PAGE檔案保密管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司檔案保密管理，確保公司檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理過程中涉及的保密工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案保密管理工作合法合規(guī)。2.預防為主原則：強化檔案保密意識，采取有效措施預防檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.最小化原則：嚴格限定知悉檔案信息的人員范圍，確保信息僅在必要范圍內流轉。4.全程管控原則：對檔案的形成、收集、整理、存儲、利用、銷毀等全過程進行保密管理。二、檔案保密管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案保密管理制度，并組織實施。2.對公司各類檔案進行統(tǒng)一管理，確保檔案的安全存儲和有效利用。3.定期對檔案保管環(huán)境進行檢查，確保檔案存儲條件符合要求。4.組織開展檔案保密培訓和宣傳教育工作，提高員工的保密意識。5.對違反檔案保密規(guī)定的行為進行調查和處理。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案信息的真實、準確和完整。2.對本部門形成的檔案進行分類管理，明確檔案的密級和保密期限。3.在檔案利用過程中，嚴格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自擴大知悉范圍。4.配合檔案管理部門做好檔案保密管理工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督和檢查。（三）員工個人職責1.嚴格遵守公司檔案保密管理規(guī)章制度，不得泄露、傳播檔案信息。2.在工作中妥善保管涉及公司檔案的文件、資料等，防止丟失或被盜。3.未經批準，不得私自復制、摘抄、銷毀公司檔案。4.積極參加公司組織的檔案保密培訓和宣傳教育活動，提高自身保密意識。三、檔案的分類與密級劃分（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司各類行政文件、會議記錄、工作計劃與總結等。2.人事檔案：涵蓋員工個人基本信息、勞動合同、薪酬福利、培訓記錄等。3.財務檔案：包含財務報表、會計憑證、審計報告等。4.業(yè)務檔案：涉及公司業(yè)務活動中的合同協(xié)議、項目文檔、市場調研報告等。5.技術檔案：如研發(fā)資料、技術圖紙、工藝文件等。（二）密級劃分1.絕密級：涉及公司核心商業(yè)機密、重大決策信息、關鍵技術資料等，一旦泄露將對公司造成極其嚴重損失的檔案。2.機密級：包含公司重要業(yè)務數據、客戶信息、內部管理策略等，泄露后可能對公司產生較大影響的檔案。3.秘密級：涉及公司一般性業(yè)務信息、工作流程等，泄露后可能對公司造成一定影響的檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應按照檔案管理規(guī)定，及時收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的完整性。2.檔案收集過程中，要對檔案的內容進行初步審核，保證檔案信息真實、準確。3.對于重要檔案，應在形成后及時移交檔案管理部門，不得擅自留存。（二）整理規(guī)范1.檔案管理部門按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類整理。2.對每份檔案進行編號、編目，建立檔案目錄清單，便于查找和管理。3.對檔案中的文件資料進行排序、裝訂，確保檔案整齊有序。五、檔案的存儲與保管（一）存儲場所1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好。2.檔案庫房應配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施設備。3.對檔案庫房進行分區(qū)管理，不同密級的檔案應存放在相應的區(qū)域。（二）存儲方式1.檔案應采用紙質、電子等多種存儲方式，確保檔案信息的備份與安全。2.紙質檔案應存放在檔案柜中，按照類別和編號順序排列。3.電子檔案應存儲在專用的服務器或存儲設備上，并進行加密處理。（三）保管措施1.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、借閱等情況。2.定期對檔案進行盤點，確保檔案數量與臺賬一致。3.對檔案存儲環(huán)境進行定期檢查，發(fā)現問題及時處理。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合規(guī)、必要的原則，確保檔案信息的合理使用。2.嚴格限定檔案利用的范圍，不得將檔案用于與工作無關的目的。（二）借閱流程1.員工因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等。2.《檔案借閱申請表》經所在部門負責人審批后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，并登記借閱檔案的相關信息。4.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.借閱人在借閱檔案期間，應妥善保管檔案，不得擅自涂改、損壞、轉借他人。2.如需復印檔案，應經檔案管理部門批準，并在復印件上注明用途。3.利用檔案過程中，不得泄露檔案信息，不得超出規(guī)定的利用范圍。七、檔案的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案保密監(jiān)督機制，定期對各部門檔案保密管理工作進行檢查。2.檔案管理部門負責對檔案保密制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督。（二）檢查內容1.檔案保管環(huán)境是否符合要求，設施設備是否正常運行。2.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、存儲、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。3.員工對檔案保密規(guī)定的知曉程度和遵守情況。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現的問題，檔案管理部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。2.對違反檔案保密規(guī)定的行為，按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的依法追究法律責任。八、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過保密期限或失去保存價值。2.檔案保管部門根據檔案鑒定結果，提出檔案銷毀意見。（二）銷毀流程1.填寫《檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數量、銷毀原因等。2.《檔案銷毀申請表》經檔案管理部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應采用適當的方式進行，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。九、附則（一）