PAGE輔警建立個(gè)人檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)輔警隊(duì)伍建設(shè)，規(guī)范輔警個(gè)人檔案管理，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地反映輔警的基本情況、工作經(jīng)歷、考核獎(jiǎng)懲等信息，為輔警的選拔任用、培訓(xùn)考核、薪酬待遇等提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)全體輔警人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映輔警的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集輔警各方面的信息，確保檔案資料完整無(wú)缺。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保輔警個(gè)人信息安全，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)輔警的工作變動(dòng)、考核獎(jiǎng)懲等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.個(gè)人基本情況：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.學(xué)歷學(xué)位：填寫(xiě)最高學(xué)歷及相應(yīng)學(xué)位證書(shū)信息。3.家庭主要成員：包括父母、配偶、子女等的姓名、工作單位、聯(lián)系方式等。（二）入職信息1.入職申請(qǐng)表：記錄輔警入職時(shí)填寫(xiě)的各項(xiàng)信息，包括應(yīng)聘崗位、入職時(shí)間、試用期等。2.入職培訓(xùn)記錄：包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、考核成績(jī)等。（三）工作經(jīng)歷1.工作崗位變動(dòng)記錄：詳細(xì)記錄輔警在不同崗位的任職時(shí)間、崗位名稱(chēng)、崗位職責(zé)等。2.工作業(yè)績(jī)：包括完成的主要工作任務(wù)、取得的工作成果、獲得的表彰獎(jiǎng)勵(lì)等。（四）考核評(píng)價(jià)1.年度考核表：每年對(duì)輔警進(jìn)行年度考核，記錄考核結(jié)果、考核評(píng)語(yǔ)、考核等級(jí)等。2.專(zhuān)項(xiàng)考核記錄：如參加專(zhuān)項(xiàng)任務(wù)、應(yīng)急處置等的考核情況。（五）培訓(xùn)教育1.參加各類(lèi)培訓(xùn)的記錄：包括培訓(xùn)名稱(chēng)、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)證書(shū)等。2.學(xué)歷教育情況：記錄輔警在職期間參加的學(xué)歷提升教育情況。（六）獎(jiǎng)懲情況1.獎(jiǎng)勵(lì)記錄：包括獲得的榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件等。2.違紀(jì)處分記錄：記錄輔警受到的警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職、開(kāi)除等處分情況及相關(guān)文件。（七）其他信息1.健康狀況：記錄輔警的體檢報(bào)告、疾病史等。2.職業(yè)資格證書(shū)：如取得的與輔警工作相關(guān)的職業(yè)資格證書(shū)信息。3.其他需要?dú)w檔的重要信息。三、檔案建立與收集（一）檔案建立1.新入職輔警在入職一個(gè)月內(nèi)，由本人填寫(xiě)《輔警個(gè)人檔案信息登記表》，并提交相關(guān)證明材料，如身份證、學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、戶(hù)口本等復(fù)印件。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)新入職輔警的檔案材料進(jìn)行初步審核，審核無(wú)誤后建立個(gè)人檔案，并按照檔案內(nèi)容分類(lèi)進(jìn)行整理歸檔。（二）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將涉及輔警的各類(lèi)文件、資料、考核結(jié)果等報(bào)送至人力資源部門(mén)，作為檔案補(bǔ)充材料。2.輔警本人應(yīng)主動(dòng)向所在部門(mén)或人力資源部門(mén)提供個(gè)人取得的各類(lèi)證書(shū)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等相關(guān)材料，確保檔案信息的完整性。3.人力資源部門(mén)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或不完整的，及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)或輔警本人進(jìn)行補(bǔ)充。四、檔案整理與保管（一）檔案整理1.人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)輔警檔案進(jìn)行整理，按照檔案內(nèi)容的分類(lèi)順序，對(duì)各類(lèi)材料進(jìn)行排列、編號(hào)、裝訂。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致、破損或褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行裱糊、修補(bǔ)或復(fù)制，確保檔案的整潔和完整。3.建立檔案目錄索引，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、姓名、入職時(shí)間等信息，便于查找和管理。（二）檔案保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲(chóng)設(shè)施等，確保檔案安全存放。2.檔案保管室應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱登記制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與目錄相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.輔警本人有權(quán)查閱自己的檔案，但應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到人力資源部門(mén)查閱。2.公司/組織內(nèi)部因工作需要查閱輔警檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。3.外部單位因工作需要查閱輔警檔案的，必須持有單位介紹信，經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照查閱程序進(jìn)行查閱。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)在檔案保管室指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管室。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案整潔，不得在檔案材料上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱輔警檔案，確因特殊情況需要借閱的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人應(yīng)持審批后的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案保管室辦理借閱手續(xù)，檔案保管人員應(yīng)將檔案復(fù)印后提供給借閱人，原件不得外借。2.借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案復(fù)印件妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。3.借閱期滿(mǎn)后，借閱人應(yīng)及時(shí)將檔案復(fù)印件歸還檔案保管室，并在《檔案借閱登記表》上簽字注銷(xiāo)。六、檔案更新與異動(dòng)（一）檔案更新1.輔警個(gè)人基本信息發(fā)生變更的，應(yīng)在變更后一個(gè)月內(nèi)，向人力資源部門(mén)提交相關(guān)證明材料，辦理檔案信息變更手續(xù)。人力資源部門(mén)應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案中的相關(guān)信息進(jìn)行更新，并注明變更日期和變更原因。2.輔警工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等發(fā)生變化的，所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)將相關(guān)材料報(bào)送至人力資源部門(mén)，人力資源部門(mén)應(yīng)在收到材料后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成檔案更新。（二）檔案異動(dòng)1.輔警崗位變動(dòng)時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)根據(jù)其新的崗位信息，對(duì)檔案中的工作經(jīng)歷等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，并注明崗位變動(dòng)時(shí)間和原因。2.輔警離職時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定對(duì)其檔案進(jìn)行封存，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自向無(wú)關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。2.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，查閱人、借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非工作目的或泄露給他人。3.對(duì)涉及輔警個(gè)人隱私的信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)輔警本人同意，不得對(duì)外公開(kāi)。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案保管室的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案安全。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案損壞。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)等工作，配備必要的消防器材、除濕設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.輔警離職后，其檔案保存期限屆滿(mǎn)或因其他原因需要銷(xiāo)毀的，由人力資源部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)。2.檔案中有涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密或個(gè)人隱私等不宜公開(kāi)的信息，在保密期限屆滿(mǎn)后，經(jīng)審批可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.人力資源部門(mén)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，