PAGE扶貧業(yè)務(wù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強扶貧業(yè)務(wù)檔案管理，確保扶貧工作檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在扶貧工作中的憑證和參考作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織參與的各類扶貧業(yè)務(wù)項目所形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映扶貧工作的實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集、整理扶貧工作各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按照統(tǒng)一規(guī)范進行操作。4.保密性原則：對涉及扶貧對象個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善扶貧業(yè)務(wù)檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門做好扶貧業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理扶貧業(yè)務(wù)檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全存儲和有效利用。4.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和準(zhǔn)確性。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門扶貧業(yè)務(wù)文件資料的收集、整理，并按照規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.明確專人負責(zé)檔案管理工作，確保檔案資料的及時、準(zhǔn)確歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量。3.做好檔案的存儲、保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，防止檔案損壞、丟失。4.按照規(guī)定為檔案查閱、借閱人員提供服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.扶貧項目申報、審批文件。2.扶貧資金管理文件，包括資金下達、使用、監(jiān)管等方面的文件。3.扶貧對象識別、審核、幫扶記錄。4.扶貧項目實施過程中的各類文件，如項目規(guī)劃、實施方案、招投標(biāo)文件、工程合同、驗收報告等。5.扶貧工作中的調(diào)研、檢查報告。6.扶貧工作相關(guān)的會議記錄、紀(jì)要。7.扶貧工作中的宣傳資料、影像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時將相關(guān)文件資料收集齊全，確保無遺漏。2.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照扶貧業(yè)務(wù)的類別、時間順序等進行分類。例如，可分為產(chǎn)業(yè)扶貧、教育扶貧、健康扶貧等類別，每類再按照年度進行細分。2.編號：為每份檔案編制唯一的編號，便于管理和查找。編號應(yīng)包含年份、類別、順序號等信息。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行整齊裝訂，確保牢固、美觀。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。移交時，需填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，及時通知相關(guān)部門進行整改。3.審核通過的檔案，按照分類編號順序進行上架歸檔。（二）保管期限1.永久保管：涉及扶貧政策制定、重大扶貧項目決策、扶貧資金審計等重要文件資料，應(yīng)永久保管。2.定期保管：其他扶貧業(yè)務(wù)檔案根據(jù)其重要程度和時效性，確定保管期限為[X]年或[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可進行銷毀。（三）保管條件1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存儲。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等。3.定期對檔案庫房進行檢查和維護，確保庫房環(huán)境符合要求。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.因工作需要查閱扶貧業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批情況，安排專人負責(zé)查閱，并在指定地點進行。查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點。4.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱扶貧業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進行任何形式的損壞或更改。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。（三）查閱、借閱記錄檔案管理部門應(yīng)對查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、審批情況、歸還日期等信息。記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參與。2.鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案的存毀。3.鑒定過程中，應(yīng)形成鑒定意見書，詳細記錄鑒定情況和結(jié)果。鑒定意見書應(yīng)由鑒定人員簽字確認。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人審核后，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由檔案管理部門指定專人負責(zé)銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽字確認。4.嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立扶貧業(yè)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案的查閱和共享。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案整理的要求，將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入信息化管理系統(tǒng)。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案一致。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，確保數(shù)據(jù)的時效性和準(zhǔn)確性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.對涉及扶貧對象個人隱私、商業(yè)秘密等敏感信息的數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密等措施進行保護。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管等情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，將檔案管理工作納入各部門的績效考核體系。2.考核評價內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情