PAGE如何申請(qǐng)檔案封存制度一、總則（一）目的為規(guī)范檔案封存制度的申請(qǐng)流程，確保檔案管理工作合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，保護(hù)相關(guān)人員的隱私和權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及檔案封存申請(qǐng)的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：申請(qǐng)檔案封存必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案內(nèi)容的保密性，防止信息泄露。3.必要性原則：檔案封存應(yīng)基于合理、必要的原因，避免濫用。二、檔案封存的適用情形（一）涉及個(gè)人隱私的檔案1.包含個(gè)人敏感信息，如身份證號(hào)碼、銀行賬號(hào)、健康狀況等，且該信息公開(kāi)可能對(duì)個(gè)人造成不利影響的檔案。2.涉及個(gè)人隱私的工作記錄、考核評(píng)價(jià)等，當(dāng)事人提出合理申請(qǐng)的。（二）特定項(xiàng)目或業(yè)務(wù)的階段性檔案1.項(xiàng)目完成后，相關(guān)檔案在一定期限內(nèi)無(wú)需頻繁查閱，且封存不影響后續(xù)審計(jì)、追溯等工作的。2.業(yè)務(wù)流程中的過(guò)渡性檔案，已完成其階段性作用的。（三）法律法規(guī)規(guī)定需封存的檔案根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)要求，必須進(jìn)行封存管理的檔案。三、申請(qǐng)流程（一）申請(qǐng)人提交申請(qǐng)1.申請(qǐng)人應(yīng)填寫《檔案封存申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)封存檔案的名稱、所屬項(xiàng)目或業(yè)務(wù)、封存原因等信息。2.附上相關(guān)證明材料，如涉及個(gè)人隱私的，需提供本人身份證明及說(shuō)明隱私信息影響的相關(guān)材料；涉及特定項(xiàng)目或業(yè)務(wù)的，需提供項(xiàng)目或業(yè)務(wù)完成的證明材料等。（二）部門審核1.申請(qǐng)人所在部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，核實(shí)申請(qǐng)?jiān)虻恼鎸?shí)性和合理性。2.審核申請(qǐng)材料是否齊全、規(guī)范，如不符合要求，應(yīng)通知申請(qǐng)人補(bǔ)充完善。（三）檔案管理部門審查1.檔案管理部門收到經(jīng)部門審核后的申請(qǐng)，對(duì)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、保管期限等進(jìn)行審查。2.判斷檔案是否符合封存條件，如符合，在申請(qǐng)表上簽署審查意見(jiàn)。（四）審批1.根據(jù)檔案的重要性和涉及范圍，由公司/組織相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.一般檔案封存申請(qǐng)由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重要業(yè)務(wù)、大量人員信息等的檔案封存申請(qǐng)，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）通知申請(qǐng)人審批通過(guò)后，檔案管理部門及時(shí)通知申請(qǐng)人申請(qǐng)已獲批準(zhǔn)，并告知其檔案封存的具體執(zhí)行方式和后續(xù)查詢規(guī)定。四、檔案封存的執(zhí)行（一）封存方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用專用的檔案盒或檔案袋進(jìn)行密封，并在封口處加蓋檔案管理部門印章。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)。（二）封存地點(diǎn)1.設(shè)立專門的檔案封存庫(kù)，確保封存檔案的安全保管。2.封存庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。（三）記錄與標(biāo)識(shí)1.建立檔案封存記錄，詳細(xì)記錄封存檔案的名稱、數(shù)量、封存時(shí)間、申請(qǐng)人等信息。2.在封存檔案的載體上標(biāo)明封存日期、有效期等標(biāo)識(shí)。五、檔案封存期間的管理（一）保管責(zé)任檔案管理部門負(fù)責(zé)封存檔案的日常保管工作，確保檔案的安全和完整。（二）定期檢查1.定期對(duì)封存檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、變質(zhì)等情況。2.檢查記錄應(yīng)詳細(xì)留存，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）查詢限制1.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查詢封存檔案。2.因工作需要查詢封存檔案的，應(yīng)按照規(guī)定履行查詢審批手續(xù)。六、檔案封存的解除（一）申請(qǐng)解除的情形1.原封存原因已消除，如涉及個(gè)人隱私的情況已不再敏感，或特定項(xiàng)目或業(yè)務(wù)需要重新查閱相關(guān)檔案的。2.法律法規(guī)規(guī)定的解除封存條件已滿足的。（二）解除申請(qǐng)流程與檔案封存申請(qǐng)流程類似，申請(qǐng)人提交《檔案封存解除申請(qǐng)表》及相關(guān)證明材料，經(jīng)部門審核、檔案管理部門審查、領(lǐng)導(dǎo)審批后，進(jìn)行解除操作。（三）解除方式1.紙質(zhì)檔案的解除封存，應(yīng)在原封存標(biāo)識(shí)上注明解除日期，并重新整理存放。2.電子檔案的解除，應(yīng)恢復(fù)其正常訪問(wèn)權(quán)限。七、監(jiān)督與責(zé)任（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立監(jiān)督部門，定期對(duì)檔案封存制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.接受員工和相關(guān)利益方的監(jiān)督舉報(bào)，對(duì)違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理。(二)責(zé)任追究1.對(duì)于違反檔案封存制度，擅自開(kāi)啟、查閱、泄露封存檔案信息的人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.造成嚴(yán)重后果或損失的，依法追究其法律責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制