PAGE檔案系統(tǒng)責(zé)任追究制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案系統(tǒng)管理，規(guī)范檔案管理行為，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，明確檔案管理各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的責(zé)任，特制定本責(zé)任追究制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及檔案系統(tǒng)管理的所有部門(mén)、崗位及人員，包括檔案的形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.責(zé)任明確原則：清晰界定檔案管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任落實(shí)到人。3.實(shí)事求是原則：以事實(shí)為依據(jù)，準(zhǔn)確認(rèn)定責(zé)任，客觀公正地進(jìn)行追究。4.教育與懲戒相結(jié)合原則：通過(guò)責(zé)任追究，達(dá)到教育相關(guān)人員、規(guī)范管理行為、防范類(lèi)似問(wèn)題再次發(fā)生的目的。二、檔案管理各環(huán)節(jié)責(zé)任界定（一）檔案形成部門(mén)及人員責(zé)任1.文件材料形成責(zé)任各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的形成工作，確保所形成的文件材料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、有效，能夠全面反映本部門(mén)業(yè)務(wù)活動(dòng)和工作成果。業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料，如合同、協(xié)議、報(bào)告、報(bào)表、記錄等，應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，不得拖延或積壓。2.文件材料質(zhì)量責(zé)任形成文件材料的人員應(yīng)對(duì)文件內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保文件表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。涉及重要事項(xiàng)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)的文件，應(yīng)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核把關(guān)，確保文件質(zhì)量符合要求。（二）檔案收集人員責(zé)任1.收集范圍明確責(zé)任檔案收集人員應(yīng)熟悉公司各類(lèi)檔案的收集范圍，按照規(guī)定及時(shí)、全面地收集應(yīng)歸檔的文件材料。對(duì)于不同業(yè)務(wù)類(lèi)型產(chǎn)生的檔案，應(yīng)明確具體的收集內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，確保無(wú)遺漏。2.收集及時(shí)性責(zé)任在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文件材料的收集工作，不得因個(gè)人原因?qū)е聶n案收集延誤。對(duì)于重要緊急業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料，應(yīng)優(yōu)先及時(shí)收集。（三）檔案整理人員責(zé)任1.整理規(guī)范責(zé)任嚴(yán)格按照檔案整理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。確保檔案整理的準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的保管和利用。2.質(zhì)量檢查責(zé)任整理過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行自我檢查，確保整理后的檔案符合質(zhì)量要求。對(duì)整理好的檔案，應(yīng)提交上級(jí)進(jìn)行抽檢，對(duì)抽檢中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改。（四）檔案保管人員責(zé)任1.保管環(huán)境維護(hù)責(zé)任負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，保持庫(kù)房清潔、通風(fēng)、防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜等，確保檔案保管環(huán)境安全適宜。定期檢查庫(kù)房設(shè)施設(shè)備，如溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備等，確保其正常運(yùn)行。2.檔案實(shí)體保管責(zé)任按照檔案分類(lèi)編號(hào)順序，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)存放，確保檔案存放有序、查找方便。在檔案保管期限內(nèi)，負(fù)責(zé)檔案實(shí)體的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。對(duì)到期檔案或不再具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理登記，按照規(guī)定程序進(jìn)行處置。（五）檔案利用人員責(zé)任1.利用申請(qǐng)與登記責(zé)任因工作需要利用檔案的人員，應(yīng)按照規(guī)定填寫(xiě)利用申請(qǐng)表，注明利用目的、范圍、期限等內(nèi)容。檔案利用人員應(yīng)配合檔案管理部門(mén)做好利用登記工作，如實(shí)記錄利用情況。2.利用過(guò)程規(guī)范責(zé)任在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案信息安全。利用完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管人員，并辦理歸還手續(xù)。（六）檔案鑒定人員責(zé)任1.鑒定標(biāo)準(zhǔn)掌握責(zé)任熟悉檔案鑒定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和方法，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價(jià)值。根據(jù)公司實(shí)際情況和發(fā)展需求，制定科學(xué)合理的檔案鑒定方案。2.鑒定結(jié)論準(zhǔn)確責(zé)任對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒定，確保鑒定結(jié)論客觀、準(zhǔn)確。不得因個(gè)人因素導(dǎo)致鑒定失誤。對(duì)鑒定過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄，形成鑒定報(bào)告，作為檔案處置的依據(jù)。（七）檔案銷(xiāo)毀人員責(zé)任1.銷(xiāo)毀程序執(zhí)行責(zé)任嚴(yán)格按照檔案銷(xiāo)毀的規(guī)定程序，對(duì)經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、所屬年度等信息，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。2.銷(xiāo)毀過(guò)程監(jiān)督責(zé)任在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案信息泄露。銷(xiāo)毀完成后，應(yīng)對(duì)銷(xiāo)毀情況進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。三、責(zé)任追究情形及方式（一）責(zé)任追究情形1.檔案形成環(huán)節(jié)未按規(guī)定及時(shí)形成文件材料，影響檔案完整性的。文件材料內(nèi)容虛假、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致檔案質(zhì)量問(wèn)題的。重要文件材料未經(jīng)審核把關(guān)，造成不良后果的。2.檔案收集環(huán)節(jié)未按收集范圍收集檔案，導(dǎo)致檔案缺失的。收集工作延誤，影響檔案正常整理和利用的。3.檔案整理環(huán)節(jié)整理工作不符合規(guī)范要求，影響檔案管理質(zhì)量的。對(duì)整理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題未及時(shí)整改，造成檔案管理混亂的。4.檔案保管環(huán)節(jié)未做好庫(kù)房環(huán)境維護(hù)，導(dǎo)致檔案受損的。檔案保管不善，發(fā)生檔案丟失、損壞、泄密事故的。未按規(guī)定對(duì)到期檔案或無(wú)保存價(jià)值檔案進(jìn)行處置的。5.檔案利用環(huán)節(jié)未按規(guī)定申請(qǐng)利用檔案，擅自查閱、復(fù)印、拍照檔案的。在利用過(guò)程中損壞檔案，或擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容的。利用完畢后未及時(shí)歸還檔案或未辦理歸還手續(xù)的。6.檔案鑒定環(huán)節(jié)鑒定標(biāo)準(zhǔn)掌握不準(zhǔn)確，導(dǎo)致檔案鑒定失誤的。未認(rèn)真履行鑒定職責(zé)，造成檔案保存或銷(xiāo)毀不當(dāng)?shù)摹?.檔案銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)未按規(guī)定程序進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀的。銷(xiāo)毀過(guò)程中未進(jìn)行有效監(jiān)督，導(dǎo)致檔案未徹底銷(xiāo)毀或信息泄露的。（二）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)初次出現(xiàn)一般性檔案管理問(wèn)題的人員，進(jìn)行批評(píng)教育，責(zé)令其限期改正。2.警告：對(duì)違反檔案管理規(guī)定，情節(jié)較輕的人員，給予警告處分，并要求其作出書(shū)面檢討。3.罰款：根據(jù)問(wèn)題的嚴(yán)重程度和造成的損失，對(duì)相關(guān)責(zé)任人員處以一定金額的罰款。4.降職或免職：對(duì)因嚴(yán)重失職導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)重大問(wèn)題，影響公司正常運(yùn)營(yíng)的人員，給予降職或免職處理。5.法律追究：對(duì)于違反法律法規(guī)，造成嚴(yán)重后果的行為，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。四、責(zé)任追究程序（一）發(fā)現(xiàn)與調(diào)查1.檔案管理部門(mén)或其他相關(guān)部門(mén)發(fā)現(xiàn)責(zé)任追究情形后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并向檔案管理負(fù)責(zé)人報(bào)告。2.檔案管理負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)立即組織成立調(diào)查小組，對(duì)責(zé)任問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。調(diào)查小組應(yīng)通過(guò)查閱檔案、詢(xún)問(wèn)當(dāng)事人、收集相關(guān)證據(jù)等方式，全面了解事件經(jīng)過(guò)，確定責(zé)任主體和責(zé)任程度。（二）責(zé)任認(rèn)定與告知1.調(diào)查結(jié)束后，調(diào)查小組應(yīng)根據(jù)調(diào)查結(jié)果，形成責(zé)任認(rèn)定報(bào)告，明確責(zé)任主體、責(zé)任情形、責(zé)任程度以及擬采取的責(zé)任追究方式。2.將責(zé)任認(rèn)定報(bào)告提交檔案管理負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后，向責(zé)任人員發(fā)出責(zé)任追究告知書(shū)，告知其責(zé)任認(rèn)定情況、擬采取的責(zé)任追究方式以及其享有的陳述、申辯權(quán)利。（三）陳述與申辯1.責(zé)任人員在收到責(zé)任追究告知書(shū)后，如有異議，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)以書(shū)面形式向檔案管理負(fù)責(zé)人提出陳述和申辯意見(jiàn)。2.檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取責(zé)任人員的陳述和申辯意見(jiàn)，必要時(shí)可組織進(jìn)一步調(diào)查核實(shí)。如責(zé)任人員的陳述和申辯意見(jiàn)成立，應(yīng)重新進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定。（四）審批與執(zhí)行1.責(zé)任認(rèn)定報(bào)告經(jīng)檔案管理負(fù)責(zé)人審核、公司管理層審批后，正式確定責(zé)任追究方式和執(zhí)行時(shí)間。2.按照審批后的責(zé)任追究決定，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)具體執(zhí)行，確保責(zé)任追究措施落實(shí)到位。（五）記錄與存檔1.對(duì)責(zé)任追究的全過(guò)程進(jìn)行詳