供應(yīng)商信息資料收集與審核工具一、適用場景與目標(biāo)本工具適用于企業(yè)引入新供應(yīng)商、年度供應(yīng)商資質(zhì)復(fù)評、戰(zhàn)略合作供應(yīng)商篩選、業(yè)務(wù)范圍擴展供應(yīng)商評估等場景。通過系統(tǒng)化收集供應(yīng)商基礎(chǔ)信息、資質(zhì)文件、經(jīng)營及財務(wù)數(shù)據(jù)，結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)化審核流程，保證供應(yīng)商具備合法合規(guī)的經(jīng)營資質(zhì)、穩(wěn)定的供貨能力及良好的商業(yè)信譽，為供應(yīng)鏈安全及合作穩(wěn)定性提供保障。二、操作流程與步驟詳解（一）準(zhǔn)備階段：明確范圍與責(zé)任分工確定收集范圍：由采購部牽頭，聯(lián)合法務(wù)部、質(zhì)量部、財務(wù)部根據(jù)采購需求（如原材料采購、服務(wù)外包等）明確需收集的供應(yīng)商信息類型（基礎(chǔ)信息、資質(zhì)證明、經(jīng)營數(shù)據(jù)等）及審核標(biāo)準(zhǔn)。組建審核小組：指定采購經(jīng)理張三為總協(xié)調(diào)人，法務(wù)專員李四負(fù)責(zé)合規(guī)性審核，質(zhì)量工程師王五負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)資質(zhì)匹配度審核，財務(wù)分析師趙六負(fù)責(zé)財務(wù)健康度評估，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)及完成時限。制定溝通計劃：通過供應(yīng)商準(zhǔn)入通知函（模板可參考企業(yè)內(nèi)部文件）向目標(biāo)供應(yīng)商說明資料收集目的、清單要求、提交方式及截止時間，預(yù)留合理準(zhǔn)備周期（一般為5-7個工作日）。（二）資料收集：多渠道同步推進供應(yīng)商提交資料：供應(yīng)商通過指定渠道（如供應(yīng)商管理平臺、加密郵箱或線下遞交）提交完整資料，需加蓋企業(yè)公章，保證文件清晰可辨。資料清單核對：收到資料后，由采購助理陳七對照《供應(yīng)商信息資料收集表》（見第三部分）逐項核對，標(biāo)記缺失項或模糊信息，第一時間聯(lián)系供應(yīng)商補充，保證資料完整性。資料分類歸集：將收集到的資料分為基礎(chǔ)信息類、資質(zhì)證明類、經(jīng)營數(shù)據(jù)類、財務(wù)證明類等，建立電子臺賬，記錄提交時間、資料狀態(tài)（待審核/已補充/審核中）。（三）初步審核：完整性合規(guī)性篩查完整性檢查：審核小組重點核查資料是否覆蓋收集表所有必填項（如統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人信息、核心資質(zhì)證書等），關(guān)鍵信息（如有效期、編號、金額）是否填寫完整，無缺漏、涂改。合規(guī)性初審：法務(wù)部核查營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證等文件是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營范圍是否與本次采購業(yè)務(wù)匹配，是否存在股權(quán)凍結(jié)、經(jīng)營異常等法律風(fēng)險（通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道交叉驗證）。異常標(biāo)記：對存在資料不全、資質(zhì)過期、信息存疑等情況的供應(yīng)商，啟動“異常處理流程”，由采購經(jīng)理張三約談供應(yīng)商說明情況，要求3個工作日內(nèi)提供補充說明或整改材料。（四）深度審核：業(yè)務(wù)與財務(wù)能力評估業(yè)務(wù)能力審核：質(zhì)量部核查供應(yīng)商生產(chǎn)/服務(wù)流程文件（如ISO9001體系認(rèn)證、特殊行業(yè)許可證）、主要客戶合作案例（近2年）、產(chǎn)能及供貨穩(wěn)定性證明（如月均供貨量、應(yīng)急方案），評估其是否滿足企業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及交付需求。財務(wù)健康度評估：財務(wù)部分析供應(yīng)商近3年財務(wù)報表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表），重點核查營收規(guī)模、資產(chǎn)負(fù)債率（一般不超過70%）、納稅信用等級，必要時要求提供銀行資信證明或?qū)徲媹蟾?，判斷其抗風(fēng)險能力及付款履約可靠性?，F(xiàn)場復(fù)核（可選）：對戰(zhàn)略級供應(yīng)商或高風(fēng)險行業(yè)供應(yīng)商（如食品、醫(yī)療器械），組織審核小組實地考察生產(chǎn)場地、倉儲條件、質(zhì)量控制點，核實資料真實性及實際運營情況。（五）結(jié)果反饋與歸檔管理審核結(jié)論出具：根據(jù)初步及深度審核結(jié)果，由采購經(jīng)理張三匯總形成《供應(yīng)商審核報告》，明確結(jié)論：通過：納入合格供應(yīng)商名錄，分配供應(yīng)商編碼，同步至采購系統(tǒng)；有條件通過：針對需改進項（如產(chǎn)能不足、資質(zhì)待升級），設(shè)定整改期限，整改后復(fù)核；不通過：書面說明原因（如資質(zhì)不符、財務(wù)風(fēng)險），資料退回供應(yīng)商。結(jié)果反饋：通過書面或郵件形式向供應(yīng)商反饋審核結(jié)果，通過供應(yīng)商發(fā)送《合作意向函》，未通過供應(yīng)商可申請一次申訴，需在5個工作日內(nèi)提交書面說明及相關(guān)佐證材料。資料歸檔：將審核過程中所有資料（含供應(yīng)商提交文件、審核記錄、溝通郵件、現(xiàn)場照片等）按“供應(yīng)商名稱+審核日期”分類編號，電子版加密存儲至企業(yè)服務(wù)器，紙質(zhì)版歸檔至采購部檔案室，保存期限不少于合作結(jié)束后3年。三、供應(yīng)商信息資料收集表模板一、基本信息供應(yīng)商全稱（與公章一致）統(tǒng)一社會信用代碼法定代表人姓名、職務(wù)成立日期、經(jīng)營期限注冊地址、實際經(jīng)營地址聯(lián)系人、職務(wù)、聯(lián)系方式電子郵箱、企業(yè)官網(wǎng)（如有）開戶銀行、銀行賬號主營業(yè)務(wù)范圍（詳細(xì)填寫）二、資質(zhì)證明文件文件名稱營業(yè)執(zhí)照相關(guān)行業(yè)許可證（如食品生產(chǎn)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等）質(zhì)量體系認(rèn)證（ISO9001等）環(huán)境/職業(yè)健康安全認(rèn)證（如有）專利證書/商標(biāo)注冊證（如有）其他資質(zhì)（如行業(yè)協(xié)會會員證書、獲獎證書）三、經(jīng)營信息主要產(chǎn)品/服務(wù)清單（附規(guī)格型號）年產(chǎn)能/服務(wù)能力（附產(chǎn)能證明）近3年主要客戶案例（客戶名稱、合作內(nèi)容、合作時長、年采購額）市場覆蓋區(qū)域行業(yè)口碑（如獲獎情況、媒體報道）四、財務(wù)信息近3年營業(yè)收入（年度，單位：萬元）近3年凈利潤（年度，單位：萬元）主要供應(yīng)商（名稱、合作內(nèi)容）納稅信用等級（如A/B/C級）銀行資信證明（如有）五、其他說明授權(quán)委托人姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式是否與本公司存在關(guān)聯(lián)關(guān)系其他需說明的事項（如重大訴訟、行政處罰等）供應(yīng)商蓋章/日期：四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險提示資料真實性核查：對供應(yīng)商提交的核心資質(zhì)（如營業(yè)執(zhí)照、許可證）務(wù)必通過官方渠道核驗，避免偽造文件；財務(wù)數(shù)據(jù)要求提供經(jīng)審計的報表，必要時委托第三方機構(gòu)核實。時效性管理：資質(zhì)文件需保證在有效期內(nèi)，臨近到期（如不足3個月）的，要求供應(yīng)商提供續(xù)期證明或承諾書；供應(yīng)商信息變更（如地址、法人）需在變更后15個工作日內(nèi)提交更新資料。保密與合規(guī)：供應(yīng)商資料僅限審核小組成員查閱，嚴(yán)禁向無關(guān)第三方泄露；收集的個人信息（如聯(lián)系人電話）需遵守《個人信息保護法》，僅用于合作評估及后續(xù)業(yè)務(wù)溝通。風(fēng)險規(guī)避：對存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的供應(yīng)商，需額外