PAGE人事檔案管理借閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的借閱管理，確保人事檔案的安全與完整，保障檔案信息的合理利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要借閱人事檔案的相關(guān)活動。（三）基本原則1.安全保密原則：人事檔案涉及員工個人隱私和公司重要信息，借閱過程中必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息不被泄露。2.依規(guī)借閱原則：借閱人事檔案必須按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，嚴(yán)禁違規(guī)借閱。3.限時歸還原則：借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，不得拖延，以保證檔案的正常流轉(zhuǎn)和使用。二、借閱權(quán)限（一）公司領(lǐng)導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要可直接借閱人事檔案，但應(yīng)在借閱登記后及時歸還。（二）人力資源部門1.人力資源部門工作人員因工作需要，可在本部門內(nèi)部借閱人事檔案。2.涉及員工招聘、晉升、調(diào)動等重要人事決策時，相關(guān)工作人員可根據(jù)工作流程借閱所需檔案。（三）其他部門1.其他部門因工作需要借閱人事檔案時，需填寫借閱申請表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.審批通過后，方可到人力資源部門辦理借閱手續(xù)。（四）員工本人員工本人原則上不得借閱本人人事檔案，但在特殊情況下，如辦理社保、公積金等手續(xù)需要檔案材料時，可由人力資源部門協(xié)助提供相關(guān)復(fù)印件。三、借閱流程（一）借閱申請1.借閱人需填寫《人事檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、借閱目的、借閱時間等信息。2.申請表需經(jīng)借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，確保借閱需求與工作實際相關(guān)。（二）審批1.將填寫完整的申請表提交至人力資源部門。2.人力資源部門根據(jù)借閱權(quán)限和實際情況進(jìn)行審批。對于符合借閱條件的申請，在申請表上簽署審批意見，并注明借閱期限。3.如申請不符合借閱規(guī)定，人力資源部門應(yīng)向借閱人說明原因，不予批準(zhǔn)。（三）借閱登記1.經(jīng)審批通過后，借閱人到人力資源部門辦理借閱登記手續(xù)。2.登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門名稱、借閱檔案名稱、借閱時間、預(yù)計歸還時間等。3.人力資源部門工作人員應(yīng)核對檔案信息，確保提供的檔案與借閱申請一致。（四）檔案借閱1.借閱人憑借閱登記手續(xù)到檔案管理人員處領(lǐng)取檔案。2.檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點檔案數(shù)量，確保檔案完整無損，并提醒借閱人遵守借閱規(guī)定。（五）歸還檔案1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)確保檔案完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時向人力資源部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案管理人員在接收歸還檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在借閱登記記錄上注明歸還時間。四、借閱期限（一）一般借閱期限1.因日常工作需要借閱人事檔案的，借閱期限一般不超過[X]個工作日。2.借閱期限自檔案管理人員交付檔案之日起計算。（二）特殊情況借閱期限1.對于涉及重要項目或長期工作需要的借閱，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱期限可適當(dāng)延長，但最長不超過[X]個工作日。2.延長借閱期限的申請應(yīng)在原借閱期限屆滿前提交至人力資源部門。五、借閱要求（一）妥善保管1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的人事檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司指定場所。2.在借閱期間，借閱人應(yīng)對檔案的安全負(fù)責(zé)，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時報告并采取補(bǔ)救措施。（二）嚴(yán)禁涂改借閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。如因工作需要對檔案內(nèi)容進(jìn)行摘錄或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)人力資源部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（三）遵守保密規(guī)定1.借閱人必須嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對所借閱檔案的內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露檔案信息。2.借閱工作結(jié)束后，借閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并確保檔案信息不被傳播。（四）按時歸還借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，不得逾期。如因特殊原因不能按時歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.人力資源部門應(yīng)定期對人事檔案的借閱情況進(jìn)行檢查，包括借閱登記記錄、檔案歸還情況等。2.檢查頻率為每[X]個月一次，確保借閱管理工作規(guī)范有序。（二）違規(guī)處理對于違反本制度的借閱行為，人力資源部門將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理：1.對于未按規(guī)定程序借閱、擅自延長借閱期限、轉(zhuǎn)借他人等輕微違規(guī)行為，給予警告，并責(zé)令限期改正。2.對于涂改、抽取、撤換檔案材料以及泄露檔案信息等嚴(yán)重違規(guī)行為，將視情節(jié)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如通報批評、降職、辭退等，并依法追究相關(guān)責(zé)任。七附則