PAGE檔案查詢借閱管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案的管理，規(guī)范檔案查詢借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工對公司檔案的查詢借閱管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：確保檔案在查詢借閱過程中的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.規(guī)范有序原則：明確檔案查詢借閱的流程和要求，保證各項操作規(guī)范、有序進行。4.服務(wù)高效原則：在確保檔案安全的前提下，為需要查詢借閱檔案的部門和員工提供高效、便捷的服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整與安全。3.負責(zé)對檔案查詢借閱申請進行審核，按照規(guī)定辦理檔案查詢借閱手續(xù)。4.負責(zé)對檔案利用情況進行跟蹤和反饋，定期對檔案查詢借閱工作進行總結(jié)和分析。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度，認真履行崗位職責(zé)。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、編目、上架、保管等，確保檔案存放有序、便于查找。3.負責(zé)接待檔案查詢借閱人員，按照規(guī)定辦理查詢借閱手續(xù)，提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。4.負責(zé)對檔案查詢借閱情況進行記錄和統(tǒng)計，及時向檔案管理部門報告異常情況。（三）檔案形成部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準確。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔等工作。3.負責(zé)本部門員工檔案查詢借閱申請的初審工作，確保申請的合理性和必要性。4.配合檔案管理部門做好檔案的統(tǒng)計、清查等工作，及時提供相關(guān)檔案信息。三、檔案查詢管理（一）查詢范圍1.公司員工因工作需要，可查詢與其工作相關(guān)的檔案資料。2.公司內(nèi)部部門因工作需要，可查詢與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案資料。3.涉及公司重大事項決策、審計、法律糾紛等特殊情況，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，可查詢相關(guān)檔案資料。（二）查詢申請1.公司員工查詢檔案，需填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢檔案的名稱、文號、日期、查詢用途等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.公司內(nèi)部部門查詢檔案，需填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢檔案的名稱、文號、日期、查詢用途等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審核。3.涉及公司重大事項決策、審計、法律糾紛等特殊情況的檔案查詢申請，需填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢檔案的名稱、文號、日期、查詢用途等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，報檔案管理部門審核。（三）查詢審核1.檔案管理部門收到《檔案查詢申請表》后，應(yīng)及時進行審核。審核內(nèi)容包括申請查詢的檔案是否屬于可查詢范圍、查詢用途是否合理、申請手續(xù)是否齊全等。2.對于符合查詢條件的申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審核意見，并安排檔案管理人員協(xié)助查詢。3.對于不符合查詢條件的申請，檔案管理部門應(yīng)及時向申請人說明原因，并將申請表退回。（四）查詢方式1.現(xiàn)場查詢：申請人可到檔案管理部門指定的場所，在檔案管理人員的協(xié)助下進行檔案查詢。2.遠程查詢：對于一些電子檔案，經(jīng)檔案管理部門批準，申請人可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)遠程查詢相關(guān)檔案信息。（五）查詢記錄1.檔案管理人員應(yīng)對檔案查詢情況進行詳細記錄，包括查詢申請人姓名、部門、查詢?nèi)掌凇⒉樵儥n案名稱、文號、日期、查詢用途等信息。2.查詢記錄應(yīng)妥善保存，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。四、檔案借閱管理（一）借閱范圍1.公司員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)且確需借出使用的檔案資料。2.公司內(nèi)部部門因工作需要，可借閱與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)且確需借出使用的檔案資料。3.涉及公司重大事項決策、審計、法律糾紛等特殊情況，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，可借閱相關(guān)檔案資料。（二）借閱申請1.公司員工借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、文號、日期、借閱用途、預(yù)計歸還日期等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意。2.公司內(nèi)部部門借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、文號、日期、借閱用途、預(yù)計歸還日期等信息，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審核。3.涉及公司重大事項決策、審計、法律糾紛等特殊情況的檔案借閱申請，需填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、文號、日期、借閱用途、預(yù)計歸還日期等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準后，報檔案管理部門審核。（三）借閱審核1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)及時進行審核。審核內(nèi)容包括申請借閱的檔案是否屬于可借閱范圍、借閱用途是否合理、預(yù)計歸還日期是否明確、申請手續(xù)是否齊全等。2.對于符合借閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)在申請表上簽署審核意見，并安排檔案管理人員辦理借閱手續(xù)。3.對于不符合借閱條件的申請，檔案管理部門應(yīng)及時向申請人說明原因，并將申請表退回。（四）借閱手續(xù)1.申請人經(jīng)審核通過后，檔案管理人員應(yīng)與申請人當(dāng)面清點所借閱檔案的數(shù)量、內(nèi)容，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。2.檔案管理人員應(yīng)向申請人發(fā)放所借閱的檔案，并告知申請人應(yīng)遵守的借閱規(guī)定和注意事項。3.申請人應(yīng)在《檔案借閱登記表》上簽字確認借閱檔案的數(shù)量、內(nèi)容、借閱日期、預(yù)計歸還日期等信息。（五）借閱期限1.一般檔案的借閱期限不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)檔案管理部門批準。2.涉及公司重大事項決策、審計、法律糾紛等特殊情況的檔案借閱期限，按照公司領(lǐng)導(dǎo)批準的期限執(zhí)行。（六）歸還檔案1.申請人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)檔案管理部門批準。2.申請人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)與申請人當(dāng)面清點所歸還檔案的數(shù)量、內(nèi)容，檢查檔案是否完好無損。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照公司檔案管理規(guī)定進行處理。3.檔案管理人員應(yīng)在《檔案借閱登記表》上記錄檔案的歸還日期，并由申請人簽字確認。五、檔案保密管理（一）保密要求1.檔案管理人員和檔案查詢借閱人員應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)和公司保密制度，保守檔案機密信息。2.嚴禁將檔案信息泄露給無關(guān)人員，嚴禁在非規(guī)定場所談?wù)摍n案內(nèi)容。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，確保檔案信息安全。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查和核對，確保檔案的安全與完整。3.檔案查詢借閱場所應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。4.檔案管理人員和檔案查詢借閱人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理。2.對于因違反檔案保密規(guī)定給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。六、檔案利用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案查詢借閱手續(xù)是否齊全、規(guī)范。2.檔案查詢借閱人員是否遵守檔案管理規(guī)定和保密要求。3.檔案是否按時歸還，歸還時是否完好無損。4.檔案利用情況是否進行了記錄和統(tǒng)計。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對檔案查詢借閱情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案查詢借閱記錄、檔案歸還情況等。2.不定期抽查：檔案管理部門不定期對檔案查詢借閱情況進行抽查，檢查內(nèi)容包括檔案查詢借閱手續(xù)、檔案保密情況等。3.專項檢查：針對公司重大事項決策、審計、法律糾紛等特殊情況的檔案查詢借閱，檔案管理部門進行專項檢查，確保檔案利用的合法性、合規(guī)性和安全