學(xué)校綜合辦公室檔案管理規(guī)定一、總則

檔案管理是學(xué)校綜合辦公室日常工作的重要組成部分，旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案的完整性、安全性和有效性。本規(guī)定適用于學(xué)校綜合辦公室所有檔案的管理工作。

二、檔案范圍與分類

（一）檔案范圍

1.學(xué)校重要決策文件及會(huì)議記錄

2.人事檔案（包括教職工入職、離職、培訓(xùn)等材料）

3.財(cái)務(wù)檔案（包括預(yù)算、決算、報(bào)銷等憑證）

4.項(xiàng)目檔案（如科研項(xiàng)目、校園建設(shè)等）

5.公文檔案（包括通知、報(bào)告、函件等）

6.設(shè)備檔案（如采購、維護(hù)記錄）

（二）檔案分類

1.按檔案性質(zhì)分類：行政類、教學(xué)類、科研類、財(cái)務(wù)類等。

2.按保管期限分類：永久、長期（30年以上）、短期（10年以下）。

三、檔案管理流程

（一）檔案收集

1.各部門應(yīng)按季度向綜合辦公室提交檔案材料。

2.綜合辦公室定期檢查檔案完整性，確保無遺漏。

（二）檔案整理

1.檔案接收后，按分類編號(hào)，填寫《檔案登記表》。

2.檔案整理應(yīng)遵循“一事一檔”原則，確保邏輯清晰。

3.附件材料應(yīng)與主檔對應(yīng)，貼上標(biāo)簽并注明日期。

（三）檔案保管

1.檔案存放于專用檔案柜，柜內(nèi)濕度控制在45%-60%，溫度不超過25℃。

2.檔案柜應(yīng)上鎖，非授權(quán)人員不得擅自進(jìn)入。

3.定期檢查檔案柜，防止蟲蛀、霉變。

（四）檔案利用

1.查閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理。

2.借閱檔案需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。

3.重要檔案需復(fù)印后使用，原件妥善保管。

（五）檔案銷毀

1.保管期滿的檔案需填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)審批后銷毀。

2.銷毀過程需兩人以上監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，不得恢復(fù)。

3.銷毀后填寫《檔案銷毀記錄表》，存檔備查。

四、檔案安全與責(zé)任

（一）安全措施

1.檔案室應(yīng)配備防火、防潮設(shè)施，定期檢查設(shè)備。

2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)確保數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

（二）責(zé)任明確

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)人為檔案管理第一責(zé)任人。

2.檔案管理員需持證上崗，定期參加培訓(xùn)。

3.因管理不善造成檔案損失的，相關(guān)責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜，另行補(bǔ)充。

**一、總則**

檔案管理是學(xué)校綜合辦公室日常工作的重要組成部分，旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案的完整性、安全性和有效性。規(guī)范的檔案管理不僅有助于提升辦公效率，也是學(xué)校信息化建設(shè)和管理水平的重要體現(xiàn)。本規(guī)定適用于學(xué)校綜合辦公室所有檔案的管理工作，所有相關(guān)部門和人員均需嚴(yán)格遵守。

綜合辦公室檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和解釋本規(guī)定，并監(jiān)督其實(shí)施情況。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)積極配合檔案管理工作，確保按時(shí)、準(zhǔn)確移交檔案。

二、檔案范圍與分類

（一）檔案范圍

1.**學(xué)校重要決策文件及會(huì)議記錄**

*包括學(xué)校年度工作計(jì)劃、總結(jié)、重要會(huì)議決議、專題研討會(huì)紀(jì)要等。

*涵蓋學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、機(jī)構(gòu)設(shè)置調(diào)整、重大政策制定等決策過程記錄。

2.**人事檔案（包括教職工入職、離職、培訓(xùn)等材料）**

*教職工入職材料：包括應(yīng)聘簡歷、錄用通知、入職登記表、身份證明復(fù)印件等。

*教職工離職材料：包括離職申請、離職審批表、工作交接清單、解除勞動(dòng)合同書（如有）等。

*教職工培訓(xùn)材料：包括培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核結(jié)果等。

3.**財(cái)務(wù)檔案（包括預(yù)算、決算、報(bào)銷等憑證）**

*預(yù)算材料：包括年度預(yù)算編制說明、預(yù)算審批表、預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告等。

*決算材料：包括年度決算報(bào)表、決算編制說明、決算審批表等。

*報(bào)銷憑證：包括費(fèi)用報(bào)銷單、審批表、原始發(fā)票（如交通費(fèi)票據(jù)、住宿費(fèi)發(fā)票、采購憑證等）。

4.**項(xiàng)目檔案（如科研項(xiàng)目、校園建設(shè)等）**

*科研項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、項(xiàng)目合同、中期報(bào)告、結(jié)題報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)、研究成果（如專利證書、論文等）。

*校園建設(shè)檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工合同、驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖紙、結(jié)算資料等。

5.**公文檔案（包括通知、報(bào)告、函件等）**

*通知：包括會(huì)議通知、放假通知、活動(dòng)通知、工作安排通知等。

*報(bào)告：包括工作總結(jié)報(bào)告、情況匯報(bào)、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等。

*函件：包括與外部單位的往來函件、內(nèi)部部門協(xié)調(diào)函件等。

6.**設(shè)備檔案（如采購、維護(hù)記錄）**

*采購記錄：包括設(shè)備采購申請、采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等。

*維護(hù)記錄：包括設(shè)備定期檢查記錄、維修申請單、維修合同、更換部件記錄等。

（二）檔案分類

1.**按檔案性質(zhì)分類**

*行政類：涉及學(xué)校行政管理、部門運(yùn)作、規(guī)章制度等方面的文件。

*教學(xué)類：涉及課程設(shè)置、教學(xué)管理、學(xué)生管理等方面的文件。

*科研類：涉及科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過程、成果轉(zhuǎn)化等方面的文件。

*財(cái)務(wù)類：涉及學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、收支、資產(chǎn)等方面的文件。

*基建類：涉及校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、改造、維護(hù)等方面的文件。

*人事類：涉及教職工招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、離職等方面的文件。

*活動(dòng)類：涉及學(xué)校舉辦的各種活動(dòng)，如運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝匯演、社團(tuán)活動(dòng)等的策劃、組織、總結(jié)等文件。

2.**按保管期限分類**

*永久：具有長期保存價(jià)值的檔案，如學(xué)校重要?dú)v史文件、重大決策文件、著名校友資料等。

*長期（30年以上）：需要長期保存以備查考的檔案，如年度工作報(bào)告、人事檔案、財(cái)務(wù)決算等。

*短期（10年以下）：具有短期保存價(jià)值的檔案，如日常公文、臨時(shí)性項(xiàng)目文件等。

三、檔案管理流程

（一）檔案收集

1.各部門應(yīng)按季度向綜合辦公室檔案管理部門提交檔案材料，確保檔案材料的完整性和時(shí)效性。

2.綜合辦公室檔案管理部門定期（建議每半年）對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查，確保無遺漏、無錯(cuò)漏。

3.對于緊急或重要的檔案材料，可要求相關(guān)部門立即提交。

4.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的初步整理和歸檔，確保提交給綜合辦公室的檔案材料符合基本要求。

（二）檔案整理

1.**檔案接收**

*檔案接收后，檔案管理員應(yīng)進(jìn)行初步檢查，確認(rèn)檔案材料的完整性、合規(guī)性。

*填寫《檔案接收登記表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、來源、接收日期等信息。

*對檔案進(jìn)行初步分類，為后續(xù)整理工作奠定基礎(chǔ)。

2.**檔案分類編號(hào)**

*按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類。

*為每份檔案分配唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)包括分類號(hào)、年份、順序號(hào)等部分，例如：行政-2023-001。

*編號(hào)應(yīng)清晰、規(guī)范，便于檢索和管理。

3.**檔案登記**

*將檔案編號(hào)、檔案名稱、來源、日期、保管期限等信息錄入《檔案目錄》，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

*《檔案目錄》應(yīng)定期更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。

4.**檔案整理**

*按照檔案的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化整理。

*采用“一事一檔”原則，將同一事項(xiàng)的文件材料組合在一起，形成一個(gè)檔案單元。

*對文件材料進(jìn)行排序，一般按時(shí)間順序或事項(xiàng)順序排列。

*對文件材料進(jìn)行技術(shù)處理，如去除訂書釘、回形針等金屬物，對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)等。

5.**附件處理**

*將附件材料與主檔材料對應(yīng)，貼上標(biāo)簽并注明日期。

*對于重要的附件材料，應(yīng)單獨(dú)存放，并在《檔案目錄》中注明。

6.**撰寫檔案描述**

*對每份檔案撰寫簡要的描述，包括檔案主要內(nèi)容、形成時(shí)間、責(zé)任者等信息。

*檔案描述應(yīng)簡明扼要、準(zhǔn)確無誤。

（三）檔案保管

1.**檔案存放**

*檔案存放于專用檔案柜，柜內(nèi)濕度控制在45%-60%，溫度不超過25℃。

*檔案柜應(yīng)擺放整齊，便于存取和查閱。

*不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。

2.**檔案保護(hù)**

*檔案柜應(yīng)上鎖，非授權(quán)人員不得擅自進(jìn)入檔案室。

*定期檢查檔案柜，防止蟲蛀、霉變。

*檔案室應(yīng)配備防火、防潮設(shè)施，定期檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行。

*定期對檔案進(jìn)行清潔和消毒，保持檔案的清潔衛(wèi)生。

3.**檔案數(shù)字化**

*對重要的檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，生成電子版檔案。

*電子版檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

*建立電子版檔案檢索系統(tǒng)，方便用戶查閱電子版檔案。

（四）檔案利用

1.**檔案查閱**

*查閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理。

*《檔案借閱申請表》應(yīng)注明查閱人、查閱目的、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。

*檔案管理員應(yīng)根據(jù)審批結(jié)果，辦理檔案借閱手續(xù)。

2.**檔案復(fù)印**

*借閱檔案需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。

*借閱檔案時(shí)，應(yīng)如實(shí)記錄查閱內(nèi)容，并在《檔案借閱記錄》中簽字確認(rèn)。

*對于重要檔案，需復(fù)印后使用，原件妥善保管。

3.**檔案復(fù)制**

*檔案管理員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供檔案復(fù)制服務(wù)。

*復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)注明復(fù)制數(shù)量、復(fù)制目的等信息。

*復(fù)制檔案的費(fèi)用由查閱人承擔(dān)。

4.**檔案咨詢**

*檔案管理員應(yīng)熟悉檔案內(nèi)容，能夠?yàn)橛脩籼峁n案咨詢服務(wù)。

*用戶可通過電話、郵件等方式咨詢檔案管理員。

（五）檔案銷毀

1.**檔案鑒定**

*保管期滿的檔案需進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否可以銷毀。

*鑒定工作應(yīng)由檔案管理員和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同進(jìn)行。

*鑒定結(jié)論應(yīng)記錄在《檔案鑒定意見書》中。

2.**檔案銷毀申請**

*經(jīng)鑒定可以銷毀的檔案，需填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

*《檔案銷毀申請表》應(yīng)注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。

3.**檔案銷毀過程**

*銷毀過程需兩人以上監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，不得恢復(fù)。

*銷毀方式應(yīng)為碎紙機(jī)碎毀或焚燒，確保檔案無法被還原。

4.**檔案銷毀記錄**

*銷毀后填寫《檔案銷毀記錄表》，注明銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀人等信息。

*《檔案銷毀記錄表》應(yīng)由監(jiān)督人和銷毀人簽字確認(rèn)，存檔備查。

四、檔案安全與責(zé)任

（一）安全措施

1.**物理安全**

*檔案室應(yīng)配備防火、防潮設(shè)施，定期檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行。

*檔案柜應(yīng)上鎖，非授權(quán)人員不得擅自進(jìn)入檔案室。

*檔案室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案室進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控。

2.**信息安全**

*檔案數(shù)字化工作應(yīng)確保數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

*電子版檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

*建立電子版檔案訪問權(quán)限控制，確保只有授權(quán)人員才能訪問電子版檔案。

（二）責(zé)任明確

1.**綜合辦公室負(fù)責(zé)人為檔案管理第一責(zé)任人**，負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和管理檔案工作，確保檔案管理工作順利開展。

2.**檔案管理員需持證上崗，定期參加培訓(xùn)**，提高檔案管理水平。

3.**各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)積極配合檔案管理工作**，確保按時(shí)、準(zhǔn)確移交檔案。

4.**因管理不善造成檔案損失的，相關(guān)責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任**，包括但不限于行政處分、經(jīng)濟(jì)賠償?shù)取?/p>

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜，另行補(bǔ)充。

六、附件

1.《檔案接收登記表》

2.《檔案目錄》

3.《檔案借閱申請表》

4.《檔案借閱記錄》

5.《檔案鑒定意見書》

6.《檔案銷毀申請表》

7.《檔案銷毀記錄表》

8.《檔案管理員崗位職責(zé)》

9.《檔案室安全管理制度》

10.《電子版檔案管理制度》

以上附件內(nèi)容應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行制定和修訂。

通過以上詳細(xì)的擴(kuò)寫，使得“學(xué)校綜合辦公室檔案管理規(guī)定”更加完善，更具可操作性，能夠更好地指導(dǎo)學(xué)校綜合辦公室的檔案管理工作。

一、總則

檔案管理是學(xué)校綜合辦公室日常工作的重要組成部分，旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案的完整性、安全性和有效性。本規(guī)定適用于學(xué)校綜合辦公室所有檔案的管理工作。

二、檔案范圍與分類

（一）檔案范圍

1.學(xué)校重要決策文件及會(huì)議記錄

2.人事檔案（包括教職工入職、離職、培訓(xùn)等材料）

3.財(cái)務(wù)檔案（包括預(yù)算、決算、報(bào)銷等憑證）

4.項(xiàng)目檔案（如科研項(xiàng)目、校園建設(shè)等）

5.公文檔案（包括通知、報(bào)告、函件等）

6.設(shè)備檔案（如采購、維護(hù)記錄）

（二）檔案分類

1.按檔案性質(zhì)分類：行政類、教學(xué)類、科研類、財(cái)務(wù)類等。

2.按保管期限分類：永久、長期（30年以上）、短期（10年以下）。

三、檔案管理流程

（一）檔案收集

1.各部門應(yīng)按季度向綜合辦公室提交檔案材料。

2.綜合辦公室定期檢查檔案完整性，確保無遺漏。

（二）檔案整理

1.檔案接收后，按分類編號(hào)，填寫《檔案登記表》。

2.檔案整理應(yīng)遵循“一事一檔”原則，確保邏輯清晰。

3.附件材料應(yīng)與主檔對應(yīng)，貼上標(biāo)簽并注明日期。

（三）檔案保管

1.檔案存放于專用檔案柜，柜內(nèi)濕度控制在45%-60%，溫度不超過25℃。

2.檔案柜應(yīng)上鎖，非授權(quán)人員不得擅自進(jìn)入。

3.定期檢查檔案柜，防止蟲蛀、霉變。

（四）檔案利用

1.查閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理。

2.借閱檔案需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。

3.重要檔案需復(fù)印后使用，原件妥善保管。

（五）檔案銷毀

1.保管期滿的檔案需填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)審批后銷毀。

2.銷毀過程需兩人以上監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，不得恢復(fù)。

3.銷毀后填寫《檔案銷毀記錄表》，存檔備查。

四、檔案安全與責(zé)任

（一）安全措施

1.檔案室應(yīng)配備防火、防潮設(shè)施，定期檢查設(shè)備。

2.檔案數(shù)字化工作應(yīng)確保數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。

（二）責(zé)任明確

1.綜合辦公室負(fù)責(zé)人為檔案管理第一責(zé)任人。

2.檔案管理員需持證上崗，定期參加培訓(xùn)。

3.因管理不善造成檔案損失的，相關(guān)責(zé)任人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。如有未盡事宜，另行補(bǔ)充。

**一、總則**

檔案管理是學(xué)校綜合辦公室日常工作的重要組成部分，旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，確保檔案的完整性、安全性和有效性。規(guī)范的檔案管理不僅有助于提升辦公效率，也是學(xué)校信息化建設(shè)和管理水平的重要體現(xiàn)。本規(guī)定適用于學(xué)校綜合辦公室所有檔案的管理工作，所有相關(guān)部門和人員均需嚴(yán)格遵守。

綜合辦公室檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和解釋本規(guī)定，并監(jiān)督其實(shí)施情況。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)積極配合檔案管理工作，確保按時(shí)、準(zhǔn)確移交檔案。

二、檔案范圍與分類

（一）檔案范圍

1.**學(xué)校重要決策文件及會(huì)議記錄**

*包括學(xué)校年度工作計(jì)劃、總結(jié)、重要會(huì)議決議、專題研討會(huì)紀(jì)要等。

*涵蓋學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、機(jī)構(gòu)設(shè)置調(diào)整、重大政策制定等決策過程記錄。

2.**人事檔案（包括教職工入職、離職、培訓(xùn)等材料）**

*教職工入職材料：包括應(yīng)聘簡歷、錄用通知、入職登記表、身份證明復(fù)印件等。

*教職工離職材料：包括離職申請、離職審批表、工作交接清單、解除勞動(dòng)合同書（如有）等。

*教職工培訓(xùn)材料：包括培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)考核結(jié)果等。

3.**財(cái)務(wù)檔案（包括預(yù)算、決算、報(bào)銷等憑證）**

*預(yù)算材料：包括年度預(yù)算編制說明、預(yù)算審批表、預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告等。

*決算材料：包括年度決算報(bào)表、決算編制說明、決算審批表等。

*報(bào)銷憑證：包括費(fèi)用報(bào)銷單、審批表、原始發(fā)票（如交通費(fèi)票據(jù)、住宿費(fèi)發(fā)票、采購憑證等）。

4.**項(xiàng)目檔案（如科研項(xiàng)目、校園建設(shè)等）**

*科研項(xiàng)目檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、項(xiàng)目合同、中期報(bào)告、結(jié)題報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用明細(xì)、研究成果（如專利證書、論文等）。

*校園建設(shè)檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工合同、驗(yàn)收報(bào)告、竣工圖紙、結(jié)算資料等。

5.**公文檔案（包括通知、報(bào)告、函件等）**

*通知：包括會(huì)議通知、放假通知、活動(dòng)通知、工作安排通知等。

*報(bào)告：包括工作總結(jié)報(bào)告、情況匯報(bào)、數(shù)據(jù)分析報(bào)告等。

*函件：包括與外部單位的往來函件、內(nèi)部部門協(xié)調(diào)函件等。

6.**設(shè)備檔案（如采購、維護(hù)記錄）**

*采購記錄：包括設(shè)備采購申請、采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等。

*維護(hù)記錄：包括設(shè)備定期檢查記錄、維修申請單、維修合同、更換部件記錄等。

（二）檔案分類

1.**按檔案性質(zhì)分類**

*行政類：涉及學(xué)校行政管理、部門運(yùn)作、規(guī)章制度等方面的文件。

*教學(xué)類：涉及課程設(shè)置、教學(xué)管理、學(xué)生管理等方面的文件。

*科研類：涉及科研項(xiàng)目申報(bào)、研究過程、成果轉(zhuǎn)化等方面的文件。

*財(cái)務(wù)類：涉及學(xué)校財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、收支、資產(chǎn)等方面的文件。

*基建類：涉及校園基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、改造、維護(hù)等方面的文件。

*人事類：涉及教職工招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、離職等方面的文件。

*活動(dòng)類：涉及學(xué)校舉辦的各種活動(dòng)，如運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝匯演、社團(tuán)活動(dòng)等的策劃、組織、總結(jié)等文件。

2.**按保管期限分類**

*永久：具有長期保存價(jià)值的檔案，如學(xué)校重要?dú)v史文件、重大決策文件、著名校友資料等。

*長期（30年以上）：需要長期保存以備查考的檔案，如年度工作報(bào)告、人事檔案、財(cái)務(wù)決算等。

*短期（10年以下）：具有短期保存價(jià)值的檔案，如日常公文、臨時(shí)性項(xiàng)目文件等。

三、檔案管理流程

（一）檔案收集

1.各部門應(yīng)按季度向綜合辦公室檔案管理部門提交檔案材料，確保檔案材料的完整性和時(shí)效性。

2.綜合辦公室檔案管理部門定期（建議每半年）對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查，確保無遺漏、無錯(cuò)漏。

3.對于緊急或重要的檔案材料，可要求相關(guān)部門立即提交。

4.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的初步整理和歸檔，確保提交給綜合辦公室的檔案材料符合基本要求。

（二）檔案整理

1.**檔案接收**

*檔案接收后，檔案管理員應(yīng)進(jìn)行初步檢查，確認(rèn)檔案材料的完整性、合規(guī)性。

*填寫《檔案接收登記表》，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、來源、接收日期等信息。

*對檔案進(jìn)行初步分類，為后續(xù)整理工作奠定基礎(chǔ)。

2.**檔案分類編號(hào)**

*按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行分類。

*為每份檔案分配唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)包括分類號(hào)、年份、順序號(hào)等部分，例如：行政-2023-001。

*編號(hào)應(yīng)清晰、規(guī)范，便于檢索和管理。

3.**檔案登記**

*將檔案編號(hào)、檔案名稱、來源、日期、保管期限等信息錄入《檔案目錄》，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

*《檔案目錄》應(yīng)定期更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性。

4.**檔案整理**

*按照檔案的自然形成規(guī)律和特點(diǎn)，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化整理。

*采用“一事一檔”原則，將同一事項(xiàng)的文件材料組合在一起，形成一個(gè)檔案單元。

*對文件材料進(jìn)行排序，一般按時(shí)間順序或事項(xiàng)順序排列。

*對文件材料進(jìn)行技術(shù)處理，如去除訂書釘、回形針等金屬物，對破損文件進(jìn)行修補(bǔ)等。

5.**附件處理**

*將附件材料與主檔材料對應(yīng)，貼上標(biāo)簽并注明日期。

*對于重要的附件材料，應(yīng)單獨(dú)存放，并在《檔案目錄》中注明。

6.**撰寫檔案描述**

*對每份檔案撰寫簡要的描述，包括檔案主要內(nèi)容、形成時(shí)間、責(zé)任者等信息。

*檔案描述應(yīng)簡明扼要、準(zhǔn)確無誤。

（三）檔案保管

1.**檔案存放**

*檔案存放于專用檔案柜，柜內(nèi)濕度控制在45%-60%，溫度不超過25℃。

*檔案柜應(yīng)擺放整齊，便于存取和查閱。

*不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。

2.**檔案保護(hù)**

*檔案柜應(yīng)上鎖，非授權(quán)人員不得擅自進(jìn)入檔案室。

*定期檢查檔案柜，防止蟲蛀、霉變。

*檔案室應(yīng)配備防火、防潮設(shè)施，定期檢查設(shè)備是否正常運(yùn)行。

*定期對檔案進(jìn)行清潔和消毒，保持檔案的清潔衛(wèi)生。

3.**檔案數(shù)字化**

*對重要的檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，生成電子版檔案。

*電子版檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。

*建立電子版檔案檢索系統(tǒng)，方便用戶查閱電子版檔案。

（四）檔案利用

1.**檔案查閱**

*查閱檔案需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后辦理。

*《檔案借閱申請表》應(yīng)注明查閱人、查閱目的、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。

*檔案管理員應(yīng)根據(jù)審批結(jié)果，辦理檔案借閱手續(xù)。

2.**檔案復(fù)印**

*借閱檔案需在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。

*借閱檔案時(shí)，應(yīng)如實(shí)記錄查閱內(nèi)容，并在《檔案借閱記錄》中簽字確認(rèn)。

*對于重要檔案，需復(fù)印后使用，原件妥善保管。

3.**檔案復(fù)制**

*檔案管理員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供檔案復(fù)制服務(wù)。

*復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)注明復(fù)制數(shù)量、復(fù)制目的等信息。

*復(fù)制檔案的費(fèi)用由查閱人承擔(dān)。

4.**檔案咨詢**

*檔案管理員應(yīng)熟悉檔案內(nèi)容，能夠?yàn)橛脩籼峁n案咨詢服務(wù)。

*用戶可通過電話、郵件等方式咨詢檔案管理員。

（五）檔案銷毀

1.**檔案鑒定**

*保管期滿的檔案需進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否可以銷毀。

*鑒定工作應(yīng)由