PAGE征集檔案資料制度匯編一、總則（一）目的為了加強公司檔案資料管理，規(guī)范檔案資料征集工作，確保檔案資料的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案資料在公司發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料征集工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案資料征集工作必須嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案資料的合法性和規(guī)范性。2.真實完整原則：征集的檔案資料應真實反映公司各項活動的實際情況，保證檔案資料的完整性，不得遺漏重要信息。3.及時有效原則：各部門和員工應及時將相關(guān)檔案資料提交至檔案管理部門，確保檔案資料的時效性，以便為公司決策和業(yè)務(wù)開展提供有效支持。4.安全保密原則：檔案資料涉及公司的商業(yè)秘密和敏感信息，在征集、整理、保管和利用過程中，必須嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案資料的安全。二、檔案資料征集范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，如考勤制度、財務(wù)制度、人事制度等。3.公司會議記錄、紀要，包括總經(jīng)理辦公會、部門例會等會議資料。4.公司各類工作計劃、總結(jié)、報告，如年度工作計劃、季度工作總結(jié)等。5.公司與政府部門、合作伙伴簽訂的合同、協(xié)議等文件。6.公司獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等相關(guān)資料。（二）人事管理類1.員工入職、離職、調(diào)動等相關(guān)手續(xù)文件，如入職登記表、離職申請表、調(diào)動審批表等。2.員工勞動合同、保密協(xié)議、培訓協(xié)議等文件。3.員工績效考核記錄、薪酬發(fā)放記錄、福利發(fā)放記錄等資料。4.員工培訓計劃、培訓教材、培訓證書等文件。5.公司人才招聘計劃、招聘簡歷、面試評估表等資料。（三）財務(wù)管理類1.公司財務(wù)預算、決算報告，財務(wù)報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.公司財務(wù)審計報告、稅務(wù)審計報告等文件。3.公司資金往來憑證、發(fā)票、收據(jù)等財務(wù)票據(jù)。4.公司固定資產(chǎn)清單、折舊計算表等文件。5.公司投資項目相關(guān)資料，如投資計劃書、投資協(xié)議、收益分配表等。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)營類1.公司產(chǎn)品研發(fā)資料，包括產(chǎn)品設(shè)計方案、技術(shù)圖紙、測試報告等。2.公司市場推廣資料，如市場調(diào)研報告、廣告宣傳資料、營銷活動方案等。3.公司銷售合同、訂單、發(fā)貨單、收款記錄等文件。4.公司采購合同、采購訂單、收貨單、付款記錄等文件。5.公司生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)報表、質(zhì)量檢驗報告等資料。（五）其他類1.公司重大活動、項目的策劃方案、實施記錄、總結(jié)報告等資料，如公司周年慶典、新產(chǎn)品發(fā)布會等活動資料。2.公司對外宣傳資料片、宣傳片、宣傳冊等資料。3.公司員工個人撰寫的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的論文、著作等資料。4.公司收到的外部單位或個人的來信、來函、捐贈物品等相關(guān)資料。三、征集流程（一）資料形成部門或個人整理1.各部門和員工在日常工作中應及時收集、整理本部門或個人產(chǎn)生的檔案資料，確保資料的齊全、完整。2.對收集到的檔案資料進行分類、編號，并編制目錄清單，注明資料的名稱、日期、來源等信息。（二）提交申請1.資料形成部門或個人在整理好檔案資料后，填寫《檔案資料征集申請表》，詳細說明資料的名稱、數(shù)量、內(nèi)容、形成時間等信息，并提交至檔案管理部門。2.《檔案資料征集申請表》應經(jīng)部門負責人簽字確認，確保資料的真實性和完整性。（三）檔案管理部門審核1.檔案管理部門收到《檔案資料征集申請表》后，對申請資料進行審核，重點審核資料的完整性、準確性、規(guī)范性以及與公司檔案資料征集范圍的相關(guān)性。2.如發(fā)現(xiàn)申請資料不符合要求，檔案管理部門應及時與資料形成部門或個人溝通，要求其補充或修改相關(guān)資料。（四）資料移交1.經(jīng)審核通過的檔案資料，資料形成部門或個人應按照檔案管理部門的要求，將資料原件或復印件移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門在接收資料時，應認真核對資料的數(shù)量、內(nèi)容等信息，并辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認。（五）資料歸檔1.檔案管理部門對接收的檔案資料進行進一步整理、分類、編號，并按照公司檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行歸檔存儲。2.建立檔案資料電子目錄，便于查詢和利用。同時，對重要檔案資料應進行備份，確保檔案資料的安全性。四、征集要求（一）資料內(nèi)容要求1.檔案資料應內(nèi)容真實、準確，不得偽造、篡改。2.資料應字跡清晰、圖表規(guī)范、簽字蓋章齊全，能夠反映公司各項活動的真實情況。3.對于重要的檔案資料，應提供相關(guān)的說明、解釋或背景資料，以便更好地理解資料的內(nèi)容和價值。（二）資料格式要求1.檔案資料的格式應符合公司檔案管理的統(tǒng)一要求，一般為紙質(zhì)文件或電子文件。2.紙質(zhì)文件應采用A4紙張打印或復印，左側(cè)裝訂，頁面整潔，無破損、污漬。3.電子文件應采用常用的辦公軟件格式，如Word、Excel、PDF等，并確保文件能夠正常打開和讀取。（三）資料標識要求1.檔案資料應進行明確標識，包括資料名稱、編號、日期、來源等信息。2.編號應按照公司檔案管理的編號規(guī)則進行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.對于重要的檔案資料，應在資料首頁加蓋“機密”“絕密”等保密標識，并注明保密期限。五、獎勵與處罰（一）獎勵1.對在檔案資料征集工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括但不限于頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升等。（二）處罰1.對于違反本制度規(guī)定，未及時提交檔案資料或提交的檔案資料不符合要求的部門或個人，公司將給予批評教育，并責令其限期整改。2.如因未及時提交檔案資料或提交的檔案資料存在問題，給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)部門或個人的責任。3.對于故意隱瞞、銷毀檔案資料或泄露公司檔案資料機密的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予嚴肅處理，直至解除勞動合同，并依法追究其法律責任。六、檔案資料的保管與利用（一）保管1.檔案管理部門應建立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的安全。2.對檔案資料進行分類存放，按照檔案資料的類別、年度、保管期限等進行排列，便于查找和管理。3.定期對檔案資料進行清查、核對，確保檔案資料的數(shù)量、內(nèi)容與檔案目錄一致。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理。（二）利用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案資料的，應填寫《檔案資料查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，對檔案資料進行審核，如符合查閱規(guī)定，為查閱人員提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)