學校綜合辦公室業(yè)務流程查詢規(guī)定一、總則

為規(guī)范學校綜合辦公室（以下簡稱“辦公室”）各項業(yè)務流程，提高工作效率，優(yōu)化服務體驗，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于學校各部門及全體教職工對辦公室各項業(yè)務的查詢與辦理。

二、業(yè)務流程查詢范圍

辦公室負責辦理及查詢的業(yè)務涵蓋但不限于以下類別：

（一）行政事務

1.文件收發(fā)與管理

(1)文件接收流程：

-收件登記（注明文件來源、日期、份數(shù)）

-分揀與傳閱

-執(zhí)行部門簽收確認

(2)文件歸檔流程：

-分類整理（按部門、時間、主題）

-電子與紙質(zhì)雙重存檔

-年度清點與銷毀

2.會議安排與記錄

(1)會議申請：提交申請表（注明時間、地點、參會人員、議題）

(2)預定確認：辦公室審核并安排場地設備

(3)會前通知：發(fā)送會議函至相關(guān)人員

(4)記錄整理：會后提交會議紀要并歸檔

（二）后勤服務

1.資產(chǎn)管理

(1)購置申請：填寫申請表（注明物品名稱、數(shù)量、用途）

(2)審批流程：部門主管→辦公室→財務部門

(3)領用登記：資產(chǎn)標簽粘貼與領用人簽字

2.場地租賃與維護

(1)租賃申請：提交使用計劃（注明時間、用途、人數(shù)）

(2)審核與收費：辦公室審核并開具租賃憑證

(3)維護跟進：使用后檢查并記錄

（三）人事支持

1.員工信息查詢

(1)查詢范圍：姓名、部門、崗位、聯(lián)系方式（需授權(quán)）

(2)查詢流程：提交申請表→辦公室核實→提供信息

2.培訓安排

(1)培訓申請：提交計劃表（注明主題、時間、講師）

(2)審批與通知：辦公室審核并發(fā)布培訓公告

(3)考勤統(tǒng)計：培訓后提交出勤名單

三、查詢與辦理流程

為保障流程透明高效，特制定以下步驟：

（一）線上查詢

1.訪問學校內(nèi)部管理系統(tǒng)

(1)登錄賬號（部門或個人ID+密碼）

(2)進入“業(yè)務查詢”模塊

(3)選擇對應類別（行政/后勤/人事）

2.線上提交申請

(1)填寫標準化申請表

(2)上傳佐證材料（如需）

(3)確認提交并獲取流水號

（二）線下辦理

1.前往辦公室接待臺

(1)提交紙質(zhì)申請表

(2)排隊等候叫號

(3)專人引導辦理

2.現(xiàn)場咨詢

(1)說明查詢需求

(2)提供必要身份證明

(3)現(xiàn)場獲取紙質(zhì)文件（如需）

四、注意事項

1.所有業(yè)務查詢需嚴格遵守學校相關(guān)規(guī)定，不得泄露涉密信息。

2.辦理時限：常規(guī)業(yè)務≤3個工作日，緊急業(yè)務優(yōu)先處理。

3.如對流程有疑問，可聯(lián)系辦公室咨詢電話（示例：400-XXX-XXXX）。

4.查詢記錄需妥善保管，不得損毀或篡改。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由辦公室負責解釋。后續(xù)調(diào)整將另行通知。

**一、總則**

為進一步規(guī)范學校綜合辦公室（以下簡稱“辦公室”）各項業(yè)務流程，確保各項事務處理的高效性、規(guī)范性和透明度，提升服務質(zhì)量，優(yōu)化校園運行環(huán)境，特對本規(guī)定進行詳細擴寫。本規(guī)定旨在為學校各部門及全體教職工提供清晰、實用的業(yè)務查詢與辦理指南，確保所有流程有章可循、有據(jù)可依。本規(guī)定適用于學校內(nèi)部所有涉及辦公室受理、協(xié)調(diào)、管理的行政、后勤及人事相關(guān)事務，是辦公室日常工作的操作依據(jù)。

**二、業(yè)務流程查詢范圍（詳細分類）**

辦公室負責辦理及查詢的業(yè)務涵蓋以下主要類別，并進一步細化具體內(nèi)容：

（一）行政事務

1.文件收發(fā)與管理

(1)文件接收流程：

-**收件登記**：專人負責每日定時（示例：上午8:30、下午2:00）在指定收文口接收文件。接收時需核對文件來源單位/部門、發(fā)送日期、文件標題、頁數(shù)、附件等信息，并在《文件收文登記簿》中逐份登記。登記內(nèi)容包括：序號、收文日期、來文單位、文件標題、密級（如有）、頁數(shù)、份數(shù)、承辦部門、簽收人等字段。對于緊急文件，需在登記時特別標注。

-**分揀與傳閱**：登記完畢后，根據(jù)文件內(nèi)容、密級及規(guī)定時限，迅速分揀至相應部門或負責人。傳閱文件需使用《文件傳閱單》，按順序傳遞，確保傳閱范圍準確、時效性達標。傳閱過程中需有人跟蹤，避免遺漏，并在傳閱單上記錄簽閱人及簽閱日期。

-**執(zhí)行部門簽收確認**：文件送達最終承辦部門或指定簽收人后，簽收人需在《文件簽收記錄》或傳閱單上簽字確認，并注明簽收日期。如文件需歸檔，簽收人應同時通知辦公室或直接移交檔案管理員。對于需辦理回執(zhí)的文件，簽收后需按流程寄回原發(fā)文單位。

(2)文件歸檔流程：

-**分類整理**：文件在辦理完畢或超過時效后，需按部門、按年度、按文件主題或項目進行系統(tǒng)分類。紙質(zhì)文件應按順序排列，確保邏輯清晰。電子文件需統(tǒng)一命名，并按分類存儲至指定服務器或云存儲空間，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。

-**電子與紙質(zhì)雙重存檔**：重要文件必須同時進行紙質(zhì)和電子兩種形式的歸檔。紙質(zhì)文件存放在符合檔案管理要求的檔案柜中，電子文件需定期備份，并確保存儲介質(zhì)安全、可讀。存檔位置需固定，并有明確的索引目錄。

-**年度清點與銷毀**：每年末，由辦公室牽頭，聯(lián)合檔案管理部門（如有）對存檔文件進行全面清點核對，確保賬實相符。根據(jù)文件保存期限規(guī)定（示例：一般性工作文件保存3年，重要合同保存5年等），對達到保存期限且無繼續(xù)利用價值的文件編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)相關(guān)負責人審批后，由兩人以上監(jiān)督進行安全銷毀（如粉碎），并記錄銷毀過程。

2.會議安排與記錄

(1)會議申請：各部門需使用標準化的《會議申請表》提交會議安排需求。申請表應詳細填寫：會議主題、會議目的、建議召開日期及時間段、預計參會人數(shù)、是否需要使用特定場地或設備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)）、是否需要提供茶水等。申請表需由部門負責人簽字并加蓋部門公章后提交至辦公室。

(2)預定確認：辦公室收到申請后，應在規(guī)定時限內(nèi)（示例：1個工作日）進行審核。審核內(nèi)容包括：時間是否沖突、場地是否滿足需求、參會規(guī)模是否合理等。辦公室審核通過后，在申請表上注明預定編號、確認的會議時間、地點、已安排的設備等，并通知申請人。若時間或場地不可行，辦公室需及時與申請人溝通，提出替代方案或建議。

(3)會前通知：會議預定確認后，辦公室負責或協(xié)助發(fā)送會議通知。通知應包含：會議主題、確切時間、地點、參會人員、會議議程、需準備的材料、注意事項等。通知方式可采用內(nèi)部郵件、系統(tǒng)公告、即時通訊群組或紙質(zhì)通知單。對于重要或大型會議，需提前（示例：3天）發(fā)送通知，并跟進確認參會情況。

(4)記錄整理：會議結(jié)束后，指定人員（通常為辦公室文員或會議主持人指定人員）負責整理會議記錄。記錄應包括：會議時間、地點、主持人、參會人員名單、主要討論內(nèi)容、各項決議或決定、待辦事項（明確負責人和完成時限）、下次會議安排（如有）。會議紀要需在會后規(guī)定時限內(nèi)（示例：2個工作日）完成初稿，經(jīng)主持人審核簽字后，印發(fā)給參會人員及相關(guān)部門存檔。

（二）后勤服務

1.資產(chǎn)管理

(1)購置申請：需購置資產(chǎn)時，使用《資產(chǎn)購置申請表》。表中需詳細列明擬購置物品的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預計單價、總價、用途說明、預算代碼等。申請表需經(jīng)過部門內(nèi)部審批，并按學校財務規(guī)定流程報送至辦公室及相關(guān)職能部門（如設備處、財務處）進行會審。辦公室負責協(xié)調(diào)資產(chǎn)需求與學校整體規(guī)劃的匹配性。

(2)審批流程：購置申請的審批權(quán)限根據(jù)資產(chǎn)價值不同而有所區(qū)別。一般流程為：部門主管審核簽字→使用部門負責人審核簽字→辦公室審核（確認必要性、規(guī)格等）→財務部門審核（預算與支付）→學校指定領導審批（高價值資產(chǎn)）。辦公室需根據(jù)審批意見協(xié)調(diào)各部門，確保審批順暢。審批過程中可能需要組織技術(shù)論證或詢價。

(3)領用登記：資產(chǎn)到貨后，由辦公室或指定部門（如資產(chǎn)處）組織驗收，驗收合格后，與申請部門辦理領用交接手續(xù)。領用人需在《資產(chǎn)領用登記表》上簽字確認，同時粘貼資產(chǎn)標簽（包含資產(chǎn)編號、名稱、領用日期、領用人、存放地點等信息）。辦公室負責建立電子資產(chǎn)臺賬，記錄資產(chǎn)從購置到報廢的全生命周期信息。

2.場地租賃與維護

(1)租賃申請：需臨時使用校內(nèi)非公共使用場地（如會議室、報告廳、實驗室、活動場地等）的部門，需提前提交《場地租賃申請表》。表中應說明：所需場地名稱、租賃時間段（起止日期及具體時間）、預計使用人數(shù)、使用目的、是否需要提供相關(guān)服務（如設備支持、茶水）、申請部門及負責人聯(lián)系方式。申請表需按場地管理權(quán)限報批。

(2)審核與收費：辦公室或場地管理部門根據(jù)申請表審核場地使用申請，確認場地是否可用、是否滿足使用要求。若場地涉及收費，辦公室需根據(jù)學校場地收費標準（示例：按小時或按天計費，不同場地價格不同）計算租賃費用，并向申請部門開具《場地租賃發(fā)票》或結(jié)算單。審核與收費過程需及時通知申請人。

(3)維護跟進：場地使用期間，辦公室或指定維護人員需進行巡查，確保場地設施正常運行，環(huán)境整潔。使用結(jié)束后，辦公室應安排人員檢查場地，清理遺留物品，恢復原狀。場地巡查和維護情況需記錄在案，作為后續(xù)場地管理參考。對因使用方原因造成的場地損壞，需按規(guī)定進行維修費用追償。

（三）人事支持

1.員工信息查詢

(1)查詢范圍：根據(jù)學校內(nèi)部規(guī)定，允許查詢的員工信息通常限于：姓名、所屬部門、崗位職務、辦公電話、內(nèi)部郵箱、分派工位（如有）等公開或經(jīng)授權(quán)查詢的信息。涉及薪資、福利、績效考核、個人隱私等敏感信息嚴格禁止查詢，除非獲得員工本人書面授權(quán)或上級主管基于工作需要并履行審批程序。

(2)查詢流程：校內(nèi)人員如需查詢員工信息，應填寫《員工信息查詢申請單》，明確查詢目的、所需信息類型、涉及人員范圍（具體姓名或部門）。申請單需由申請人部門負責人簽字同意，并說明查詢原因的合理性。辦公室收到申請后，需對申請進行審核，確認查詢目的符合學校規(guī)定且信息屬于可查詢范圍后，方可提供信息。提供方式可為口頭告知（簡單信息）、書面材料（經(jīng)審批的匯總信息，不包含個人敏感信息）或系統(tǒng)賬號授權(quán)（有限權(quán)限）。所有查詢行為需記錄存檔，以備核查。

2.培訓安排

(1)培訓申請：各部門需提升員工技能或知識時，應制定培訓計劃，并填寫《年度培訓需求申請表》或《專項培訓申請表》。表中需包含：培訓主題、培訓目標、目標受眾（部門、層級）、建議培訓時間、預計時長、培訓形式（內(nèi)部講師/外部聘請）、所需場地與設備、預算等。申請表需經(jīng)部門負責人簽字并報辦公室審核。

(2)審批與通知：辦公室匯總各部門培訓需求，結(jié)合學校年度培訓預算與計劃，對培訓申請進行綜合平衡和審批。審批內(nèi)容包括：必要性、可行性、預算合理性等。審批通過后，辦公室負責確定培訓方案，如：聯(lián)系外部講師、安排內(nèi)部講師、預訂培訓場地、采購或準備培訓材料等。培訓方案確定后，辦公室通過內(nèi)部通知系統(tǒng)、郵件或公告等形式，向目標受眾發(fā)布培訓通知，內(nèi)容包括：培訓主題、講師、時間、地點、報名方式、注意事項等。

(3)考勤統(tǒng)計：培訓活動結(jié)束后，組織部門或辦公室負責統(tǒng)計實際參訓人員名單?？刹捎煤灥奖怼⑾到y(tǒng)打卡或簽到鏈接等方式進行。統(tǒng)計結(jié)果需與培訓通知中要求的參訓范圍進行核對，確認無誤后，將參訓名單（注意隱去個人身份信息，僅統(tǒng)計人數(shù)或部門分布）報送辦公室備案，作為評估培訓效果和后續(xù)改進的依據(jù)。辦公室需對培訓效果進行初步評估，并收集參訓人員的反饋意見。

三、查詢與辦理流程（補充細化）

（一）線上查詢

1.訪問學校內(nèi)部管理系統(tǒng)

(1)登錄賬號：使用分配給個人的唯一賬號（示例：學號/工號）和密碼登錄學校官方內(nèi)部管理系統(tǒng)。首次登錄或忘記密碼時，需按照系統(tǒng)提示通過預留手機號或郵箱進行驗證和重置。

(2)進入“業(yè)務查詢”模塊：在系統(tǒng)首頁導航欄或快捷入口找到“綜合辦公”或“服務大廳”等類似模塊，點擊進入。系統(tǒng)界面會根據(jù)用戶角色（部門管理員/普通教職工）展示不同的功能入口。

(3)選擇對應類別：在“業(yè)務查詢”模塊內(nèi)，清晰展示“行政事務”、“后勤服務”、“人事支持”等主要類別。用戶點擊相應類別后，會列出該類別下的具體可查詢/辦理事項（示例：文件查詢、會議室預定、資產(chǎn)登記、培訓報名等）。

2.線上提交申請

(1)填寫標準化申請表：系統(tǒng)為每種業(yè)務提供了標準化的在線表單。用戶根據(jù)所選業(yè)務，選擇對應表單進行填寫。表單字段設計清晰，包含必填項和選填項，并附有填寫說明。示例：會議申請表包含會議主題、時間、地點、人數(shù)、設備需求等字段；資產(chǎn)購置申請表包含物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預算等字段。

(2)上傳佐證材料：對于需要證明的申請（如資產(chǎn)購置需提供報價單、培訓申請需提供計劃書），系統(tǒng)提供文件上傳功能。支持常見文件格式（如JPG,PNG,PDF,DOCX），有文件大小限制（示例：單個文件不超過10MB，總大小不超過50MB）。上傳時需命名規(guī)范，方便查閱。

(3)確認提交并獲取流水號：用戶仔細檢查填寫內(nèi)容無誤后，點擊“提交”按鈕。系統(tǒng)會進行基本的數(shù)據(jù)校驗，校驗通過后，生成唯一的業(yè)務流水號（示例：YYYYMMDDXXXXXX格式），并自動發(fā)送到用戶填寫的郵箱或系統(tǒng)消息中心。用戶可憑此流水號后續(xù)查詢辦理進度。

（二）線下辦理

1.前往辦公室接待臺

(1)提交紙質(zhì)申請表：若系統(tǒng)未覆蓋或個人不熟悉線上操作，可攜帶填寫好的紙質(zhì)申請表到辦公室指定接待臺。接待臺人員會核驗申請表的完整性，并告知后續(xù)處理流程。

(2)排隊等候叫號：辦公室設置清晰的排隊指引。申請人按順序等候，系統(tǒng)或工作人員會通過叫號器或口頭通知通知到號。保持安靜，依次辦理。

(3)專人引導辦理：叫到號后，申請人到接待臺前，接待人員會根據(jù)申請內(nèi)容，引導至相應的負責窗口或告知需要補充的材料。對于復雜業(yè)務，接待人員會提供初步咨詢和指引。

2.現(xiàn)場咨詢

(1)說明查詢需求：申請人需清晰、簡潔地說明需要查詢的具體內(nèi)容、目的以及涉及的人員或事項。例如：“查詢XX部門近一個月收到的關(guān)于XX項目的文件”、“咨詢會議室YY號本周是否可用”。

(2)提供必要身份證明：根據(jù)查詢內(nèi)容敏感程度，辦公室可能要求提供工作證、身份證等身份證明，以核實申請人身份和查詢資格。這是為了保護個人隱私和信息安全。

(3)現(xiàn)場獲取紙質(zhì)文件（如需）：在符合規(guī)定且不涉及保密信息的前提下，工作人員會提供紙質(zhì)文件供查閱。查閱完畢后，需按規(guī)定歸還或帶回。對于需要復印的文件，需另填《文件復印申請單》，經(jīng)審批后進行復印，并可能收取少量工本費。

四、注意事項（補充細化）

1.所有業(yè)務查詢需嚴格遵守學校關(guān)于信息保密的規(guī)定，不得以任何理由泄露涉密信息、商業(yè)秘密或他人隱私。發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為將按學校相關(guān)規(guī)定處理。

2.辦理時限：常規(guī)業(yè)務承諾在收到完整申請材料后的規(guī)定工作日內(nèi)（示例：3個工作日）給予反饋或完成辦理；緊急業(yè)務需在申請時注明，辦公室將優(yōu)先處理，并盡快（示例：4小時內(nèi)）給予初步回應。具體時限會根據(jù)業(yè)務類型和復雜程度在規(guī)定中明確。

3.如對流程有疑問，可隨時撥打辦公室公開的服務咨詢電話（示例：0XX-XXXXXXX），或前往辦公室接待臺進行面對面咨詢。辦公室會安排專人解答疑問，提供必要的指導。

4.查詢記錄需妥善保管，特別是涉及個人信息的查詢記錄。辦公室內(nèi)部會對查詢?nèi)罩具M行安全存儲，定期清理過期記錄，確保信息安全。個人獲取的查詢結(jié)果紙質(zhì)件或電子版也應妥善保管，不得隨意丟棄。

5.所有提交的申請材料，無論是線上或線下，辦公室均有權(quán)根據(jù)規(guī)定進行留存或歸檔。重要申請還需附上相應的證明文件，這些材料將作為業(yè)務辦理和追溯的依據(jù)。

6.鼓勵各部門和教職工積極使用線上渠道辦理業(yè)務，以提高效率、減少等待時間。對于暫時無法線上辦理的業(yè)務，辦公室將提供必要的線下服務支持。

五、附則（補充細化）

本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，由學校綜合辦公室負責解釋和修訂。辦公室將根據(jù)學校發(fā)展和管理需求，定期對本規(guī)定進行評估和更新，并通過學校官方網(wǎng)站或內(nèi)部通知公告欄進行公布。各部門及全體教職工應認真學習并遵照執(zhí)行。在執(zhí)行過程中如發(fā)現(xiàn)的問題或建議，可向辦公室反饋。

一、總則

為規(guī)范學校綜合辦公室（以下簡稱“辦公室”）各項業(yè)務流程，提高工作效率，優(yōu)化服務體驗，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于學校各部門及全體教職工對辦公室各項業(yè)務的查詢與辦理。

二、業(yè)務流程查詢范圍

辦公室負責辦理及查詢的業(yè)務涵蓋但不限于以下類別：

（一）行政事務

1.文件收發(fā)與管理

(1)文件接收流程：

-收件登記（注明文件來源、日期、份數(shù)）

-分揀與傳閱

-執(zhí)行部門簽收確認

(2)文件歸檔流程：

-分類整理（按部門、時間、主題）

-電子與紙質(zhì)雙重存檔

-年度清點與銷毀

2.會議安排與記錄

(1)會議申請：提交申請表（注明時間、地點、參會人員、議題）

(2)預定確認：辦公室審核并安排場地設備

(3)會前通知：發(fā)送會議函至相關(guān)人員

(4)記錄整理：會后提交會議紀要并歸檔

（二）后勤服務

1.資產(chǎn)管理

(1)購置申請：填寫申請表（注明物品名稱、數(shù)量、用途）

(2)審批流程：部門主管→辦公室→財務部門

(3)領用登記：資產(chǎn)標簽粘貼與領用人簽字

2.場地租賃與維護

(1)租賃申請：提交使用計劃（注明時間、用途、人數(shù)）

(2)審核與收費：辦公室審核并開具租賃憑證

(3)維護跟進：使用后檢查并記錄

（三）人事支持

1.員工信息查詢

(1)查詢范圍：姓名、部門、崗位、聯(lián)系方式（需授權(quán)）

(2)查詢流程：提交申請表→辦公室核實→提供信息

2.培訓安排

(1)培訓申請：提交計劃表（注明主題、時間、講師）

(2)審批與通知：辦公室審核并發(fā)布培訓公告

(3)考勤統(tǒng)計：培訓后提交出勤名單

三、查詢與辦理流程

為保障流程透明高效，特制定以下步驟：

（一）線上查詢

1.訪問學校內(nèi)部管理系統(tǒng)

(1)登錄賬號（部門或個人ID+密碼）

(2)進入“業(yè)務查詢”模塊

(3)選擇對應類別（行政/后勤/人事）

2.線上提交申請

(1)填寫標準化申請表

(2)上傳佐證材料（如需）

(3)確認提交并獲取流水號

（二）線下辦理

1.前往辦公室接待臺

(1)提交紙質(zhì)申請表

(2)排隊等候叫號

(3)專人引導辦理

2.現(xiàn)場咨詢

(1)說明查詢需求

(2)提供必要身份證明

(3)現(xiàn)場獲取紙質(zhì)文件（如需）

四、注意事項

1.所有業(yè)務查詢需嚴格遵守學校相關(guān)規(guī)定，不得泄露涉密信息。

2.辦理時限：常規(guī)業(yè)務≤3個工作日，緊急業(yè)務優(yōu)先處理。

3.如對流程有疑問，可聯(lián)系辦公室咨詢電話（示例：400-XXX-XXXX）。

4.查詢記錄需妥善保管，不得損毀或篡改。

五、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由辦公室負責解釋。后續(xù)調(diào)整將另行通知。

**一、總則**

為進一步規(guī)范學校綜合辦公室（以下簡稱“辦公室”）各項業(yè)務流程，確保各項事務處理的高效性、規(guī)范性和透明度，提升服務質(zhì)量，優(yōu)化校園運行環(huán)境，特對本規(guī)定進行詳細擴寫。本規(guī)定旨在為學校各部門及全體教職工提供清晰、實用的業(yè)務查詢與辦理指南，確保所有流程有章可循、有據(jù)可依。本規(guī)定適用于學校內(nèi)部所有涉及辦公室受理、協(xié)調(diào)、管理的行政、后勤及人事相關(guān)事務，是辦公室日常工作的操作依據(jù)。

**二、業(yè)務流程查詢范圍（詳細分類）**

辦公室負責辦理及查詢的業(yè)務涵蓋以下主要類別，并進一步細化具體內(nèi)容：

（一）行政事務

1.文件收發(fā)與管理

(1)文件接收流程：

-**收件登記**：專人負責每日定時（示例：上午8:30、下午2:00）在指定收文口接收文件。接收時需核對文件來源單位/部門、發(fā)送日期、文件標題、頁數(shù)、附件等信息，并在《文件收文登記簿》中逐份登記。登記內(nèi)容包括：序號、收文日期、來文單位、文件標題、密級（如有）、頁數(shù)、份數(shù)、承辦部門、簽收人等字段。對于緊急文件，需在登記時特別標注。

-**分揀與傳閱**：登記完畢后，根據(jù)文件內(nèi)容、密級及規(guī)定時限，迅速分揀至相應部門或負責人。傳閱文件需使用《文件傳閱單》，按順序傳遞，確保傳閱范圍準確、時效性達標。傳閱過程中需有人跟蹤，避免遺漏，并在傳閱單上記錄簽閱人及簽閱日期。

-**執(zhí)行部門簽收確認**：文件送達最終承辦部門或指定簽收人后，簽收人需在《文件簽收記錄》或傳閱單上簽字確認，并注明簽收日期。如文件需歸檔，簽收人應同時通知辦公室或直接移交檔案管理員。對于需辦理回執(zhí)的文件，簽收后需按流程寄回原發(fā)文單位。

(2)文件歸檔流程：

-**分類整理**：文件在辦理完畢或超過時效后，需按部門、按年度、按文件主題或項目進行系統(tǒng)分類。紙質(zhì)文件應按順序排列，確保邏輯清晰。電子文件需統(tǒng)一命名，并按分類存儲至指定服務器或云存儲空間，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。

-**電子與紙質(zhì)雙重存檔**：重要文件必須同時進行紙質(zhì)和電子兩種形式的歸檔。紙質(zhì)文件存放在符合檔案管理要求的檔案柜中，電子文件需定期備份，并確保存儲介質(zhì)安全、可讀。存檔位置需固定，并有明確的索引目錄。

-**年度清點與銷毀**：每年末，由辦公室牽頭，聯(lián)合檔案管理部門（如有）對存檔文件進行全面清點核對，確保賬實相符。根據(jù)文件保存期限規(guī)定（示例：一般性工作文件保存3年，重要合同保存5年等），對達到保存期限且無繼續(xù)利用價值的文件編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)相關(guān)負責人審批后，由兩人以上監(jiān)督進行安全銷毀（如粉碎），并記錄銷毀過程。

2.會議安排與記錄

(1)會議申請：各部門需使用標準化的《會議申請表》提交會議安排需求。申請表應詳細填寫：會議主題、會議目的、建議召開日期及時間段、預計參會人數(shù)、是否需要使用特定場地或設備（如投影儀、視頻會議系統(tǒng)）、是否需要提供茶水等。申請表需由部門負責人簽字并加蓋部門公章后提交至辦公室。

(2)預定確認：辦公室收到申請后，應在規(guī)定時限內(nèi)（示例：1個工作日）進行審核。審核內(nèi)容包括：時間是否沖突、場地是否滿足需求、參會規(guī)模是否合理等。辦公室審核通過后，在申請表上注明預定編號、確認的會議時間、地點、已安排的設備等，并通知申請人。若時間或場地不可行，辦公室需及時與申請人溝通，提出替代方案或建議。

(3)會前通知：會議預定確認后，辦公室負責或協(xié)助發(fā)送會議通知。通知應包含：會議主題、確切時間、地點、參會人員、會議議程、需準備的材料、注意事項等。通知方式可采用內(nèi)部郵件、系統(tǒng)公告、即時通訊群組或紙質(zhì)通知單。對于重要或大型會議，需提前（示例：3天）發(fā)送通知，并跟進確認參會情況。

(4)記錄整理：會議結(jié)束后，指定人員（通常為辦公室文員或會議主持人指定人員）負責整理會議記錄。記錄應包括：會議時間、地點、主持人、參會人員名單、主要討論內(nèi)容、各項決議或決定、待辦事項（明確負責人和完成時限）、下次會議安排（如有）。會議紀要需在會后規(guī)定時限內(nèi)（示例：2個工作日）完成初稿，經(jīng)主持人審核簽字后，印發(fā)給參會人員及相關(guān)部門存檔。

（二）后勤服務

1.資產(chǎn)管理

(1)購置申請：需購置資產(chǎn)時，使用《資產(chǎn)購置申請表》。表中需詳細列明擬購置物品的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預計單價、總價、用途說明、預算代碼等。申請表需經(jīng)過部門內(nèi)部審批，并按學校財務規(guī)定流程報送至辦公室及相關(guān)職能部門（如設備處、財務處）進行會審。辦公室負責協(xié)調(diào)資產(chǎn)需求與學校整體規(guī)劃的匹配性。

(2)審批流程：購置申請的審批權(quán)限根據(jù)資產(chǎn)價值不同而有所區(qū)別。一般流程為：部門主管審核簽字→使用部門負責人審核簽字→辦公室審核（確認必要性、規(guī)格等）→財務部門審核（預算與支付）→學校指定領導審批（高價值資產(chǎn)）。辦公室需根據(jù)審批意見協(xié)調(diào)各部門，確保審批順暢。審批過程中可能需要組織技術(shù)論證或詢價。

(3)領用登記：資產(chǎn)到貨后，由辦公室或指定部門（如資產(chǎn)處）組織驗收，驗收合格后，與申請部門辦理領用交接手續(xù)。領用人需在《資產(chǎn)領用登記表》上簽字確認，同時粘貼資產(chǎn)標簽（包含資產(chǎn)編號、名稱、領用日期、領用人、存放地點等信息）。辦公室負責建立電子資產(chǎn)臺賬，記錄資產(chǎn)從購置到報廢的全生命周期信息。

2.場地租賃與維護

(1)租賃申請：需臨時使用校內(nèi)非公共使用場地（如會議室、報告廳、實驗室、活動場地等）的部門，需提前提交《場地租賃申請表》。表中應說明：所需場地名稱、租賃時間段（起止日期及具體時間）、預計使用人數(shù)、使用目的、是否需要提供相關(guān)服務（如設備支持、茶水）、申請部門及負責人聯(lián)系方式。申請表需按場地管理權(quán)限報批。

(2)審核與收費：辦公室或場地管理部門根據(jù)申請表審核場地使用申請，確認場地是否可用、是否滿足使用要求。若場地涉及收費，辦公室需根據(jù)學校場地收費標準（示例：按小時或按天計費，不同場地價格不同）計算租賃費用，并向申請部門開具《場地租賃發(fā)票》或結(jié)算單。審核與收費過程需及時通知申請人。

(3)維護跟進：場地使用期間，辦公室或指定維護人員需進行巡查，確保場地設施正常運行，環(huán)境整潔。使用結(jié)束后，辦公室應安排人員檢查場地，清理遺留物品，恢復原狀。場地巡查和維護情況需記錄在案，作為后續(xù)場地管理參考。對因使用方原因造成的場地損壞，需按規(guī)定進行維修費用追償。

（三）人事支持

1.員工信息查詢

(1)查詢范圍：根據(jù)學校內(nèi)部規(guī)定，允許查詢的員工信息通常限于：姓名、所屬部門、崗位職務、辦公電話、內(nèi)部郵箱、分派工位（如有）等公開或經(jīng)授權(quán)查詢的信息。涉及薪資、福利、績效考核、個人隱私等敏感信息嚴格禁止查詢，除非獲得員工本人書面授權(quán)或上級主管基于工作需要并履行審批程序。

(2)查詢流程：校內(nèi)人員如需查詢員工信息，應填寫《員工信息查詢申請單》，明確查詢目的、所需信息類型、涉及人員范圍（具體姓名或部門）。申請單需由申請人部門負責人簽字同意，并說明查詢原因的合理性。辦公室收到申請后，需對申請進行審核，確認查詢目的符合學校規(guī)定且信息屬于可查詢范圍后，方可提供信息。提供方式可為口頭告知（簡單信息）、書面材料（經(jīng)審批的匯總信息，不包含個人敏感信息）或系統(tǒng)賬號授權(quán)（有限權(quán)限）。所有查詢行為需記錄存檔，以備核查。

2.培訓安排

(1)培訓申請：各部門需提升員工技能或知識時，應制定培訓計劃，并填寫《年度培訓需求申請表》或《專項培訓申請表》。表中需包含：培訓主題、培訓目標、目標受眾（部門、層級）、建議培訓時間、預計時長、培訓形式（內(nèi)部講師/外部聘請）、所需場地與設備、預算等。申請表需經(jīng)部門負責人簽字并報辦公室審核。

(2)審批與通知：辦公室匯總各部門培訓需求，結(jié)合學校年度培訓預算與計劃，對培訓申請進行綜合平衡和審批。審批內(nèi)容包括：必要性、可行性、預算合理性等。審批通過后，辦公室負責確定培訓方案，如：聯(lián)系外部講師、安排內(nèi)部講師、預訂培訓場地、采購或準備培訓材料等。培訓方案確定后，辦公室通過內(nèi)部通知系統(tǒng)、郵件或公告等形式，向目標受眾發(fā)布培訓通知，內(nèi)容包括：培訓主題、講師、時間、地點、報名方式、注意事項等。

(3)考勤統(tǒng)計：培訓活動結(jié)束后，組織部門或辦公室負責統(tǒng)計實際參訓人員名單。可采用簽到表、系統(tǒng)打卡或簽到鏈接等方式進行。統(tǒng)計結(jié)果需與培訓通知中要求的參訓范圍進行核對，確認無誤后，將參訓名單（注意隱去個人身份信息，僅統(tǒng)計人數(shù)或部門分布）報送辦公室備案，作為評估培訓效果和后續(xù)改進的依據(jù)。辦公室需對培訓效果進行初步評估，并收集參訓人員的反饋意見。

三、查詢與辦理流程（補充細化）

（一）線上查詢

1.訪問學校內(nèi)部管理系統(tǒng)

(1)登錄賬號：使用分配給個人的唯一賬號（示例：學號/工號）和密碼登錄學校官方內(nèi)部管理系統(tǒng)。首次登錄或忘記密碼時，需按照系統(tǒng)提示通過預留手機號或郵箱進行驗證和重置。

(2)進入“業(yè)務查詢”模塊：在系統(tǒng)首頁導航欄或快捷入口找到“綜合辦公”或“服務大廳”等類似模塊，點擊進入。系統(tǒng)界面會根據(jù)用戶角色（部門管理員/普通教職工）展示不同的功能入口。

(3)選擇對應類別：在“業(yè)務查詢”模塊內(nèi)，清晰展示“行政事務”、“后勤服務”、“人事支持”等主要類別。用戶點擊相應類別后，會列出該類別下的具體可查詢/辦理事項（示例：文件查詢、會議室預定、資產(chǎn)登記、培訓報名等）。

2.線上提交申請

(1)填寫標準化申請表：系統(tǒng)為每種業(yè)務提供了標準化的在線表單。用戶根據(jù)所選業(yè)務，選擇對應表單進行填寫。表單字段設計清晰，包含必填項和選填項，并附有填寫說明。示例：會議申請表包含會議主題、時間、地點、人數(shù)、設備需求等字段；資產(chǎn)購置申請表包含物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預算等字段。

(2)上傳佐證材料：對于需要證明的申請（如資產(chǎn)購置需提供報價單、培訓申請需提供計劃書），系統(tǒng)提供文件上傳功能。支持常見文件格式（如JPG,PNG,PDF,DOCX），有文件大小限制（示例：單個文件不超過10MB，總大小不超過50MB）。上傳時需命名規(guī)范，方便查閱。

(3)確認提交并獲取