PAGE具備電子檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件及電子檔案的管理。（三）定義1.電子文件：指公司在履行職能過(guò)程中形成的，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.電子檔案：指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件、參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電子檔案由專門的檔案管理部門統(tǒng)一管理，確保管理的規(guī)范性和一致性。2.全程管理原則：對(duì)電子文件從形成到歸檔的全過(guò)程進(jìn)行管理，確保電子檔案的質(zhì)量。3.前端控制原則：在電子文件形成階段，采取有效措施對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管理，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。4.便于利用原則：電子檔案的管理應(yīng)便于檢索、查詢和利用，滿足公司各項(xiàng)工作的需要。二、電子文件的形成與收集（一）電子文件的形成1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，明確電子文件的形成流程和要求，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確。2.在電子文件形成過(guò)程中，應(yīng)采用可靠的電子簽名、加密等技術(shù)手段，確保電子文件的真實(shí)性和安全性。（二）電子文件的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)電子文件的收集工作，確保電子文件的及時(shí)、完整收集。2.收集的電子文件應(yīng)包括文件的正文、附件、元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子文件的完整性。3.對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管。三、電子文件的整理與分類（一）電子文件的整理1.收集到的電子文件應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行整理，確保文件的有序排列。2.整理電子文件時(shí)，應(yīng)根據(jù)文件的內(nèi)容、日期、來(lái)源等因素進(jìn)行分類，便于檢索和查詢。（二）電子文件的分類1.公司電子文件可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)管理類、人力資源管理類等類別。2.每個(gè)類別下可根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分，如行政管理類可分為公文、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等子類。3.電子文件的分類應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，如有調(diào)整應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門。四、電子文件的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.電子文件應(yīng)在其形成年度的次年上半年完成歸檔工作。2.對(duì)于重要的緊急電子文件，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的電子文件應(yīng)符合完整性、準(zhǔn)確性、可讀性等要求，確保電子檔案的質(zhì)量。2.歸檔的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，采用通用的、易于長(zhǎng)期保存的格式，并確保轉(zhuǎn)換后的文件內(nèi)容與原文件一致。3.在歸檔電子文件時(shí)，應(yīng)同時(shí)歸檔其元數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、日期、作者、格式等信息，確保電子檔案的可追溯性。（三）歸檔流程1.各部門將整理好的電子文件提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)提交的電子文件進(jìn)行審核，審核通過(guò)后進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。3.在歸檔過(guò)程中，應(yīng)建立電子文件的歸檔記錄，記錄電子文件的名稱來(lái)源、歸檔時(shí)間等信息。五、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)備1.應(yīng)選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁帶庫(kù)、磁盤陣列、光盤庫(kù)等，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。2.存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，避免電子檔案因環(huán)境因素受損。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施，確保電子檔案的安全。（三）備份策略1.應(yīng)制定完善的電子檔案?jìng)浞莶呗裕ㄆ趯?duì)電子檔案進(jìn)行備份。2.備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保在發(fā)生意外情況時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)電子檔案。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（四）保管期限管理1.根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，確定電子檔案的保管期限。2.對(duì)于保管期限已滿的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。3.在電子檔案保管期限內(nèi)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行清查，確保電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。六、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具建設(shè)1.應(yīng)建立完善的電子檔案檢索工具，如目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)等，方便用戶檢索和查詢電子檔案。2.檢索工具應(yīng)具備多種檢索方式，如題名檢索、關(guān)鍵詞檢索、日期檢索等，滿足用戶不同的檢索需求。（二）利用權(quán)限管理1.根據(jù)公司規(guī)定，對(duì)電子檔案的利用權(quán)限進(jìn)行明確劃分，確保電子檔案的安全。2.用戶如需利用電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定提交申請(qǐng)，經(jīng)審批后獲得相應(yīng)的利用權(quán)限。3.在利用電子檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自修改、刪除電子檔案。（三）利用流程1.用戶提交電子檔案利用申請(qǐng)，注明利用目的、內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)利用權(quán)限，為用戶提供相應(yīng)的電子檔案，并記錄利用情況。七電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行。（二）鑒定內(nèi)容1.對(duì)電子檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等進(jìn)行全面審查，確定其是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)于已失去保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。（三）銷毀流程1.檔案管理部門編制電子檔案銷毀清單，注明電子檔案的名稱、數(shù)量、存儲(chǔ)位置等信息。2.銷毀清單經(jīng)相關(guān)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的銷毀清單，采用安全可靠的方式對(duì)電子檔案進(jìn)行銷毀，并記錄銷毀情況。八、電子檔案的安全管理（一）安全制度建設(shè)1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，規(guī)范安全操作流程。2.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。（二）安全技術(shù)措施1.采用先進(jìn)的安全技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等，保障電子檔案的安全。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）應(yīng)急處置預(yù)案1.制定電子檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期對(duì)應(yīng)急處置預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處置能力。3.在發(fā)生安全事故時(shí)，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，減少損失。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括電子文件的形成、收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立電子檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門電子檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為部門和個(gè)人績(jī)效考核的重要依據(jù)。（三）問(wèn)題整改