PAGE檔案資料查閱利用制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案資料的管理，規(guī)范檔案資料的查閱利用行為，確保檔案資料的安全與完整，充分發(fā)揮檔案資料在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料查閱利用方面的活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案資料的查閱利用必須嚴格遵守國家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案資料在查閱利用過程中的安全，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞，同時嚴格保護檔案資料中涉及的商業(yè)秘密、個人隱私等信息。3.服務(wù)至上原則：在符合規(guī)定的前提下，為檔案資料的查閱利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，滿足其合理需求。二、檔案資料的分類與范圍（一）檔案資料分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會決議、董事會決議、公司章程等公司治理文件，行政公文、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動、晉升等相關(guān)手續(xù)文件，員工基本信息、薪資福利、績效考核、培訓(xùn)記錄等資料。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：合同協(xié)議、項目文檔、招投標(biāo)文件、客戶資料、銷售記錄、采購訂單等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)項目資料、技術(shù)方案、工藝流程、產(chǎn)品圖紙、專利文件等。（二）檔案資料范圍涵蓋公司自成立以來形成的具有保存價值的各種紙質(zhì)、電子及其他載體形式的文件資料。三、檔案資料查閱利用的流程（一）查閱申請1.查閱人需填寫《檔案資料查閱申請表》，詳細注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.將申請表提交至所在部門負責(zé)人審批，部門負責(zé)人應(yīng)根據(jù)實際情況進行審核，簽署意見并簽字確認。（二）審批1.對于一般性檔案資料的查閱申請，由檔案管理部門負責(zé)人審批。2.涉及重要檔案資料、機密信息或可能對公司造成重大影響的查閱申請，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）查閱安排1.檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人負責(zé)接待查閱人，并按照規(guī)定提供相應(yīng)的檔案資料。2.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行查閱，不得擅自將檔案資料帶出指定區(qū)域。（四）利用登記1.查閱人在查閱過程中，如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案資料，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并在《檔案資料利用登記表》上詳細記錄利用情況，包括利用內(nèi)容、利用方式、利用份數(shù)等。2.檔案管理部門應(yīng)對查閱人利用檔案資料的情況進行嚴格登記，確保利用過程可追溯。（五）歸還查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。四、檔案資料查閱利用的權(quán)限與限制（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可按照本制度規(guī)定的流程查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外部單位或個人因業(yè)務(wù)合作、審計、法律糾紛等原因需要查閱公司檔案資料的，須經(jīng)公司相關(guān)部門審核同意，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)機密等重要信息的檔案資料，未經(jīng)公司書面授權(quán)，查閱人不得擅自向任何第三方披露。2.檔案資料的查閱利用不得用于與工作無關(guān)的目的，不得損害公司利益。3.嚴禁涂改、偽造、損毀、丟失檔案資料。五、檔案資料的安全與保密措施（一）檔案保管場所安全1.檔案管理部門應(yīng)確保檔案保管場所具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，定期對安全設(shè)施進行檢查和維護。2.檔案保管場所應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對檔案資料的出入庫及查閱利用過程進行全程監(jiān)控。（二）檔案資料保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對檔案資料的內(nèi)容嚴格保密，不得向無關(guān)人員透露。2.在檔案資料的查閱利用過程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。3.對于涉及公司機密的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等特殊保密措施。六、檔案資料查閱利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門應(yīng)定期對檔案資料查閱利用情況進行審計監(jiān)督，檢查查閱利用流程是否合規(guī)，檔案資料的安全與保密措施是否落實到位。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料的查閱利用記錄進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督1.接受國家檔案行政管理部門及其他相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供檔案資料查閱利用情況的相關(guān)信息。2.對于涉及法律糾紛等情況，積極配合司法機關(guān)的調(diào)查，按照法律規(guī)定提供相關(guān)檔案資料。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱檔案資料。2.違反查閱利用流程，擅自更改、刪除檔案資料。3.將檔案資料帶出指定查閱場所，未按規(guī)定歸還。4.泄露檔案資料中的機密信息。5.利用檔案資料從事與工作無關(guān)或損害公司利益的活動。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，由檔案管理部門給予警告，并責(zé)令其立即改正。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括但不限于通報批評、降職、撤職等，同時要求違規(guī)人員賠償因違規(guī)行為給公司造成的損失。3.對于違反法律法規(guī)的違規(guī)行為，將依法追究其法律責(zé)