PAGE清掃保潔檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司清掃保潔檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及清掃保潔工作的檔案管理，包括但不限于保潔人員信息、工作記錄、客戶反饋、設(shè)備物資檔案等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：公司清掃保潔檔案由專門部門或?qū)Ｈ思泄芾?，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映清掃保潔工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、記錄清晰。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善清掃保潔檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、分類、歸檔、保管公司清掃保潔檔案。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門或人員提供檔案資料。6.負(fù)責(zé)檔案的安全保護(hù)工作，防止檔案損壞、丟失和泄露。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門清掃保潔檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，按照檔案管理要求進(jìn)行規(guī)范填寫和整理。3.配合檔案管理部門做好檔案的清查、核對等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱等。3.對檔案進(jìn)行分類編號，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。5.及時(shí)向檔案管理部門反饋檔案管理工作中存在的問題，并提出改進(jìn)建議。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.保潔人員檔案：包括保潔人員基本信息、入職離職記錄、培訓(xùn)記錄、考核記錄等。2.工作記錄檔案：涵蓋每日清掃保潔工作記錄、定期衛(wèi)生檢查記錄、特殊清潔任務(wù)記錄等。3.客戶反饋檔案：收集客戶對清掃保潔服務(wù)質(zhì)量的評價(jià)、投訴及處理結(jié)果等相關(guān)資料。4.設(shè)備物資檔案：包含清掃保潔設(shè)備清單、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、物資采購記錄、庫存盤點(diǎn)記錄等。5.合同協(xié)議檔案：涉及清掃保潔服務(wù)合同、合作協(xié)議、采購合同等。6.其他檔案：如上級部門文件、行業(yè)相關(guān)資料、應(yīng)急預(yù)案等與清掃保潔工作有關(guān)的其他文件資料。（二）檔案編號1.采用分類編號法，對每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。2.編號格式為：[類別代碼][年份][流水號]。例如，保潔人員檔案編號為“BJRY[2023]001”，其中“BJRY”為保潔人員檔案類別代碼，“2023”為年份，“001”為流水號。3.類別代碼如下：保潔人員檔案：BJRY工作記錄檔案：GJLR客戶反饋檔案：KHFB設(shè)備物資檔案：SBWZ合同協(xié)議檔案：HTXY其他檔案：QT四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期將本部門形成的清掃保潔檔案資料收集齊全，移交檔案管理部門。2.檔案形成部門在工作過程中應(yīng)及時(shí)將檔案資料整理歸檔，不得積壓或拖延。3.對于零散的檔案資料，檔案管理人員應(yīng)定期進(jìn)行收集，確保檔案的完整性。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案編號規(guī)則進(jìn)行編號。2.對每份檔案資料進(jìn)行核對，確保資料內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.去除檔案資料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案袋或文件夾進(jìn)行裝訂。4.使用耐久性強(qiáng)的書寫材料進(jìn)行書寫或打印，確保檔案字跡清晰、易讀。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.檔案管理人員按照檔案分類，將整理好的檔案資料分別歸入相應(yīng)的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中。2.建立檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.對電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案索引，確保電子檔案的可讀性和可利用性。）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，便于查找。檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)留有適當(dāng)?shù)拈g隔。3.對重要檔案應(yīng)采取備份措施，如存儲(chǔ)在電子存儲(chǔ)設(shè)備或異地存儲(chǔ)等，防止檔案丟失或損壞。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，檔案管理人員離開庫房時(shí)應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電。六、檔案借閱與利用（一）檔案借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交檔案管理部門。3.檔案管理人員根據(jù)申請表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。4.借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格登記借閱時(shí)間、借閱人姓名、部門等信息，并要求借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量和完整性。5.借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）檔案利用1.檔案管理人員應(yīng)積極為公司各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)工作需要及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明出處。七、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及公司機(jī)密、客戶隱私等敏感信息的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得向任何單位或個(gè)人提供、泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案管理工作中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制檔案查閱人員范圍、對檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密等。（二）檔案安全1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。2.定期對檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對電子檔案應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、病毒防護(hù)等措施，確保電子檔案的安全。4.如發(fā)生檔案丟失、損壞、泄露等事故，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級報(bào)告。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、歷史意義等因素，綜合判斷檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。（二）檔案銷毀1.對已過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀處理。2.檔案銷毀應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)采用適