PAGE合同檔案管控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高合同管理水平，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)簽訂的各類(lèi)合同檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行等全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)合同檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查閱、利用。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度。2.集中統(tǒng)一管理公司合同檔案，建立合同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.對(duì)合同檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、保管等工作。4.負(fù)責(zé)合同檔案的查閱、借閱、歸還等服務(wù)工作。5.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。（二）合同簽訂部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)合同的起草、審核、簽訂、履行等工作。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料移交檔案管理部門(mén)。3.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好合同檔案的查閱、核實(shí)等工作。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核合同中涉及的財(cái)務(wù)條款，確保財(cái)務(wù)事項(xiàng)的合規(guī)性。2.配合檔案管理部門(mén)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。3.提供與合同相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和資料。（四）法務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)合同的合法性進(jìn)行審查，提出法律意見(jiàn)。2.處理合同糾紛，協(xié)助相關(guān)部門(mén)做好合同檔案的證據(jù)收集等工作。3.對(duì)合同檔案管理工作提供法律支持和指導(dǎo)。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司簽訂的各類(lèi)合同文本，包括但不限于買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、勞動(dòng)合同等。2.合同簽訂過(guò)程中形成的相關(guān)文件，如合同審批表、意向書(shū)、談判記錄、招投標(biāo)文件、補(bǔ)充協(xié)議等。3.合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件，如發(fā)貨單、驗(yàn)收單、對(duì)賬單、付款憑證、變更記錄、違約處理記錄等。（二）收集要求1.合同簽訂部門(mén)應(yīng)在合同簽訂生效后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料一式兩份移交檔案管理部門(mén)，其中一份作為原件歸檔，另一份由檔案管理部門(mén)留存復(fù)印件以備查閱。2.對(duì)于合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的文件，合同簽訂部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集整理，并在每季度末將相關(guān)資料移交檔案管理部門(mén)。3.移交的合同檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。（三）整理方法1.分類(lèi)：合同檔案按照合同類(lèi)型、業(yè)務(wù)性質(zhì)等進(jìn)行分類(lèi)，具體分類(lèi)如下：買(mǎi)賣(mài)合同類(lèi)租賃合同類(lèi)服務(wù)合同類(lèi)技術(shù)合同類(lèi)勞動(dòng)合同類(lèi)其他合同類(lèi)2.編號(hào)：對(duì)每一份合同檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)格式為：年份+部門(mén)代碼+合同類(lèi)別代碼+順序號(hào)，例如：20230101001，其中“2023”表示年份，“01”表示部門(mén)代碼，“01”表示合同類(lèi)別代碼，“001”表示順序號(hào)。3.裝訂：將合同文本及相關(guān)資料按照順序整理好，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。4.編目：編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱(chēng)、簽訂日期、簽訂部門(mén)、合同金額、履行期限、檔案存放位置等信息。四、合同檔案的保管（一）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同性質(zhì)、重要程度等因素確定，具體如下：1.涉及公司重大資產(chǎn)處置、長(zhǎng)期合作關(guān)系等重要合同檔案，保管期限為[X]年。2.一般合同檔案，保管期限為[X]年。3.短期合同檔案，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專(zhuān)用檔案柜存放，按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序排列，確保檔案存放整齊、有序。2.電子檔案：建立合同檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將合同文本及相關(guān)資料進(jìn)行電子化存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的合同檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制合同檔案內(nèi)容。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將合同檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在合同檔案上涂改、標(biāo)注、污損等。如發(fā)現(xiàn)合同檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人員歸還合同檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。六、合同檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全合同檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的合同檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，防止信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自將合同檔案內(nèi)容透露給無(wú)關(guān)人員。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，確保消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)和傳輸，應(yīng)采取安全可靠的技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)被篡改、丟失或泄露。七、合同檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件合同檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的合同檔案進(jìn)行清理，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《合同檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的合同檔案，由檔案管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀