PAGE檔案資料保管責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案資料的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，明確檔案資料保管責(zé)任，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案資料管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作，并指定專人負(fù)責(zé)，接受綜合管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。3.確保安全原則：采取有效措施，確保檔案資料的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案資料的損壞、丟失和泄露。4.方便利用原則：在確保檔案資料安全的前提下，充分考慮檔案資料的利用需求，提供便捷的利用服務(wù)，提高檔案資料的利用效率。二、檔案資料范圍及分類（一）檔案資料范圍1.公司設(shè)立以來形成的各類文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的各類技術(shù)資料、圖紙、工藝文件、質(zhì)量記錄、設(shè)備檔案、物資檔案等。3.公司對(duì)外交往中形成的各類信函、傳真、電子郵件、證書、榮譽(yù)等。4.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）檔案資料分類1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：包括市場(chǎng)營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、行政管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表等。3.技術(shù)資料類：包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝設(shè)計(jì)、技術(shù)研發(fā)、設(shè)備維護(hù)、質(zhì)量控制等方面的技術(shù)文件、圖紙、工藝文件、質(zhì)量記錄、設(shè)備檔案等。4.項(xiàng)目檔案類：包括公司承擔(dān)的各類項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等過程中形成的文件、合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表等。5.其他類：包括公司對(duì)外交往中形成的信函、傳真、電子郵件、證書、榮譽(yù)等，以及其他具有保存價(jià)值的檔案資料。三、檔案資料保管職責(zé)分工（一）綜合管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案資料保管責(zé)任制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案資料的集中統(tǒng)一管理，指導(dǎo)各部門做好檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作。3.負(fù)責(zé)檔案資料的分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，建立檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理。4.負(fù)責(zé)檔案資料庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案資料的實(shí)體安全。5.負(fù)責(zé)檔案資料的查閱、借閱、復(fù)印等利用服務(wù)工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料利用審批制度。6.負(fù)責(zé)組織檔案資料的鑒定、銷毀工作，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和安全性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、歸檔和保管工作，指定專人負(fù)責(zé)，并接受綜合管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。2.按照公司檔案資料保管責(zé)任制度的要求，定期將本部門形成的檔案資料移交綜合管理部門歸檔。3.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的查閱、借閱、復(fù)印等利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料利用審批制度。4.協(xié)助綜合管理部門做好檔案資料保管責(zé)任制度的宣傳、培訓(xùn)和貫徹落實(shí)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案資料的日常管理工作，包括收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、復(fù)印等。2.嚴(yán)格遵守檔案資料保管責(zé)任制度，確保檔案資料的安全和完整。3.積極為檔案資料利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地查找和提供所需檔案資料。4.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.協(xié)助綜合管理部門做好檔案資料的鑒定、銷毀工作。四、檔案資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案資料收集責(zé)任人，按照檔案資料形成的時(shí)間順序和類別，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案資料。2.檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，確保檔案資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，并確保兩者內(nèi)容一致。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案資料分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案資料目錄卡片，注明檔案資料的名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保裝訂牢固、整齊美觀，便于查閱和保管。4.對(duì)電子檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案資料的安全和可檢索性。五、檔案資料歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在每年年底前，將本部門當(dāng)年形成的檔案資料整理完畢，移交綜合管理部門歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案資料歸檔范圍和保管期限的要求，對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，符合要求的予以歸檔。3.歸檔的檔案資料應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案資料裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放，便于查閱。（二）保管要求1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案資料庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案資料的實(shí)體安全。2.檔案資料應(yīng)按照類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.對(duì)電子檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案資料庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，防止檔案資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。六、檔案資料查閱與借閱（一）查閱要求1.公司內(nèi)部人員查閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全。3.查閱檔案資料應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出檔案資料庫房。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱要求1.公司內(nèi)部人員借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案資料。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案資料時(shí)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案資料的完整無缺。綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)在《檔案資料借閱登記表》上注明歸還日期，并簽字確認(rèn)。七、檔案資料鑒定與銷毀（一）鑒定要求1.綜合管理部門應(yīng)定期組織檔案資料鑒定工作，成立檔案資料鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。2.檔案資料鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案資料進(jìn)行全面審查，確定檔案資料的存毀。3.檔案資料鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見，填寫《檔案資料鑒定表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案資料銷毀的依據(jù)。（二）銷毀要求1.檔案資料銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，由綜合管理部門檔案管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。3.銷毀檔案資料應(yīng)填寫《檔案資料銷毀登記表》，注明銷毀日期、銷毀檔案資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，監(jiān)銷人員和銷毀人員應(yīng)簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案資料應(yīng)及時(shí)清理，確保檔案資料庫房的整潔和安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案資料保管責(zé)任制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案資料的收集、整理歸檔、保管、查閱借閱、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將檔案資料