PAGE巡察整改檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)巡察整改檔案管理，確保巡察整改工作資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，為巡察整改工作提供有力支撐，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部與巡察整改工作相關(guān)的各類檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映巡察整改工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理巡察整改過程中形成的各類文件、資料，確保檔案齊全完整。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善巡察整改檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好巡察整改檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負(fù)責(zé)巡察整改檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全和完整。4.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門巡察整改工作中形成檔案的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的準(zhǔn)確、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.巡察工作方案、通知、公告等文件。2.巡察組反饋意見及相關(guān)材料。3.整改工作方案、措施、計(jì)劃等。4.整改工作會(huì)議記錄、紀(jì)要。5.整改工作臺(tái)賬、報(bào)表。6.整改報(bào)告、總結(jié)。7.整改工作中形成的各類文件、資料，如整改措施落實(shí)情況的證明材料、相關(guān)會(huì)議決議等。8.與巡察整改工作相關(guān)的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在巡察整改工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將本部門形成的檔案資料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)有效、字跡清晰、格式規(guī)范。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.綜合類：包括巡察工作方案、通知、公告、整改工作方案、總結(jié)等綜合性文件。2.反饋意見類：巡察組反饋意見及相關(guān)材料。3.整改措施類：整改工作措施、計(jì)劃、臺(tái)賬等。4.會(huì)議記錄類：整改工作會(huì)議記錄、紀(jì)要。5.證明材料類：整改措施落實(shí)情況的證明材料、相關(guān)會(huì)議決議等。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行分類。2.對(duì)每一類檔案資料進(jìn)行排序，一般按照文件形成時(shí)間先后順序排列。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.對(duì)破損的檔案資料進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)字跡模糊的進(jìn)行復(fù)制或抄寫清晰。5.按照一定的規(guī)格進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度+類別+順序號(hào)+保管期限”的格式。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.類別：用大寫英文字母表示，如“Z”代表綜合類，“F”代表反饋意見類，“C”代表整改措施類，“H”代表會(huì)議記錄類，“Z”代表證明材料類。4.順序號(hào)：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從每年的“0001”開始依次編號(hào)。5.保管期限：用大寫英文字母表示，如“L”代表永久，“Y”代表長(zhǎng)期，“D”代表短期。例如：2023年綜合類第10份檔案，保管期限為長(zhǎng)期，則編號(hào)為“2023Z0010Y”。五、檔案歸檔（一）歸檔時(shí)間各部門應(yīng)在檔案整理完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案移交檔案管理部門歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對(duì)符合要求的檔案進(jìn)行登記，并按照編號(hào)順序上架存放。3.建立檔案目錄索引，方便查詢和利用。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，確保檔案存放安全、整潔、通風(fēng)良好。（二）保管設(shè)備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司/組織重大決策、重要資產(chǎn)、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管：保存期限在[X]年以上的檔案，如重要會(huì)議記錄、重要業(yè)務(wù)文件等。3.短期保管：保存期限在[X]年以下的檔案，如一般性業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性工作文件等。（四）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。七、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（二）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.需要復(fù)印檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。4.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱、借閱應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行審批，并限制查閱、借閱范圍。八、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，實(shí)行專人專柜保管。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱機(jī)密檔案時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。（二）保密責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門形成檔案的保密工作負(fù)責(zé)。2.檔案管理人員對(duì)檔案的保密工作承擔(dān)直接責(zé)任。3.對(duì)違反保密規(guī)定的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性及現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷