學(xué)校綜合辦公室規(guī)定流程一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的管理中樞，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為確保工作規(guī)范、高效、有序，特制定本規(guī)定流程。

二、主要工作流程

（一）文件管理

1.文件收發(fā)

(1)接收文件：需核對(duì)文件來(lái)源、數(shù)量、完整性，并在《文件收發(fā)登記簿》中記錄，及時(shí)分發(fā)給相關(guān)科室。

(2)發(fā)送文件：需提前審核文件內(nèi)容，按流程審批后蓋章，并通過(guò)專人或郵寄方式送達(dá)，同時(shí)登記《文件發(fā)出登記簿》。

2.文件歸檔

(1)分類整理：按文件類型（如通知、報(bào)告、合同等）及時(shí)間順序進(jìn)行分類。

(2)編目立卷：填寫《檔案目錄》，標(biāo)注文件編號(hào)、日期、密級(jí)等信息，并裝訂成冊(cè)。

(3)保管入庫(kù)：定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境（溫度、濕度、防火），確保檔案安全。

（二）會(huì)議管理

1.會(huì)議籌備

(1)接收通知：確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員，提前一周發(fā)布會(huì)議通知。

(2)準(zhǔn)備物資：準(zhǔn)備會(huì)議桌椅、投影儀、飲用水等，并測(cè)試設(shè)備。

(3)安排記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)后整理并分發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議執(zhí)行

(1)簽到管理：核對(duì)參會(huì)人員，確保準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。

(2)議題控制：主持人按議程推進(jìn)，避免超時(shí)。

(3)突發(fā)處理：如遇設(shè)備故障，立即協(xié)調(diào)技術(shù)支持。

3.會(huì)議后續(xù)

(1)紀(jì)要?dú)w檔：將會(huì)議紀(jì)要上傳至共享文件夾，并通知參會(huì)者查閱。

(2)落實(shí)事項(xiàng)：跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度，定期匯報(bào)。

（三）印章管理

1.使用審批

(1)提交申請(qǐng)：需填寫《印章使用申請(qǐng)單》，注明用途、時(shí)間、經(jīng)手人，并由部門負(fù)責(zé)人簽字。

(2)審核蓋章：辦公室負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，由專人按規(guī)范蓋章，并記錄使用情況。

2.安全保管

(1)規(guī)定存放：印章存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)，鑰匙由兩人分別保管。

(2)定期檢查：每月核對(duì)印章?tīng)顟B(tài)，如有磨損及時(shí)報(bào)修。

（四）日常事務(wù)

1.通訊管理

(1)電話接聽(tīng)：保持禮貌，記錄來(lái)電內(nèi)容，需轉(zhuǎn)達(dá)事項(xiàng)及時(shí)跟進(jìn)。

(2)郵件處理：每日查看郵件，按優(yōu)先級(jí)分類回復(fù)，重要事項(xiàng)抄送相關(guān)人員。

2.訪客接待

(1)簽到登記：詢問(wèn)來(lái)意，記錄訪客姓名、單位、聯(lián)系方式，并報(bào)備相關(guān)部門。

(2)引導(dǎo)服務(wù)：協(xié)助訪客聯(lián)系對(duì)接人，提供必要協(xié)助。

三、監(jiān)督與改進(jìn)

1.定期檢查：每月對(duì)文件、會(huì)議、印章等流程執(zhí)行情況開(kāi)展自查，形成《工作檢查報(bào)告》。

2.優(yōu)化建議：鼓勵(lì)員工提出流程改進(jìn)意見(jiàn)，每季度評(píng)選優(yōu)秀建議并落實(shí)。

3.培訓(xùn)更新：每年開(kāi)展流程培訓(xùn)，確保新員工掌握規(guī)范操作。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的管理中樞，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為確保工作規(guī)范、高效、有序，特制定本規(guī)定流程。

二、主要工作流程

（一）文件管理

1.文件收發(fā)

(1)接收文件：需核對(duì)文件來(lái)源、數(shù)量、完整性，并在《文件收發(fā)登記簿》中記錄，及時(shí)分發(fā)給相關(guān)科室。具體操作步驟如下：

①確認(rèn)發(fā)文字單位及文號(hào)是否清晰；

②檢查文件有無(wú)破損、缺頁(yè)；

③在登記簿中逐項(xiàng)填寫文件名稱、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、收文日期、收件人等信息；

④根據(jù)文件內(nèi)容分派至對(duì)應(yīng)部門或負(fù)責(zé)人，并注明辦理時(shí)限。

(2)發(fā)送文件：需提前審核文件內(nèi)容，按流程審批后蓋章，并通過(guò)專人或郵寄方式送達(dá)，同時(shí)登記《文件發(fā)出登記簿》。具體操作步驟如下：

①收件人確認(rèn)文件無(wú)誤后，在《文件發(fā)出登記簿》中記錄發(fā)文字單位、文號(hào)、密級(jí)、發(fā)件日期、送達(dá)人等信息；

②如需蓋章，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及辦公室負(fù)責(zé)人雙重簽字確認(rèn)；

③通過(guò)專人遞送時(shí)，要求簽收人親筆簽名并注明簽收時(shí)間；通過(guò)郵寄時(shí)，需保留郵寄憑證。

2.文件歸檔

(1)分類整理：按文件類型（如通知、報(bào)告、合同等）及時(shí)間順序進(jìn)行分類。具體分類標(biāo)準(zhǔn)如下：

①通知類：按發(fā)布部門、發(fā)布日期分類；

②報(bào)告類：按報(bào)告主題、提交部門、提交日期分類；

③合同類：按合同簽訂日期、合同編號(hào)分類；

④其他類：按文件性質(zhì)及產(chǎn)生部門分類。

(2)編目立卷：填寫《檔案目錄》，標(biāo)注文件編號(hào)、日期、密級(jí)等信息，并裝訂成冊(cè)。具體操作步驟如下：

①為每份文件分配唯一編號(hào)，編號(hào)格式為“年份-部門代碼-序號(hào)”；

②在《檔案目錄》中填寫文件名稱、編號(hào)、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、所屬類別、歸檔日期等信息；

③將文件按編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，使用檔案裝訂工具確保牢固。

(3)保管入庫(kù)：定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境（溫度、濕度、防火），確保檔案安全。具體措施如下：

①檔案柜存放于干燥、通風(fēng)、避光的環(huán)境中，溫度控制在15-25℃，濕度控制在45%-60%；

②定期檢查檔案柜是否有破損、蟲蛀現(xiàn)象，及時(shí)維修或更換；

③配備滅火器等消防設(shè)施，并定期檢查其有效性。

（二）會(huì)議管理

1.會(huì)議籌備

(1)接收通知：確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員，提前一周發(fā)布會(huì)議通知。具體操作步驟如下：

①收到會(huì)議通知后，首先核對(duì)會(huì)議主題是否清晰、時(shí)間地點(diǎn)是否準(zhǔn)確；

②確認(rèn)參會(huì)人員名單，如有疑問(wèn)及時(shí)與發(fā)起部門溝通；

③撰寫會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、需準(zhǔn)備材料等；

④通過(guò)學(xué)校內(nèi)部通知系統(tǒng)、郵件或公告欄發(fā)布會(huì)議通知，并確保所有參會(huì)人員收到。

(2)準(zhǔn)備物資：準(zhǔn)備會(huì)議桌椅、投影儀、麥克風(fēng)、白板、熒光筆、飲用水等，并測(cè)試設(shè)備。具體準(zhǔn)備清單如下：

①會(huì)議桌椅：根據(jù)參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備足夠數(shù)量的桌椅，并確保擺放整齊；

②投影儀：提前測(cè)試投影儀是否正常工作，準(zhǔn)備好備用投影儀燈泡；

③麥克風(fēng)：確保麥克風(fēng)數(shù)量充足，并測(cè)試其音量及清晰度；

④白板及熒光筆：準(zhǔn)備干凈的白板，并確保熒光筆顏色齊全、書寫流暢；

⑤飲用水：根據(jù)參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備適量的飲用水，并放置在方便取用的位置。

(3)安排記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)后整理并分發(fā)會(huì)議紀(jì)要。具體操作步驟如下：

①在會(huì)議通知中明確指定會(huì)議記錄人；

②提前向會(huì)議記錄人提供會(huì)議議程，以便其做好記錄準(zhǔn)備；

③會(huì)議記錄人需詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工等；

④會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

2.會(huì)議執(zhí)行

(1)簽到管理：核對(duì)參會(huì)人員，確保準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。具體操作步驟如下：

①會(huì)議開(kāi)始前15分鐘，會(huì)議記錄人開(kāi)始簽到，并引導(dǎo)參會(huì)人員入座；

②核對(duì)參會(huì)人員名單，如有缺席人員及時(shí)向會(huì)議發(fā)起人匯報(bào)；

③確保所有參會(huì)人員按時(shí)入座，并準(zhǔn)備好會(huì)議所需材料。

(2)議題控制：主持人按議程推進(jìn)，避免超時(shí)。具體控制方法如下：

①主持人需提前熟悉會(huì)議議程，并控制每個(gè)議題的發(fā)言時(shí)間；

②如有議題需要延長(zhǎng)討論時(shí)間，需提前與參會(huì)人員溝通，并確保不影響后續(xù)議題；

③主持人需及時(shí)提醒發(fā)言人注意時(shí)間，確保會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行。

(3)突發(fā)處理：如遇設(shè)備故障，立即協(xié)調(diào)技術(shù)支持。具體處理步驟如下：

①發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時(shí)，立即向技術(shù)支持人員報(bào)告，并說(shuō)明故障情況；

②技術(shù)支持人員需盡快到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，并確保設(shè)備在會(huì)議開(kāi)始前恢復(fù)正常；

③如無(wú)法及時(shí)修復(fù)，需協(xié)調(diào)備用設(shè)備或調(diào)整會(huì)議形式。

3.會(huì)議后續(xù)

(1)紀(jì)要?dú)w檔：將會(huì)議紀(jì)要上傳至共享文件夾，并通知參會(huì)者查閱。具體操作步驟如下：

①會(huì)議紀(jì)要完成后，首先進(jìn)行校對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤；

②將會(huì)議紀(jì)要上傳至學(xué)校內(nèi)部共享文件夾，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保所有參會(huì)人員及相關(guān)部門可以查閱；

③通過(guò)郵件或內(nèi)部通知系統(tǒng)通知參會(huì)人員查閱會(huì)議紀(jì)要。

(2)落實(shí)事項(xiàng)：跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度，定期匯報(bào)。具體操作步驟如下：

①在會(huì)議紀(jì)要中明確標(biāo)注各項(xiàng)決議的責(zé)任人及完成時(shí)限；

②每周召開(kāi)一次工作例會(huì)，跟蹤各項(xiàng)決議的執(zhí)行進(jìn)度；

③對(duì)于未按時(shí)完成的決議，需及時(shí)了解原因并協(xié)調(diào)解決；

④每月向相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)決議執(zhí)行情況。

（三）印章管理

1.使用審批

(1)提交申請(qǐng)：需填寫《印章使用申請(qǐng)單》，注明用途、時(shí)間、經(jīng)手人，并由部門負(fù)責(zé)人簽字。具體操作步驟如下：

①申請(qǐng)人在《印章使用申請(qǐng)單》上填寫詳細(xì)的使用事由、時(shí)間、經(jīng)手人等信息；

②《印章使用申請(qǐng)單》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并注明審批意見(jiàn)；

③將《印章使用申請(qǐng)單》提交至辦公室負(fù)責(zé)人處進(jìn)行審核。

(2)審核蓋章：辦公室負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，由專人按規(guī)范蓋章，并記錄使用情況。具體操作步驟如下：

①辦公室負(fù)責(zé)人審核《印章使用申請(qǐng)單》，確保使用事由合理、時(shí)間符合規(guī)定；

②審核通過(guò)后，由專人持申請(qǐng)單到印章保管處申請(qǐng)蓋章；

③印章保管人員核對(duì)申請(qǐng)單信息無(wú)誤后，方可按照規(guī)范蓋章；

④蓋章完成后，在申請(qǐng)單上注明蓋章日期、經(jīng)手人，并將申請(qǐng)單存檔。

2.安全保管

(1)規(guī)定存放：印章存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)，鑰匙由兩人分別保管。具體存放要求如下：

①印章需存放在加鎖的保險(xiǎn)柜內(nèi)，保險(xiǎn)柜鑰匙由兩人分別保管，一人負(fù)責(zé)日常管理，另一人負(fù)責(zé)備份保管；

②保險(xiǎn)柜存放地點(diǎn)需選擇安全、隱蔽的室內(nèi)位置，并配備監(jiān)控設(shè)備；

③每日下班前，需檢查保險(xiǎn)柜是否鎖好，并記錄檢查情況。

(2)定期檢查：每月核對(duì)印章?tīng)顟B(tài)，如有磨損及時(shí)報(bào)修。具體操作步驟如下：

①每月由印章保管人員對(duì)印章進(jìn)行全面檢查，包括印章雕刻是否清晰、邊緣是否磨損、印泥是否干燥等；

②如發(fā)現(xiàn)印章磨損嚴(yán)重或無(wú)法正常使用，需立即報(bào)修，并聯(lián)系專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修或更換；

③維修或更換后的印章需重新進(jìn)行編號(hào)，并更新相關(guān)檔案記錄。

（四）日常事務(wù)

1.通訊管理

(1)電話接聽(tīng)：保持禮貌，記錄來(lái)電內(nèi)容，需轉(zhuǎn)達(dá)事項(xiàng)及時(shí)跟進(jìn)。具體操作步驟如下：

①接聽(tīng)電話時(shí)，首先問(wèn)好并自報(bào)姓名及部門；

②認(rèn)真傾聽(tīng)來(lái)電內(nèi)容，并做好記錄，包括來(lái)電人姓名、單位、來(lái)電事由、聯(lián)系方式等；

③如需轉(zhuǎn)達(dá)事項(xiàng)，需在接到電話后立即聯(lián)系相關(guān)人員，并確認(rèn)事項(xiàng)已傳達(dá)；

④對(duì)于無(wú)法當(dāng)場(chǎng)解決的問(wèn)題，需向來(lái)電人說(shuō)明處理時(shí)限，并按時(shí)反饋處理結(jié)果。

(2)郵件處理：每日查看郵件，按優(yōu)先級(jí)分類回復(fù)，重要事項(xiàng)抄送相關(guān)人員。具體操作步驟如下：

①每日上班后，首先查看收件箱，按郵件緊急程度進(jìn)行分類，重要郵件優(yōu)先處理；

②回復(fù)郵件時(shí)，需確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，并使用專業(yè)、禮貌的語(yǔ)言；

③對(duì)于需要跨部門協(xié)作的事項(xiàng)，需抄送相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，并確保信息同步；

④定期清理郵件，刪除過(guò)期或無(wú)用的郵件，保持郵箱整潔。

2.訪客接待

(1)簽到登記：詢問(wèn)來(lái)意，記錄訪客姓名、單位、聯(lián)系方式，并報(bào)備相關(guān)部門。具體操作步驟如下：

①訪客到達(dá)前臺(tái)后，首先詢問(wèn)來(lái)意，并引導(dǎo)其填寫《訪客登記表》；

②在《訪客登記表》中記錄訪客姓名、單位、聯(lián)系方式、來(lái)訪事由等信息；

③如訪客需要會(huì)見(jiàn)特定人員，需提前聯(lián)系該人員，確認(rèn)會(huì)見(jiàn)時(shí)間及地點(diǎn)；

④將《訪客登記表》存檔，并報(bào)備相關(guān)部門，以便后續(xù)聯(lián)系或查詢。

(2)引導(dǎo)服務(wù)：協(xié)助訪客聯(lián)系對(duì)接人，提供必要協(xié)助。具體操作步驟如下：

①根據(jù)訪客需求，協(xié)助其聯(lián)系對(duì)接人，并提供會(huì)議安排、場(chǎng)地指引等服務(wù)；

②如訪客需要使用學(xué)校設(shè)施，需提前辦理相關(guān)手續(xù)，并確保其遵守學(xué)校規(guī)定；

③對(duì)于需要特殊協(xié)助的訪客，需提供必要的幫助，確保其訪問(wèn)順利。

三、監(jiān)督與改進(jìn)

1.定期檢查：每月對(duì)文件、會(huì)議、印章等流程執(zhí)行情況開(kāi)展自查，形成《工作檢查報(bào)告》。具體檢查內(nèi)容如下：

①文件收發(fā)：檢查文件登記是否完整、分發(fā)是否及時(shí)、歸檔是否規(guī)范；

②會(huì)議管理：檢查會(huì)議通知是否及時(shí)、物資準(zhǔn)備是否充分、會(huì)議記錄是否詳細(xì)、決議執(zhí)行是否到位；

③印章管理：檢查印章使用申請(qǐng)是否規(guī)范、蓋章過(guò)程是否合規(guī)、印章保管是否安全；

④日常事務(wù)：檢查電話接聽(tīng)是否禮貌、郵件處理是否及時(shí)、訪客接待是否周到。

⑤檢查結(jié)果形成《工作檢查報(bào)告》，記錄檢查情況、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及改進(jìn)措施，并提交至相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)。

2.優(yōu)化建議：鼓勵(lì)員工提出流程改進(jìn)意見(jiàn)，每季度評(píng)選優(yōu)秀建議并落實(shí)。具體操作步驟如下：

①每季度召開(kāi)一次員工座談會(huì)，鼓勵(lì)員工提出流程改進(jìn)意見(jiàn)；

②對(duì)收集到的意見(jiàn)進(jìn)行分類整理，并評(píng)估其可行性和實(shí)用性；

③每季度評(píng)選出優(yōu)秀建議，并在下季度進(jìn)行試點(diǎn)實(shí)施；

④對(duì)于試點(diǎn)效果良好的建議，將其納入正式流程，并推廣至全校。

3.培訓(xùn)更新：每年開(kāi)展流程培訓(xùn)，確保新員工掌握規(guī)范操作。具體操作步驟如下：

①每年新員工入職后，首先進(jìn)行流程培訓(xùn)，內(nèi)容包括文件管理、會(huì)議管理、印章管理、日常事務(wù)等；

②培訓(xùn)過(guò)程中，需結(jié)合實(shí)際案例進(jìn)行講解，并安排實(shí)際操作環(huán)節(jié)，確保新員工掌握規(guī)范操作；

③培訓(xùn)結(jié)束后，進(jìn)行考核，確保新員工理解并能夠執(zhí)行相關(guān)流程；

④對(duì)于考核不合格的新員工，需進(jìn)行補(bǔ)訓(xùn)，直至其掌握相關(guān)流程。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的管理中樞，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為確保工作規(guī)范、高效、有序，特制定本規(guī)定流程。

二、主要工作流程

（一）文件管理

1.文件收發(fā)

(1)接收文件：需核對(duì)文件來(lái)源、數(shù)量、完整性，并在《文件收發(fā)登記簿》中記錄，及時(shí)分發(fā)給相關(guān)科室。

(2)發(fā)送文件：需提前審核文件內(nèi)容，按流程審批后蓋章，并通過(guò)專人或郵寄方式送達(dá)，同時(shí)登記《文件發(fā)出登記簿》。

2.文件歸檔

(1)分類整理：按文件類型（如通知、報(bào)告、合同等）及時(shí)間順序進(jìn)行分類。

(2)編目立卷：填寫《檔案目錄》，標(biāo)注文件編號(hào)、日期、密級(jí)等信息，并裝訂成冊(cè)。

(3)保管入庫(kù)：定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境（溫度、濕度、防火），確保檔案安全。

（二）會(huì)議管理

1.會(huì)議籌備

(1)接收通知：確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員，提前一周發(fā)布會(huì)議通知。

(2)準(zhǔn)備物資：準(zhǔn)備會(huì)議桌椅、投影儀、飲用水等，并測(cè)試設(shè)備。

(3)安排記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)后整理并分發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

2.會(huì)議執(zhí)行

(1)簽到管理：核對(duì)參會(huì)人員，確保準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。

(2)議題控制：主持人按議程推進(jìn)，避免超時(shí)。

(3)突發(fā)處理：如遇設(shè)備故障，立即協(xié)調(diào)技術(shù)支持。

3.會(huì)議后續(xù)

(1)紀(jì)要?dú)w檔：將會(huì)議紀(jì)要上傳至共享文件夾，并通知參會(huì)者查閱。

(2)落實(shí)事項(xiàng)：跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度，定期匯報(bào)。

（三）印章管理

1.使用審批

(1)提交申請(qǐng)：需填寫《印章使用申請(qǐng)單》，注明用途、時(shí)間、經(jīng)手人，并由部門負(fù)責(zé)人簽字。

(2)審核蓋章：辦公室負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，由專人按規(guī)范蓋章，并記錄使用情況。

2.安全保管

(1)規(guī)定存放：印章存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)，鑰匙由兩人分別保管。

(2)定期檢查：每月核對(duì)印章?tīng)顟B(tài)，如有磨損及時(shí)報(bào)修。

（四）日常事務(wù)

1.通訊管理

(1)電話接聽(tīng)：保持禮貌，記錄來(lái)電內(nèi)容，需轉(zhuǎn)達(dá)事項(xiàng)及時(shí)跟進(jìn)。

(2)郵件處理：每日查看郵件，按優(yōu)先級(jí)分類回復(fù)，重要事項(xiàng)抄送相關(guān)人員。

2.訪客接待

(1)簽到登記：詢問(wèn)來(lái)意，記錄訪客姓名、單位、聯(lián)系方式，并報(bào)備相關(guān)部門。

(2)引導(dǎo)服務(wù)：協(xié)助訪客聯(lián)系對(duì)接人，提供必要協(xié)助。

三、監(jiān)督與改進(jìn)

1.定期檢查：每月對(duì)文件、會(huì)議、印章等流程執(zhí)行情況開(kāi)展自查，形成《工作檢查報(bào)告》。

2.優(yōu)化建議：鼓勵(lì)員工提出流程改進(jìn)意見(jiàn)，每季度評(píng)選優(yōu)秀建議并落實(shí)。

3.培訓(xùn)更新：每年開(kāi)展流程培訓(xùn)，確保新員工掌握規(guī)范操作。

一、總則

學(xué)校綜合辦公室作為學(xué)校日常運(yùn)營(yíng)的管理中樞，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門事務(wù)、保障學(xué)校高效運(yùn)轉(zhuǎn)。為確保工作規(guī)范、高效、有序，特制定本規(guī)定流程。

二、主要工作流程

（一）文件管理

1.文件收發(fā)

(1)接收文件：需核對(duì)文件來(lái)源、數(shù)量、完整性，并在《文件收發(fā)登記簿》中記錄，及時(shí)分發(fā)給相關(guān)科室。具體操作步驟如下：

①確認(rèn)發(fā)文字單位及文號(hào)是否清晰；

②檢查文件有無(wú)破損、缺頁(yè)；

③在登記簿中逐項(xiàng)填寫文件名稱、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、收文日期、收件人等信息；

④根據(jù)文件內(nèi)容分派至對(duì)應(yīng)部門或負(fù)責(zé)人，并注明辦理時(shí)限。

(2)發(fā)送文件：需提前審核文件內(nèi)容，按流程審批后蓋章，并通過(guò)專人或郵寄方式送達(dá)，同時(shí)登記《文件發(fā)出登記簿》。具體操作步驟如下：

①收件人確認(rèn)文件無(wú)誤后，在《文件發(fā)出登記簿》中記錄發(fā)文字單位、文號(hào)、密級(jí)、發(fā)件日期、送達(dá)人等信息；

②如需蓋章，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及辦公室負(fù)責(zé)人雙重簽字確認(rèn)；

③通過(guò)專人遞送時(shí)，要求簽收人親筆簽名并注明簽收時(shí)間；通過(guò)郵寄時(shí)，需保留郵寄憑證。

2.文件歸檔

(1)分類整理：按文件類型（如通知、報(bào)告、合同等）及時(shí)間順序進(jìn)行分類。具體分類標(biāo)準(zhǔn)如下：

①通知類：按發(fā)布部門、發(fā)布日期分類；

②報(bào)告類：按報(bào)告主題、提交部門、提交日期分類；

③合同類：按合同簽訂日期、合同編號(hào)分類；

④其他類：按文件性質(zhì)及產(chǎn)生部門分類。

(2)編目立卷：填寫《檔案目錄》，標(biāo)注文件編號(hào)、日期、密級(jí)等信息，并裝訂成冊(cè)。具體操作步驟如下：

①為每份文件分配唯一編號(hào)，編號(hào)格式為“年份-部門代碼-序號(hào)”；

②在《檔案目錄》中填寫文件名稱、編號(hào)、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、所屬類別、歸檔日期等信息；

③將文件按編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，使用檔案裝訂工具確保牢固。

(3)保管入庫(kù)：定期檢查存儲(chǔ)環(huán)境（溫度、濕度、防火），確保檔案安全。具體措施如下：

①檔案柜存放于干燥、通風(fēng)、避光的環(huán)境中，溫度控制在15-25℃，濕度控制在45%-60%；

②定期檢查檔案柜是否有破損、蟲蛀現(xiàn)象，及時(shí)維修或更換；

③配備滅火器等消防設(shè)施，并定期檢查其有效性。

（二）會(huì)議管理

1.會(huì)議籌備

(1)接收通知：確認(rèn)會(huì)議主題、時(shí)間、參會(huì)人員，提前一周發(fā)布會(huì)議通知。具體操作步驟如下：

①收到會(huì)議通知后，首先核對(duì)會(huì)議主題是否清晰、時(shí)間地點(diǎn)是否準(zhǔn)確；

②確認(rèn)參會(huì)人員名單，如有疑問(wèn)及時(shí)與發(fā)起部門溝通；

③撰寫會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、需準(zhǔn)備材料等；

④通過(guò)學(xué)校內(nèi)部通知系統(tǒng)、郵件或公告欄發(fā)布會(huì)議通知，并確保所有參會(huì)人員收到。

(2)準(zhǔn)備物資：準(zhǔn)備會(huì)議桌椅、投影儀、麥克風(fēng)、白板、熒光筆、飲用水等，并測(cè)試設(shè)備。具體準(zhǔn)備清單如下：

①會(huì)議桌椅：根據(jù)參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備足夠數(shù)量的桌椅，并確保擺放整齊；

②投影儀：提前測(cè)試投影儀是否正常工作，準(zhǔn)備好備用投影儀燈泡；

③麥克風(fēng)：確保麥克風(fēng)數(shù)量充足，并測(cè)試其音量及清晰度；

④白板及熒光筆：準(zhǔn)備干凈的白板，并確保熒光筆顏色齊全、書寫流暢；

⑤飲用水：根據(jù)參會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備適量的飲用水，并放置在方便取用的位置。

(3)安排記錄：指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，會(huì)后整理并分發(fā)會(huì)議紀(jì)要。具體操作步驟如下：

①在會(huì)議通知中明確指定會(huì)議記錄人；

②提前向會(huì)議記錄人提供會(huì)議議程，以便其做好記錄準(zhǔn)備；

③會(huì)議記錄人需詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括發(fā)言要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工等；

④會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理會(huì)議紀(jì)要，并發(fā)送給所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。

2.會(huì)議執(zhí)行

(1)簽到管理：核對(duì)參會(huì)人員，確保準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始。具體操作步驟如下：

①會(huì)議開(kāi)始前15分鐘，會(huì)議記錄人開(kāi)始簽到，并引導(dǎo)參會(huì)人員入座；

②核對(duì)參會(huì)人員名單，如有缺席人員及時(shí)向會(huì)議發(fā)起人匯報(bào)；

③確保所有參會(huì)人員按時(shí)入座，并準(zhǔn)備好會(huì)議所需材料。

(2)議題控制：主持人按議程推進(jìn)，避免超時(shí)。具體控制方法如下：

①主持人需提前熟悉會(huì)議議程，并控制每個(gè)議題的發(fā)言時(shí)間；

②如有議題需要延長(zhǎng)討論時(shí)間，需提前與參會(huì)人員溝通，并確保不影響后續(xù)議題；

③主持人需及時(shí)提醒發(fā)言人注意時(shí)間，確保會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行。

(3)突發(fā)處理：如遇設(shè)備故障，立即協(xié)調(diào)技術(shù)支持。具體處理步驟如下：

①發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障時(shí)，立即向技術(shù)支持人員報(bào)告，并說(shuō)明故障情況；

②技術(shù)支持人員需盡快到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，并確保設(shè)備在會(huì)議開(kāi)始前恢復(fù)正常；

③如無(wú)法及時(shí)修復(fù)，需協(xié)調(diào)備用設(shè)備或調(diào)整會(huì)議形式。

3.會(huì)議后續(xù)

(1)紀(jì)要?dú)w檔：將會(huì)議紀(jì)要上傳至共享文件夾，并通知參會(huì)者查閱。具體操作步驟如下：

①會(huì)議紀(jì)要完成后，首先進(jìn)行校對(duì)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤；

②將會(huì)議紀(jì)要上傳至學(xué)校內(nèi)部共享文件夾，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保所有參會(huì)人員及相關(guān)部門可以查閱；

③通過(guò)郵件或內(nèi)部通知系統(tǒng)通知參會(huì)人員查閱會(huì)議紀(jì)要。

(2)落實(shí)事項(xiàng)：跟蹤決議執(zhí)行進(jìn)度，定期匯報(bào)。具體操作步驟如下：

①在會(huì)議紀(jì)要中明確標(biāo)注各項(xiàng)決議的責(zé)任人及完成時(shí)限；

②每周召開(kāi)一次工作例會(huì)，跟蹤各項(xiàng)決議的執(zhí)行進(jìn)度；

③對(duì)于未按時(shí)完成的決議，需及時(shí)了解原因并協(xié)調(diào)解決；

④每月向相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)決議執(zhí)行情況。

（三）印章管理

1.使用審批

(1)提交申請(qǐng)：需填寫《印章使用申請(qǐng)單》，注明用途、時(shí)間、經(jīng)手人，并由部門負(fù)責(zé)人簽字。具體操作步驟如下：

①申請(qǐng)人在《印章使用申請(qǐng)單》上填寫詳細(xì)的使用事由、時(shí)間、經(jīng)手人等信息；

②《印章使用申請(qǐng)單》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并注明審批意見(jiàn)；

③將《印章使用申請(qǐng)單》提交至辦公室負(fù)責(zé)人處進(jìn)行審核。

(2)審核蓋章：辦公室負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，由專人按規(guī)范蓋章，并記錄使用情況。具體操作步驟如下：

①辦公室負(fù)責(zé)人審核《印章使用申請(qǐng)單》，確保使用事由合理、時(shí)間符合規(guī)定；

②審核通過(guò)后，由專人持申請(qǐng)單到印章保管處申請(qǐng)蓋章；

③印章保管人員核對(duì)申請(qǐng)單信息無(wú)誤后，方可按照規(guī)范蓋章；

④蓋章完成后，在申請(qǐng)單上注明蓋章日期、經(jīng)手人，并將申請(qǐng)單存檔。

2.安全保管

(1)規(guī)定存放：印章存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)，鑰匙由兩人分別保管。具體存放要求如下：

①印章需存放在加鎖的保險(xiǎn)柜內(nèi)，保險(xiǎn)柜鑰匙由兩人分別保管，一人負(fù)責(zé)日常管理，另一人負(fù)責(zé)備份保管；

②保險(xiǎn)柜存放地點(diǎn)需選擇安全、隱蔽的室內(nèi)位置，并配備監(jiān)控設(shè)備；

③每日下班前，需檢查保險(xiǎn)柜是否鎖好，并記錄檢查情況。

(2)定期檢查：每月核對(duì)印章?tīng)顟B(tài)，如有磨損及時(shí)報(bào)修。具體操作步驟如下：

①每月由印章保管人員對(duì)印章進(jìn)行全面檢查，包括印章雕刻是否清晰、邊緣是否磨損、印泥是否干燥等；

②如發(fā)現(xiàn)印章磨損嚴(yán)重或無(wú)法正常使用，需立即報(bào)修，并聯(lián)系專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行維修或更換；

③維修或更換后的印章需重新進(jìn)行編號(hào)，并更新相關(guān)檔案記錄。

（四）日常事務(wù)

1.通訊管理

(1)電話接聽(tīng)：保持禮貌，記錄來(lái)電內(nèi)容，需轉(zhuǎn)達(dá)事項(xiàng)及時(shí)跟進(jìn)。具體操作步驟如下：

①接聽(tīng)電話時(shí)，首先問(wèn)好并自報(bào)姓名及部門；

②認(rèn)真傾聽(tīng)來(lái)電內(nèi)容，并做好記錄，包括來(lái)電人姓名、單位、來(lái)電事由、聯(lián)系方式等；

③如需轉(zhuǎn)達(dá)事項(xiàng)，需在接到電話后立即聯(lián)系相關(guān)人員，并確認(rèn)事項(xiàng)已傳達(dá)；

④對(duì)于無(wú)法當(dāng)場(chǎng)解決的問(wèn)題，需向來(lái)電人說(shuō)明處理時(shí)限，并按時(shí)反饋處理結(jié)果。

(2)郵件處理：每日查看郵件，按優(yōu)先級(jí)分類回復(fù)，重要事項(xiàng)抄送相關(guān)人員。具體操作步驟如下：

①每日上班后，首先查看收件箱，按郵件緊急程度進(jìn)行分類，重要郵件優(yōu)先處理；

②回復(fù)郵件時(shí)，需確保內(nèi)容