PAGE檔案防損防潮管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的保護(hù)與管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可讀性，防止檔案因損壞、受潮等原因而丟失或失效，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理過程中涉及防損防潮的相關(guān)工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則：通過采取有效的預(yù)防措施，減少檔案受到損壞和受潮的風(fēng)險。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進(jìn)行妥善保管。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案防損防潮工作中的職責(zé)，確保工作落實到位。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案防損防潮管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對檔案庫房的環(huán)境條件進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保溫濕度等符合要求。3.組織開展檔案防損防潮知識培訓(xùn)，提高員工的保護(hù)意識。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案防損防潮工作，對違規(guī)行為進(jìn)行糾正。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步保管，采取必要的防損防潮措施。2.配合檔案管理部門做好檔案的定期檢查和盤點(diǎn)工作，及時反饋檔案存在的問題。3.教育本部門員工遵守檔案防損防潮制度，愛護(hù)檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照制度要求對檔案進(jìn)行分類、編號、存放，確保檔案存放有序。2.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應(yīng)措施。3.做好檔案庫房的日常管理工作，如清潔、通風(fēng)等。4.協(xié)助檔案管理部門開展相關(guān)培訓(xùn)和工作。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)保持清潔，避免沾染灰塵、污漬等。3.對于重要檔案，應(yīng)進(jìn)行備份收集，防止原件損壞。（二）整理規(guī)范1.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理。2.對檔案進(jìn)行編號，便于查找和管理。3.去除檔案中的金屬物，如訂書釘、回形針等，防止生銹損壞檔案。4.對破損或褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案質(zhì)量。四、檔案存放（一）庫房選址1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方。2.避免選擇靠近水源、衛(wèi)生間、食堂等容易受潮或產(chǎn)生異味的區(qū)域。（二）庫房布局1.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置檔案架、柜等存放設(shè)備，檔案架、柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。2.劃分不同的區(qū)域，如辦公區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保工作流程順暢。3.庫房內(nèi)設(shè)置溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實時掌握環(huán)境變化。（三）存放方式1.檔案應(yīng)分類存放在檔案架、柜中，不同類別、年度、保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案應(yīng)直立存放，避免平放或堆疊過高，防止檔案變形。3.對于珍貴或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如使用專門的檔案盒、封裝袋等。五、檔案防損措施（一）防火1.庫房內(nèi)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期檢查和維護(hù)。2.嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。3.對電氣設(shè)備進(jìn)行定期檢查，確保無漏電、短路等安全隱患。（二）防蟲1.庫房內(nèi)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，清除雜物和灰塵。2.在檔案架、柜內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，但要注意避免污染檔案。3.對新入庫的檔案進(jìn)行防蟲檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害及時處理。（三）防盜1.在庫房門窗安裝防盜設(shè)施，如防盜門、防盜窗等。2.安裝監(jiān)控設(shè)備，對庫房進(jìn)行24小時監(jiān)控，確保檔案安全。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)進(jìn)行登記。(四)防磁1.對于磁性載體檔案，如磁帶、磁盤等，應(yīng)采取防磁措施，如使用防磁柜存放。2.避免將磁性載體檔案與強(qiáng)磁場源靠近，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案防潮措施（一）溫濕度控制1.庫房內(nèi)溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.根據(jù)溫濕度變化情況，適時采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施。3.在高溫高濕季節(jié)，應(yīng)加強(qiáng)對庫房溫濕度的監(jiān)測和調(diào)控。（二）通風(fēng)換氣1.庫房應(yīng)安裝通風(fēng)設(shè)備，定期進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持空氣清新。2.通風(fēng)口應(yīng)設(shè)置濾網(wǎng)，防止灰塵等進(jìn)入庫房。3.在通風(fēng)時，應(yīng)注意避免檔案被風(fēng)吹亂或受到灰塵污染。（三）防潮包裝1.對重要檔案或易受潮檔案，應(yīng)采用防潮包裝材料進(jìn)行封裝，如防潮紙、塑料薄膜等。2.在檔案盒內(nèi)放置干燥劑，吸收潮氣。3.對于紙質(zhì)檔案，可進(jìn)行脫酸處理，提高檔案的耐久性。（四）防水處理1.檢查庫房的屋頂、墻壁、地面等是否有漏水現(xiàn)象，如有應(yīng)及時修復(fù)。2.在庫房周圍設(shè)置排水設(shè)施，確保雨水能夠及時排出。3.避免將檔案存放在靠近水源的地方，如水管附近。七、檔案檢查與盤點(diǎn)（一）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)每月對檔案庫房進(jìn)行一次全面檢查，包括檔案的存放情況、溫濕度、設(shè)備運(yùn)行等。2.需要對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時記錄并處理。3.各部門應(yīng)每季度對本部門的檔案進(jìn)行自查，確保檔案保管良好。（二）不定期抽查1.檔案管理部門可根據(jù)實際情況，不定期對部分檔案進(jìn)行抽查，核實檔案的保管狀況。2.對抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。（三）盤點(diǎn)1.每年年底，檔案管理部門應(yīng)組織對公司所有檔案進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保賬實相符。2.盤點(diǎn)過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的數(shù)量、狀況等信息，發(fā)現(xiàn)差異及時查找原因并處理。八、檔案修復(fù)與處置（一）修復(fù)原則1.遵循“保持原貌、最小干預(yù)”的原則，對受損檔案進(jìn)行修復(fù)。2.修復(fù)材料應(yīng)與檔案原件相匹配，確保修復(fù)后的檔案質(zhì)量。（二）修復(fù)方法1.對于破損的紙質(zhì)檔案，可采用裱糊、托裱等方法進(jìn)行修復(fù)。2.對于褪色的檔案，可采用數(shù)字化修復(fù)或化學(xué)修復(fù)等方法。3.對于磁性載體檔案的修復(fù)，應(yīng)根據(jù)具體情況選擇合適的技術(shù)手段。（三）處置規(guī)定1.對已失去保存價值或損壞無法修復(fù)的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。2.銷毀檔案時，應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)審批后進(jìn)行，并確保銷毀過程的安全。3.對重要檔案的銷毀，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，防止檔案信息泄露。九、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案防損防潮培訓(xùn)計劃，定期組織員工參加培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案保護(hù)知識、防損防潮措施、設(shè)備操作等。（二）培訓(xùn)方式1.采用集中授課培訓(xùn)方式，邀請專家進(jìn)行講解。2.組織實地操作培訓(xùn)，讓員工親身體驗檔案管理工作。3.利用網(wǎng)絡(luò)平臺發(fā)布培訓(xùn)資料，供員工自主學(xué)習(xí)。（