PAGE企業(yè)職工人事檔案制度一、總則（一）目的為了加強企業(yè)職工人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高企業(yè)人力資源管理水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關法律法規(guī)，結合本企業(yè)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本企業(yè)全體職工人事檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)職工人事檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確地反映職工的實際情況，嚴禁弄虛作假。3.保密原則：嚴格遵守保密規(guī)定，確保職工人事檔案信息不泄露。4.服務利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為企業(yè)人力資源管理、職工個人發(fā)展等提供服務。二、檔案內容（一）履歷材料1.職工個人簡歷，包括學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等。2.學歷學位證書、培訓結業(yè)證書等相關證明材料。（二）自傳材料職工撰寫的自傳。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核表、績效考核評價結果等。2.任職考察材料、晉升考察材料等。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術職務（職稱）材料1.學歷學位證書復印件、學歷認證報告等。2.參加各類培訓的結業(yè)證書、培訓記錄等。3.專業(yè)技術職務任職資格證書、聘任文件等。（五）政審材料1.入黨、入團政審材料。2.其他政治歷史審查材料。（六）黨團材料1.入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書等。2.入團志愿書、入團申請書等。（七）獎勵材料1.各級政府、部門及企業(yè)頒發(fā)的獎勵證書、表彰決定等。2.個人獲得的榮譽稱號相關材料。（八）處分材料1.受到黨紀、政紀處分的決定、通報等。2.企業(yè)內部的違紀處理決定等。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資發(fā)放記錄等。2.職務任免文件、崗位變動通知等。3.出國（境）審批表、護照復印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.健康體檢報告、職業(yè)病診斷證明等。2.職工個人的重要成果、業(yè)績材料等。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門負責定期收集職工人事檔案材料，各部門應積極配合，及時將涉及職工的相關材料移交人力資源部門。2.職工個人應主動向人力資源部門提交本人新增的檔案材料。（二）整理1.人力資源部門檔案管理人員按照檔案內容分類標準，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.每份檔案材料應保持完整、清潔，破損或褪色的材料應進行修補或復制。3.按照檔案材料形成的時間順序進行排列，編制檔案材料目錄，目錄應清晰、準確地反映檔案材料的內容和順序。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度、濕度適宜。（二）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。3.對電子檔案應進行備份，存儲在安全可靠的介質上，并定期進行檢查和維護。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.企業(yè)內部人員因工作需要查閱職工人事檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到人力資源部門查閱。2.需要查閱檔案的部門應明確查閱目的和范圍，檔案管理人員應根據(jù)申請要求提供相應的檔案材料，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱職工人事檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)人力資源部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得泄露檔案內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案。六、檔案轉遞（一）轉遞條件1.職工因工作調動、離職、退休等原因，需要轉遞人事檔案的。2.按照國家有關規(guī)定，需要將檔案轉遞到其他單位或部門的。（二）轉遞程序1.由人力資源部門根據(jù)職工的調動、離職等情況，開具《檔案轉遞通知單》。2.檔案管理人員按照《檔案轉遞通知單》的要求，將職工人事檔案整理密封，并在封口處加蓋騎縫章。檔案管理人員填寫《檔案轉遞登記表》，詳細記錄檔案轉遞的時間、去向、接收單位等信息。3.通過機要交通或專人送取等方式將檔案轉遞給接收單位，并要求接收單位在《檔案轉遞回執(zhí)》上簽字蓋章后返回。七、檔案信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.利用現(xiàn)代信息技術，建立企業(yè)職工人事檔案電子管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.電子檔案系統(tǒng)應具備完善的安全防護措施，確保檔案信息的安全。（二）電子檔案管理1.檔案管理人員應及時將紙質檔案材料進行數(shù)字化掃描錄入電子檔案系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質檔案內容一致。2.對電子檔案進行分類、編號、存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便查詢和利用。3.定期對電子檔案進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理職責1.負責職工人事檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉遞等日常管理工作。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。3.維護檔案的完整性和準確性，對檔案材料進行定期檢查和清理。（二）保密職責1.嚴格遵守保密制度，保守檔案機密，不得泄露檔案內容。2.對涉及職工個人隱私的檔案信息進行嚴格保密，防止信息泄露給無關人員。（三）服務職責1.積極為企業(yè)內部各部門提供檔案查閱、借閱等服務，滿足工作需要。2.及時解答職工關于檔案管理的疑問和咨詢，提供必要的幫助。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.企業(yè)設立檔案管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負責人、紀檢監(jiān)察部門人員等組成，負責對職工人事檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱、轉遞等環(huán)節(jié)。2.檔案內容的真實性、完整性和準確性。3.檔案管理人員的工作情況，包括崗位職責履行、保密制度執(zhí)行等。（三）違規(guī)處理1.對