PAGE檔案安全隱患排查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，有效預(yù)防和消除檔案安全隱患，確保檔案的完整與安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中涉及的檔案安全隱患排查活動。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則通過建立健全檔案安全隱患排查機(jī)制，提前發(fā)現(xiàn)并消除潛在的安全隱患，防止檔案安全事故的發(fā)生。2.全面覆蓋原則對公司各類檔案的收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面排查，確保無死角。3.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在檔案安全隱患排查工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。4.及時(shí)整改原則對排查出的安全隱患，要及時(shí)采取有效措施進(jìn)行整改，確保檔案安全。二、檔案安全隱患排查職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案安全隱患排查計(jì)劃，并組織實(shí)施。2.定期對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施等進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告安全隱患。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門開展檔案安全隱患自查工作。4.對排查出的安全隱患進(jìn)行分析評估，提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常安全管理，定期開展檔案安全自查工作。2.配合檔案管理部門進(jìn)行檔案安全隱患排查，及時(shí)提供相關(guān)信息和資料。3.對本部門排查出的安全隱患進(jìn)行整改，確保檔案安全。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審批檔案安全隱患排查計(jì)劃和整改方案。2.協(xié)調(diào)解決檔案安全隱患排查工作中遇到的重大問題。3.對檔案安全隱患排查工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。三、檔案安全隱患排查內(nèi)容（一）檔案實(shí)體安全1.檔案庫房安全檢查庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等設(shè)施設(shè)備是否完好有效。查看庫房的溫濕度是否符合規(guī)定要求，溫濕度記錄是否完整準(zhǔn)確。檢查庫房的門窗是否牢固，門鎖是否完好，有無安全漏洞。2.檔案整理安全檢查檔案的整理是否規(guī)范，分類是否準(zhǔn)確，編號是否清晰。查看檔案的裝訂是否牢固，有無散頁、缺頁等情況。3.檔案保管安全檢查檔案的存放是否有序，排列是否合理，有無擠壓、損壞等現(xiàn)象。查看檔案的保管期限是否正確標(biāo)識，有無超期保管或提前銷毀的情況。（二）檔案信息安全1.檔案數(shù)字化安全檢查檔案數(shù)字化加工過程中的數(shù)據(jù)備份是否及時(shí)、完整，備份存儲介質(zhì)是否安全可靠。查看數(shù)字化加工場所的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)措施是否到位，有無數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。2.檔案信息系統(tǒng)安全檢查檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行情況，是否存在故障、漏洞等問題。查看系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理是否嚴(yán)格，有無越權(quán)操作現(xiàn)象。檢查系統(tǒng)的安全審計(jì)功能是否正常，審計(jì)記錄是否完整。3.檔案數(shù)據(jù)傳輸安全檢查檔案數(shù)據(jù)在傳輸過程中的加密措施是否有效，有無數(shù)據(jù)被竊取或篡改的風(fēng)險(xiǎn)。查看傳輸渠道是否穩(wěn)定可靠，有無網(wǎng)絡(luò)中斷等情況影響數(shù)據(jù)傳輸。（三）檔案人員安全1.檔案管理人員安全意識檢查檔案管理人員是否具備必要的安全知識和技能，是否定期參加安全培訓(xùn)。查看檔案管理人員對檔案安全制度的熟悉程度，有無違規(guī)操作行為。2.檔案人員操作規(guī)范檢查檔案管理人員在檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)范要求。查看檔案管理人員在使用檔案設(shè)備設(shè)施時(shí)是否正確操作，有無因操作不當(dāng)引發(fā)安全事故的可能。（四）檔案設(shè)施設(shè)備安全1.檔案庫房設(shè)施設(shè)備檢查庫房的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等是否完好有效，是否在有效期內(nèi)。查看庫房的通風(fēng)設(shè)備是否正常運(yùn)行，通風(fēng)效果是否良好。檢查庫房的電氣設(shè)備，如照明燈具、空調(diào)、除濕機(jī)等是否符合安全要求，有無電線老化、短路等隱患。2.檔案整理設(shè)備檢查檔案裝訂機(jī)、裁紙刀等整理設(shè)備是否安全可靠，有無防護(hù)裝置。查看設(shè)備的使用說明書是否齊全，操作人員是否熟悉操作規(guī)程。3.檔案存儲介質(zhì)檢查檔案存儲介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等是否完好無損，存儲的數(shù)據(jù)是否可讀取。查看存儲介質(zhì)的存放環(huán)境是否符合要求，有無受潮、發(fā)霉等情況。四、檔案安全隱患排查周期（一）定期排查1.檔案管理部門每月對檔案庫房及重點(diǎn)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行一次全面安全檢查。2.各部門每季度對本部門檔案進(jìn)行一次安全自查。（二）專項(xiàng)排查1.根據(jù)國家有關(guān)檔案安全法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實(shí)際情況，適時(shí)組織開展專項(xiàng)檔案安全隱患排查。2.在檔案管理工作的重要節(jié)點(diǎn)，如檔案接收、整理、移交、銷毀等前后，進(jìn)行專項(xiàng)安全檢查。（三）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對各部門檔案安全管理情況進(jìn)行抽查。五、檔案安全隱患排查方法（一）實(shí)地檢查檔案管理部門及各部門安全檢查人員通過實(shí)地查看檔案庫房、辦公場所等，檢查檔案實(shí)體、設(shè)施設(shè)備等的安全狀況。（二）設(shè)備檢測使用專業(yè)的檢測設(shè)備，如溫濕度計(jì)、消防檢測儀器、電氣檢測工具等，對檔案庫房的環(huán)境條件、消防設(shè)施、電氣設(shè)備等進(jìn)行檢測。（三）系統(tǒng)檢查對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行功能測試和安全漏洞掃描，檢查系統(tǒng)的運(yùn)行情況和數(shù)據(jù)安全狀況。（四）資料查閱查閱檔案管理相關(guān)的制度文件、操作記錄、設(shè)備維護(hù)記錄等資料，檢查檔案管理工作是否符合規(guī)范要求。（五）人員訪談與檔案管理人員、利用檔案的人員等進(jìn)行交流，了解檔案安全管理情況及存在的問題。六、檔案安全隱患排查結(jié)果處理（一）隱患記錄對排查出的檔案安全隱患，檢查人員應(yīng)詳細(xì)記錄隱患的內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、發(fā)現(xiàn)地點(diǎn)、責(zé)任人等信息，并填寫《檔案安全隱患排查記錄表》。（二）隱患評估檔案管理部門對排查出的安全隱患進(jìn)行分析評估，確定隱患的嚴(yán)重程度和整改難度，分為一般隱患、較大隱患和重大隱患。（三）整改措施制定針對不同等級的安全隱患，制定相應(yīng)的整改措施。一般隱患由檔案管理部門指導(dǎo)相關(guān)部門立即整改；較大隱患由檔案管理部門會同相關(guān)部門制定整改方案，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施；重大隱患由公司成立專項(xiàng)整改小組，制定詳細(xì)的整改方案，組織實(shí)施整改。（四）整改責(zé)任落實(shí)明確整改責(zé)任部門和責(zé)任人，整改責(zé)任部門負(fù)責(zé)按照整改措施要求組織整改工作，確保整改任務(wù)按時(shí)完成。責(zé)任人要認(rèn)真履行整改職責(zé)，對整改結(jié)果負(fù)責(zé)。（五）整改跟蹤與復(fù)查檔案管理部門對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，督促整改責(zé)任部門按時(shí)完成整改任務(wù)。整改完成后，組織相關(guān)人員進(jìn)行復(fù)查，復(fù)查合格后，對隱患進(jìn)行銷號處理。對整改不力的部門和責(zé)任人，要進(jìn)行通報(bào)批評，并責(zé)令重新整改。七、檔案安全隱患排查工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案安全隱患排查工作監(jiān)督機(jī)制，檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案安全隱患排查工作進(jìn)行日常監(jiān)督。2.公司領(lǐng)導(dǎo)定期對檔案安全隱患排查工作進(jìn)行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)督促整改。（二）考核辦法1.將檔案安全隱患排查工作納入公司績效考核體系，對在檔案安全隱患排查工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人