確填寫：申請部門、申請人、申請日期；借款用途（需具體明確，如“采購生產(chǎn)設(shè)備預(yù)付款（供應(yīng)商：XX公司）”“北京項目差旅費預(yù)付”）；借款金額（大小寫一致）、借款方式（銀行轉(zhuǎn)賬/現(xiàn)金，優(yōu)先選擇銀行轉(zhuǎn)賬）、預(yù)計還款/報銷沖抵日期（最長不超過90天）；收款賬戶信息（若為轉(zhuǎn)賬，需填寫收款方名稱、開戶行、賬號，公務(wù)借款原則上轉(zhuǎn)入第三方收款方賬戶，特殊情況轉(zhuǎn)入申請人賬戶需附加說明）。Step2：上傳支撐材料需根據(jù)借款用途上傳對應(yīng)材料：采購類借款：附采購合同（掃描件）、供應(yīng)商報價單；項目類借款：附項目立項批復(fù)、項目預(yù)算表；出差類借款：附出差申請單、行程安排；超限額借款：額外上傳《借款用途可行性說明》。Step3：審批流轉(zhuǎn)申請單按以下權(quán)限自動流轉(zhuǎn)，每個節(jié)點審批時限為2個工作日，超時未處理系統(tǒng)自動提醒：單次金額≤20000元：部門負責(zé)人→財務(wù)主管→財務(wù)會計（審核合規(guī)性）；20000元＜單次金額≤50000元：部門負責(zé)人→財務(wù)主管→財務(wù)總監(jiān)→財務(wù)會計；單次金額＞50000元：部門負責(zé)人→財務(wù)主管→財務(wù)總監(jiān)→CEO→財務(wù)會計；注：跨部門協(xié)作項目的借款，需增加協(xié)作部門負責(zé)人會簽。3.1.2線下審批（特殊緊急場景，如系統(tǒng)故障、緊急采購）申請人填寫紙質(zhì)《公務(wù)借款申請單》（財務(wù)部門領(lǐng)?。瓷鲜鰧徟鷻?quán)限找相關(guān)人員手寫簽字，同步提交紙質(zhì)支撐材料，簽字完成后提交財務(wù)部門作為撥款依據(jù)。3.2個人應(yīng)急借款申請與審批步驟Step1：提交申請與證明材料申請人向人力資源部提交書面《個人應(yīng)急借款申請》，說明借款事由、金額、還款計劃，同時附上相關(guān)證明材料（如醫(yī)院繳費通知單、事故證明等）；Step2：人力資源部審核人力資源部在3個工作日內(nèi)審核：員工任職年限、薪資標準、信用記錄；證明材料的真實性與緊急程度；審核通過后出具《個人應(yīng)急借款審核意見單》，提交財務(wù)部門。Step3：財務(wù)部門復(fù)核與審批財務(wù)部門復(fù)核員工往期借款記錄、還款能力，按以下權(quán)限審批：借款金額≤30000元：財務(wù)主管→財務(wù)總監(jiān)；借款金額＞30000元：財務(wù)主管→財務(wù)總監(jiān)→CEO；Step4：簽訂借款協(xié)議審批通過后，申請人與公司簽訂《個人應(yīng)急借款協(xié)議》，明確借款金額、還款期限（最長不超過12個月）、還款方式（按月從工資中扣除，扣除比例不超過月工資的30%）、逾期違約責(zé)任等條款。3.3資金撥付財務(wù)部門收到最終審批通過的申請材料后，按以下要求撥付資金：公務(wù)借款：原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬支付至第三方收款方賬戶，特殊情況需支付至申請人賬戶的，需財務(wù)總監(jiān)審批，撥付時限為1個工作日；個人應(yīng)急借款：通過銀行轉(zhuǎn)賬支付至申請人本人的公司指定薪資賬戶，不得支付現(xiàn)金，撥付時限為審批通過后2個工作日；資金撥付后，財務(wù)部門需在OA系統(tǒng)或紙質(zhì)單據(jù)上標注“已撥付”，同步通知申請人，并建立《借款臺賬》登記借款信息。第四章借款使用、歸還與沖抵規(guī)范4.1借款使用要求公務(wù)借款：需嚴格按申請用途使用，不得用于：個人消費、投資理財、償還個人債務(wù)；非申請范圍內(nèi)的其他公務(wù)；向外部單位或個人轉(zhuǎn)借；若需變更用途，需提前提交《借款用途變更申請》，按原審批權(quán)限審批，未經(jīng)審批擅自變更用途的，視為違規(guī)。個人應(yīng)急借款：僅限用于解決申請時注明的應(yīng)急需求，需保留資金使用憑證（如醫(yī)院繳費憑證），財務(wù)部門有權(quán)抽查資金使用情況，發(fā)現(xiàn)挪作他用的，立即要求歸還全部借款，并按違規(guī)處理。4.2借款歸還與沖抵方式4.2.1公務(wù)借款歸還與沖抵報銷沖抵：公務(wù)結(jié)束后，申請人需在30個工作日內(nèi)憑合法有效票據(jù)（按《公司財務(wù)費用報銷制度SOP》要求）辦理報銷，報銷金額優(yōu)先沖抵借款，多退少補：報銷金額＞借款金額：財務(wù)部門將差額支付給申請人；報銷金額＜借款金額：申請人需在報銷完成后5個工作日內(nèi)將差額退回公司指定賬戶，備注“公務(wù)借款退回+申請單號”；直接歸還：若公務(wù)取消或無需使用借款，申請人需在接到取消通知后3個工作日內(nèi)將借款全額退回公司賬戶，不得拖延；逾期處理：公務(wù)借款超90天未報銷沖抵且無正當(dāng)理由的，財務(wù)部門從第91天起按銀行同期貸款利率計收資金占用費，從申請人當(dāng)月工資中扣除。4.2.2個人應(yīng)急借款歸還嚴格按《個人應(yīng)急借款協(xié)議》約定執(zhí)行：還款方式：默認按月從員工工資中扣除，扣除金額按協(xié)議約定執(zhí)行，直至借款全部還清；提前還款：申請人可提前歸還部分或全部借款，需提前5個工作日通知財務(wù)部門，提交《提前還款申請》，還款后財務(wù)部門出具《借款結(jié)清證明》；離職還款：員工離職前需結(jié)清全部個人應(yīng)急借款，未結(jié)清的，公司有權(quán)從離職補償金、未發(fā)工資中扣除，不足部分保留追償權(quán)利。4.3借款臺賬管理財務(wù)部門需建立《公司借款總臺賬》，按“公務(wù)借款”“個人應(yīng)急借款”分類登記，內(nèi)容包括：借款日期、申請人、借款金額、用途、審批人、撥付方式；還款/沖抵進度、剩余金額、結(jié)清日期；逾期情況、資金占用費計收情況；財務(wù)部門每月5日前更新臺賬，向財務(wù)總監(jiān)提交《借款情況月度報表》，年度末出具《年度借款總結(jié)報告》。第五章監(jiān)督與問責(zé)5.1日常監(jiān)督財務(wù)部門監(jiān)督：每月對借款臺賬進行核對，重點檢查逾期借款、違規(guī)使用情況，對逾期超30天的借款發(fā)送《借款催還函》；每季度隨機抽查20%的借款案例，核查資金使用憑證、報銷沖抵記錄，確保合規(guī)性；人力資源部門監(jiān)督：監(jiān)督個人應(yīng)急借款員工的還款情況，員工離職時協(xié)助財務(wù)部門核實借款結(jié)清狀態(tài)；定期更新員工信用記錄，對有違規(guī)借款記錄的員工進行標注；內(nèi)部審計監(jiān)督：每半年開展一次借款管理專項審計，排查虛假借款、挪用資金、審批漏洞等問題，審計結(jié)果納入部門及管理層績效考核。5.2違規(guī)處理5.2.1員工違規(guī)處理公務(wù)借款違規(guī)：虛報借款用途、偽造支撐材料：追回全部借款，扣罰當(dāng)月績效分30分，通報批評，取消12個月內(nèi)借款資格；擅自變更借款用途：責(zé)令限期歸還全部借款，扣罰當(dāng)月績效分20分；逾期未還或未沖抵：超期1-30天，扣罰當(dāng)月績效分5分；超期31-90天，扣罰當(dāng)月績效分15分，計收資金占用費；超期90天以上，扣罰當(dāng)月績效分30分，暫停崗位晉升資格，直至還清借款；個人應(yīng)急借款違規(guī)：挪用借款用于非應(yīng)急用途：立即歸還全部借款，按借款金額的20%收取違約金，通報批評，取消終身個人應(yīng)急借款資格；逾期未還（非工資扣除原因）：按逾期金額的0.05%/天收取滯納金，扣罰當(dāng)月績效分10分，逾期超30天的，暫停工資發(fā)放，直至還清借款；共性違規(guī)：員工存在兩次及以上借款違規(guī)記錄的，解除勞動合同，情節(jié)嚴重（如挪用金額＞50000元）的，追究法律責(zé)任。5.2.2審批人違規(guī)處理審批人未履行審核義務(wù)（如明知材料虛假仍審批、超權(quán)限審批、未核實需求真實性）：首次違規(guī)：約談提醒，扣罰當(dāng)月績效分10分；二次違規(guī)：扣罰當(dāng)月績效分20分，取消3個月內(nèi)審批權(quán)限；造成公司資金損失（如借款無法收回）的，承擔(dān)連帶賠償責(zé)任（按損失金額的10%-30%賠償），情節(jié)嚴重的，降職或解聘。5.2.3財務(wù)人員違規(guī)處理財務(wù)人員未按制度審核借款材料、撥付資金或登記臺賬：首次違規(guī)：扣罰當(dāng)月績效分8分，責(zé)令整改；二次違規(guī)：扣罰當(dāng)月績效分15分，調(diào)崗至非資金管理崗位；與他人串通違規(guī)借款的，解除勞動合同，追究法律責(zé)任，并追回全部損失。第六章附則6.1制度生效與更新本制度自2025年9月1日起生效，原《公司內(nèi)部借款管理辦法》同時廢止；若國家財經(jīng)