PAGE物業(yè)檔案分級(jí)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)物業(yè)檔案的管理，確保物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高物業(yè)檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則物業(yè)檔案由公司統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集物業(yè)項(xiàng)目從規(guī)劃、建設(shè)到運(yùn)營管理過程中的各類文件資料，確保檔案無遺漏。4.保密性原則對(duì)涉及業(yè)主隱私、公司機(jī)密等重要檔案信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。5.便于利用原則檔案整理應(yīng)科學(xué)規(guī)范，便于查詢、借閱和使用，以滿足公司內(nèi)部管理和對(duì)外服務(wù)的需要。二、物業(yè)檔案分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)（一）一級(jí)檔案1.物業(yè)項(xiàng)目立項(xiàng)文件包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、土地出讓合同等。2.物業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件如規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、建筑設(shè)計(jì)圖紙、環(huán)境設(shè)計(jì)圖紙等。3.物業(yè)項(xiàng)目建設(shè)工程文件涵蓋建設(shè)工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程竣工驗(yàn)收備案表、工程竣工圖等。4.物業(yè)項(xiàng)目重要合同協(xié)議例如物業(yè)服務(wù)合同、租賃合同、維修保養(yǎng)合同等。5.涉及物業(yè)項(xiàng)目重大決策的文件包括公司關(guān)于物業(yè)項(xiàng)目的戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策會(huì)議紀(jì)要等。（二）二級(jí)檔案1.物業(yè)項(xiàng)目日常運(yùn)營管理文件如年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、各類工作報(bào)表等。2.物業(yè)項(xiàng)目業(yè)主資料包含業(yè)主基本信息登記表、業(yè)主委員會(huì)相關(guān)文件等。3.物業(yè)項(xiàng)目設(shè)備設(shè)施檔案包括設(shè)備設(shè)施采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備設(shè)施臺(tái)賬等。4.物業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案如財(cái)務(wù)報(bào)表、收支明細(xì)、費(fèi)用收繳記錄等。5.物業(yè)項(xiàng)目安全管理檔案涵蓋安全管理制度、安全檢查記錄、事故處理報(bào)告等。（三）三級(jí)檔案1.物業(yè)項(xiàng)目一般性通知、通告2.物業(yè)項(xiàng)目日常工作的一般性文件，如工作聯(lián)系單、備忘錄等3.物業(yè)項(xiàng)目員工培訓(xùn)資料、考勤記錄等4.物業(yè)項(xiàng)目環(huán)境管理記錄，如綠化養(yǎng)護(hù)記錄、衛(wèi)生檢查記錄等5.物業(yè)項(xiàng)目客戶投訴處理記錄三、檔案管理職責(zé)分工（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善物業(yè)檔案分級(jí)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)、協(xié)調(diào)各物業(yè)項(xiàng)目的檔案管理工作。3.集中保管一級(jí)檔案，并對(duì)二級(jí)、三級(jí)檔案進(jìn)行定期抽查和監(jiān)督。4.組織檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化管理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（二）物業(yè)項(xiàng)目檔案管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本物業(yè)項(xiàng)目檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照檔案分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范性。3.建立檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和流程，做好借閱記錄。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.協(xié)助公司檔案管理部門做好檔案的數(shù)字化錄入和其他相關(guān)工作。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)及時(shí)將工作中形成的各類文件資料移交至檔案管理崗位，確保檔案收集的及時(shí)性。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等，如有缺失應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充。3.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，需收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（二）整理方法1.分類按照物業(yè)檔案分級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案分為一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)檔案，并進(jìn)一步細(xì)分具體類別。2.編號(hào)為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號(hào)等信息，便于查詢和管理。3.裝訂對(duì)紙張較多的檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于保存和查閱。4.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理崗位對(duì)整理好的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過后，將檔案移交至公司檔案管理部門或本項(xiàng)目的檔案保管地點(diǎn)進(jìn)行歸檔。3.歸檔時(shí)，應(yīng)按照檔案類別和編號(hào)順序存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.一級(jí)檔案永久保存。2.二級(jí)檔案保存期限為[X]年。3.三級(jí)檔案保存期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施確保檔案的安全存放。2.檔案應(yīng)分類存放，不同級(jí)別的檔案分開保管，便于管理和查詢。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案借閱與利用（一）借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可借閱相關(guān)物業(yè)檔案。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱物業(yè)檔案的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱流程1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。3.檔案管理部門審核申請(qǐng)表，如符合借閱規(guī)定，予以辦理借閱手續(xù)，并登記借閱信息。4.借閱人憑有效證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。5.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）利用方式1.公司內(nèi)部員工可根據(jù)工作需要，在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱、復(fù)印檔案資料。2.如需對(duì)檔案進(jìn)行摘錄、引用等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密或業(yè)主隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定使用，不得泄露。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、嚴(yán)格審批的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、物業(yè)項(xiàng)目檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、重要性、歷史價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。2.對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)于確無保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。（四）銷毀流程1.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)督人員的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀徹底。3.銷毀過程中，應(yīng)做好記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式等信息。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案