PAGE檔案三級(jí)巡查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案三級(jí)巡查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.全面性原則：對(duì)公司各類(lèi)檔案進(jìn)行全面巡查，涵蓋檔案的形成、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。2.準(zhǔn)確性原則：巡查工作應(yīng)確保所獲取信息準(zhǔn)確無(wú)誤，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行精準(zhǔn)判斷和記錄。3.及時(shí)性原則：及時(shí)開(kāi)展巡查工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)整改，避免問(wèn)題積累和擴(kuò)大。4.責(zé)任性原則：明確各級(jí)巡查人員的職責(zé)，對(duì)巡查結(jié)果負(fù)責(zé)，確保巡查工作有效落實(shí)。二、巡查組織架構(gòu)（一）公司檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司檔案三級(jí)巡查工作，研究解決巡查工作中的重大問(wèn)題，指導(dǎo)檔案管理工作的改進(jìn)和提升。（二）一級(jí)巡查組由公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，并抽調(diào)檔案管理業(yè)務(wù)骨干組成。負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)及所屬單位檔案管理工作進(jìn)行全面巡查，重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案整理質(zhì)量、檔案保管條件等。（三）二級(jí)巡查組各部門(mén)及所屬單位設(shè)立二級(jí)巡查組，由部門(mén)或單位的檔案管理負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括本部門(mén)或單位的檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。負(fù)責(zé)對(duì)本部門(mén)或單位內(nèi)部各科室（班組）的檔案管理工作進(jìn)行定期巡查，督促各項(xiàng)檔案管理要求的落實(shí)。（四）三級(jí)巡查員各科室（班組）指定專(zhuān)人擔(dān)任三級(jí)巡查員，負(fù)責(zé)對(duì)本科室（班組）日常檔案工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并報(bào)告檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題。三、巡查內(nèi)容（一）檔案管理制度執(zhí)行情況1.檔案管理崗位責(zé)任制是否明確，檔案管理人員職責(zé)是否落實(shí)。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、借閱、利用等各項(xiàng)制度是否健全并有效執(zhí)行。3.檔案管理工作流程是否規(guī)范，有無(wú)違反規(guī)定的操作行為。（二）檔案整理質(zhì)量1.各類(lèi)檔案的分類(lèi)是否合理，編號(hào)是否規(guī)范。2.檔案文件材料的收集是否齊全、完整，有無(wú)應(yīng)歸檔而未歸檔的情況。3.檔案的整理是否符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，卷內(nèi)文件排列是否有序，編目是否準(zhǔn)確。（三）檔案保管條件1.檔案庫(kù)房是否符合安全要求，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫(kù)房的溫濕度是否控制在規(guī)定范圍內(nèi)，是否配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備。3.檔案裝具是否符合標(biāo)準(zhǔn)，檔案存放是否整齊有序，便于查找和利用。（四）檔案信息化建設(shè)1.檔案信息化管理系統(tǒng)是否正常運(yùn)行，數(shù)據(jù)錄入是否準(zhǔn)確、及時(shí)、完整。2.電子檔案的存儲(chǔ)、備份是否安全可靠，是否建立了有效的數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。3.檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用情況，是否通過(guò)信息化手段提高檔案服務(wù)效率和質(zhì)量。（五）檔案利用服務(wù)1.檔案查閱、借閱手續(xù)是否完備，是否嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行登記和審批。2.檔案利用效果反饋機(jī)制是否建立，是否及時(shí)了解檔案利用需求并提供有效服務(wù)。3.檔案開(kāi)放利用工作是否符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，是否保障了公民、法人和其他組織依法獲取檔案信息的權(quán)利。四、巡查周期（一）一級(jí)巡查每年至少開(kāi)展一次全面巡查，對(duì)公司各部門(mén)及所屬單位進(jìn)行全覆蓋檢查。（二）二級(jí)巡查每季度開(kāi)展一次巡查，對(duì)本部門(mén)或單位內(nèi)部各科室（班組）進(jìn)行檢查。（三）三級(jí)巡查每月進(jìn)行一次自查，對(duì)本科室（班組）檔案管理工作進(jìn)行自我檢查。五、巡查方法（一）聽(tīng)取匯報(bào)巡查組聽(tīng)取被巡查部門(mén)或單位關(guān)于檔案管理工作的情況匯報(bào)，了解檔案管理工作的總體情況和存在的問(wèn)題。（二）查閱資料查閱檔案管理制度、檔案整理目錄、檔案借閱登記冊(cè)、檔案利用效果反饋記錄等相關(guān)資料，檢查檔案管理工作的規(guī)范性和完整性。（三）實(shí)地查看實(shí)地查看檔案庫(kù)房、檔案整理場(chǎng)所、檔案信息化設(shè)備等，檢查檔案保管條件、整理質(zhì)量和信息化建設(shè)情況。（四）人員訪談與檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員進(jìn)行訪談，了解檔案管理工作的實(shí)際操作情況和存在的困難，聽(tīng)取意見(jiàn)和建議。六、巡查結(jié)果處理（一）巡查記錄巡查人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)巡查記錄，詳細(xì)記錄巡查時(shí)間、巡查人員、巡查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及整改建議等信息。巡查記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，作為巡查工作的重要依據(jù)。（二）問(wèn)題反饋巡查結(jié)束后，巡查組應(yīng)及時(shí)向被巡查部門(mén)或單位反饋巡查結(jié)果，指出存在的問(wèn)題，并提出整改要求和期限。被巡查部門(mén)或單位應(yīng)認(rèn)真對(duì)待巡查反饋意見(jiàn)，制定整改措施，明確整改責(zé)任人，確保問(wèn)題得到有效解決。（三）整改跟蹤各級(jí)巡查組應(yīng)對(duì)被巡查部門(mén)或單位的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，督促整改工作按時(shí)完成。對(duì)整改不力的部門(mén)或單位，應(yīng)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令其重新整改，直至達(dá)到要求。（四）結(jié)果運(yùn)用巡查結(jié)果將作為公司對(duì)各部門(mén)及所屬單位檔案管理工作考核評(píng)價(jià)以及檔案管理人員績(jī)效評(píng)定的重要依據(jù)。對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門(mén)或單位和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存在嚴(yán)重問(wèn)題的部門(mén)或單位和個(gè)人，進(jìn)行嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)。七、檔案安全管理（一）安全制度建立健全檔案安全管理制度，明確檔案安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和防范能力。（二）安全措施1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，配備消防器材和應(yīng)急照明設(shè)施，確保檔案庫(kù)房安全。2.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的人員出入，未經(jīng)授權(quán)人員不得進(jìn)入庫(kù)房。檔案管理人員離開(kāi)庫(kù)房時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門(mén)窗、電源等設(shè)備。3.做好檔案的防火工作，嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，定期對(duì)消防器材進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。4.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，并異地存放。5.做好檔案的防蟲(chóng)、防潮、防塵等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）應(yīng)急處置制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任