PAGE現(xiàn)代企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、子公司等。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔。7.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體實(shí)施。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交公司綜合管理部門。4.積極配合綜合管理部門開展檔案的查詢、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定。2.認(rèn)真做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案質(zhì)量。3.不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平，熟悉檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布檔案內(nèi)容。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、文件、報(bào)表、報(bào)告等。3.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)等。4.公司的科研成果、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。5.公司的財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證賬本等會(huì)計(jì)檔案。6.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。7.公司的聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。8.其他對公司具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案收集齊全，不得積壓、散失。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁。3.對于重要的文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專業(yè)、階段進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷冊。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類別進(jìn)行分類，裝訂成冊。4.人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，建立個(gè)人檔案袋。5.聲像檔案：按照內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行分類，注明相關(guān)信息。四、檔案的保管（一）庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蟲、防潮的地點(diǎn)。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。3.庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，便于查找和管理。2.上架的檔案應(yīng)排列整齊，標(biāo)識(shí)清晰。3.對于特殊載體的檔案，如光盤、磁帶等，應(yīng)單獨(dú)存放，并注明相關(guān)信息。（三）庫房管理1.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員的職責(zé)。2.定期對庫房進(jìn)行檢查，確保檔案的安全。3.做好庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。4.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人需要查閱本人的人事檔案等相關(guān)檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供其查閱。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋公司檔案專用章。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱、查閱頁數(shù)、借閱期限等。3.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度為依據(jù)。2.從公司實(shí)際出發(fā)，全面分析檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值。3.確保鑒定工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.分析檔案的形成背景、內(nèi)容、來源等，判斷其重要性。3.參考同類型檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗(yàn)。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.填寫檔案銷毀申請表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員共同銷毀檔案。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)在銷毀清冊上簽字，注明銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量等。5.銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息支持。3.確保檔案信息的安全，防止信息泄露。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)適合公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全保障：采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等安全措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理