PAGE廢舊印章檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廢舊印章檔案管理，確保印章使用的合法性、規(guī)范性和安全性，防止印章流失、被盜用等風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及分支機(jī)構(gòu)涉及的廢舊印章管理工作。（三）定義1.廢舊印章：指公司因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用或已損壞、失效的各類印章，包括但不限于公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法人章等。2.廢舊印章檔案：由廢舊印章實(shí)物及其相關(guān)使用記錄、審批文件、銷毀記錄等材料組成的檔案。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：廢舊印章檔案統(tǒng)一由公司指定的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)管理。2.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行廢舊印章的收繳、登記、保管、銷毀等操作。3.安全保密原則：確保廢舊印章檔案的安全，防止信息泄露。二、廢舊印章的收繳（一）收繳情形1.因公司機(jī)構(gòu)撤銷、合并、分立等原因，原機(jī)構(gòu)不再使用的印章。2.公司名稱變更后，原名稱印章不再使用的。3.業(yè)務(wù)調(diào)整，相關(guān)業(yè)務(wù)不再開(kāi)展，對(duì)應(yīng)的印章不再使用的。4.印章?lián)p壞、遺失或被盜用，經(jīng)確認(rèn)已無(wú)法正常使用的。（二）收繳流程1.印章使用部門(mén)或個(gè)人在印章停止使用后，應(yīng)立即填寫(xiě)《廢舊印章收繳申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章停用原因、印章名稱、編號(hào)、規(guī)格等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將填寫(xiě)完整的《廢舊印章收繳申請(qǐng)表》連同廢舊印章一并提交至公司行政管理部門(mén)。3.行政管理部門(mén)收到申請(qǐng)后，對(duì)印章及申請(qǐng)表進(jìn)行初步審核，核實(shí)印章停用原因及相關(guān)信息的真實(shí)性。審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上加蓋審核章，并將申請(qǐng)表及印章轉(zhuǎn)至檔案管理部門(mén)。4.檔案管理部門(mén)對(duì)收繳的廢舊印章進(jìn)行再次核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，在《廢舊印章收繳登記表》上進(jìn)行登記，記錄印章收繳日期、名稱、編號(hào)、規(guī)格、收繳部門(mén)等信息。三、廢舊印章檔案的登記與保管（一）登記內(nèi)容1.廢舊印章檔案應(yīng)詳細(xì)記錄印章的基本信息，包括印章名稱、編號(hào)、規(guī)格、啟用時(shí)間、停用時(shí)間、收繳原因等。2.記錄印章的使用情況，如使用部門(mén)、使用日期、使用事項(xiàng)、審批文件等。3.留存印章收繳過(guò)程中的相關(guān)文件，如《廢舊印章收繳申請(qǐng)表》、審核記錄等。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的廢舊印章保管區(qū)域，確保保管環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等條件。2.廢舊印章應(yīng)存放在專門(mén)的印章盒或保險(xiǎn)柜內(nèi)，并進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)廢舊印章檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)印章實(shí)物與檔案記錄是否一致，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入廢舊印章保管區(qū)域，確需查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。四、廢舊印章檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱廢舊印章檔案的，查閱人應(yīng)填寫(xiě)《廢舊印章檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)審核通過(guò)后，安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人只能查閱與申請(qǐng)內(nèi)容相關(guān)的檔案資料，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或?qū)n案帶離查閱現(xiàn)場(chǎng)。如需摘抄、復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《廢舊印章檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。（二）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱廢舊印章檔案，確因特殊原因需要借閱的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《廢舊印章檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)與借閱人簽訂《廢舊印章檔案借閱承諾書(shū)》，明確借閱人的責(zé)任和義務(wù)，確保檔案的安全歸還。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。五、廢舊印章的銷毀（一）銷毀條件1.已無(wú)保存價(jià)值的廢舊印章，如因機(jī)構(gòu)撤銷、名稱變更等原因長(zhǎng)期不再使用且不會(huì)再涉及相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。2.損壞嚴(yán)重?zé)o法修復(fù)且已停止使用的印章。3.被盜用且已采取相應(yīng)措施確保不再產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的印章。（二）銷毀流程1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)廢舊印章進(jìn)行清理，確定需要銷毀的印章清單，并填寫(xiě)《廢舊印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出印章名稱、編號(hào)、規(guī)格、銷毀原因等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至公司管理層審批。2.公司管理層審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)組織實(shí)施印章銷毀工作。銷毀工作應(yīng)至少由兩人在場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀過(guò)程的真實(shí)性和徹底性。3.印章銷毀可采用粉碎、熔化等方式進(jìn)行，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《廢舊印章銷毀登記表》上簽字確認(rèn)銷毀情況。4.將《廢舊印章銷毀申請(qǐng)表》、《廢舊印章銷毀登記表》等相關(guān)文件作為廢舊印章檔案的一部分進(jìn)行歸檔保存，以備查考。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)廢舊印章檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查印章收繳、登記、保管、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，檔案資料是否完整、準(zhǔn)確。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)自查情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門(mén)、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.如因違反本制度規(guī)定導(dǎo)致公司利益受損或出現(xiàn)法律風(fēng)險(xiǎn)的，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。七、附