PAGE鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)則制度一、總則（一）目的為加強鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本規(guī)則制度。（二）適用范圍本規(guī)則制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位、村（社區(qū)）等在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全，便于開發(fā)利用。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集、整理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委書記為組長，鄉(xiāng)鎮(zhèn)長為副組長，各部門負責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，研究解決檔案管理中的重大問題，確保檔案管理工作與鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。（二）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員。檔案管理部門負責(zé)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等。（三）各部門職責(zé)1.各部門負責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.明確一名兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案工作的具體落實，協(xié)助檔案管理部門做好檔案管理相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.各部門在業(yè)務(wù)工作中形成的文件、報告、合同、協(xié)議、報表、圖紙等。4.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)組織的各類活動、會議、培訓(xùn)等形成的文件、資料、照片、音像等。5.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部職工的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)所屬事業(yè)單位、村（社區(qū)）上報的各類文件、資料、統(tǒng)計報表等。7.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后及時收集，確保文件材料的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，禁止使用圓珠筆、鉛筆等書寫。3.對破損、褪色的文件材料，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準確。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限文件類別進行分類整理。年度劃分以文件形成的自然年度為準；保管期限分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）；文件類別根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》進行劃分，如黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等。2.科技檔案按照項目進行分類整理，包括項目前期文件、項目實施過程文件、項目竣工驗收文件等。每個項目單獨編號，建立項目檔案目錄。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，年度終了后，由財務(wù)部門負責(zé)整理成冊，移交檔案管理部門保管。保管期限按照《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。4.人事檔案按照干部檔案管理的有關(guān)規(guī)定進行整理，建立個人檔案目錄，實行一人一檔管理。5.聲像檔案按照載體形式（照片、錄音帶、錄像帶等）進行分類整理，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并配以文字說明。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防磁柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對檔案保管設(shè)備進行檢查、維護和更新，確保設(shè)備正常運行。（三）檔案存放1.按照檔案類別、保管期限、年度等進行分類存放，建立檔案存放索引，便于查找。2.對電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，嚴格限制無關(guān)人員進入檔案庫房。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，應(yīng)及時采取措施，確保檔案安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)法律法規(guī)和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)定為依據(jù)，準確判定檔案的保存價值。2.堅持全面的歷史觀點，從維護歷史真實面貌出發(fā)，對檔案進行綜合分析和鑒定。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行全面分析，判斷其歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)注明檔案的題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者等信息，并由鑒定小組成員簽字確認。3.檔案銷毀清冊報鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后，方可進行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)將檔案銷毀情況報告鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。六、檔案的統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總、分析，及時掌握檔案管理工作動態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）利用工作1.制定檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、手續(xù)等。2.檔案管理人員應(yīng)積極主動地為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用者的需求，及時準確地提供檔案資料。3.對檔案利用情況進行登記，記錄利用者姓名、單位、利用時間、利用內(nèi)容等信息。4.嚴格遵守檔案保密規(guī)定，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經(jīng)批準不得提供利用。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.對現(xiàn)有檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。3.加強檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）實施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標、任務(wù)、步驟和保障措施。2.按照規(guī)劃逐步推進檔案信息化建