PAGE機關(guān)檔案借閱歸還制度一、總則（一）目的為加強機關(guān)檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門及所屬單位工作人員借閱檔案的管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持檔案借閱審批制度，保證借閱行為經(jīng)過必要的審核流程，防止檔案丟失、損壞和泄密。3.提高檔案利用效率，在確保檔案安全的前提下，為機關(guān)各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案借閱管理（一）借閱申請1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表應(yīng)由借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批，如涉及重要檔案或跨部門借閱，需經(jīng)機關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請表后，應(yīng)及時進行審核。審核內(nèi)容包括借閱人資格、借閱用途合理性、預(yù)計歸還日期等。2.對于符合借閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審批意見，并通知借閱人辦理借閱手續(xù)。對于不符合借閱條件的申請，應(yīng)向借閱人說明原因。（三）借閱登記1.借閱人憑審批通過的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請表內(nèi)容，詳細(xì)記錄借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、預(yù)計歸還日期、借閱人姓名及所在部門等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。（四）借閱期限1.檔案借閱期限一般不超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.對于重要檔案或利用率較高的檔案，借閱期限可根據(jù)實際情況適當(dāng)縮短。三、檔案歸還管理（一）歸還提醒1.檔案管理部門應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個工作日，通過電話、郵件等方式提醒借閱人按時歸還檔案。2.對于臨近借閱期限仍未歸還的檔案，檔案管理部門應(yīng)進行重點跟蹤，確保檔案按時歸還。（二）歸還驗收1.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的名稱、數(shù)量、完整性等信息。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有丟失、損壞或涂改等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照有關(guān)規(guī)定進行處理。（三）歸還登記1.檔案管理人員確認(rèn)檔案歸還無誤后，應(yīng)在借閱登記冊上記錄歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。2.對于逾期歸還的檔案，檔案管理人員應(yīng)在登記冊上注明逾期情況，并按照規(guī)定對借閱人進行相應(yīng)處理。四、檔案保密管理（一）保密責(zé)任1.借閱人在借閱檔案過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和本機關(guān)的保密制度，承擔(dān)保密責(zé)任。2.檔案管理人員應(yīng)對檔案的保密工作負(fù)責(zé)，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。（二）保密措施1.借閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)向借閱人明確告知檔案的保密要求，并要求借閱人簽署保密承諾書。2.借閱人應(yīng)在符合保密要求的場所查閱檔案，不得將檔案帶出機關(guān)或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進行操作。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案借閱情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)保密問題及時處理。五、檔案利用監(jiān)督（一）利用情況統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱情況進行統(tǒng)計分析，包括借閱檔案的種類、數(shù)量、用途、借閱期限等，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。2.根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果，檔案管理部門應(yīng)及時調(diào)整檔案管理策略，提高檔案利用效率。（二）監(jiān)督檢查1.機關(guān)內(nèi)部審計部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)定期對檔案借閱歸還制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效落實。2.對于違反檔案借閱歸還制度的行為，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定進行嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。六、特殊情況處理（一）檔案損壞或丟失1.如發(fā)生檔案損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)立即向檔案管理部門報告，并采取措施盡量減少損失。2.檔案管理部門應(yīng)及時組織調(diào)查，查明原因，分清責(zé)任。對于因借閱人原因造成檔案損壞或丟失的，借閱人應(yīng)按照檔案價值進行賠償，并承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。（二）不可抗力因素1.因不可抗力因素導(dǎo)致檔案無法按時歸還或造成損壞的，借閱人應(yīng)及時向檔案管理部門說明情況，并提供相關(guān)證明材料。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實際情況，對借閱期限或賠