PAGE檔案資料室制度墻一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案資料室的管理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料的形成、收集、整理、保管、查閱、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料室對(duì)各類檔案資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案資料進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案資料安全和保密的前提下，充分考慮檔案資料的利用需求，提供便捷的查閱服務(wù)。二、檔案資料的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政檔案：包括公司各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等。3.財(cái)務(wù)檔案：包含會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、項(xiàng)目管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。5.合同檔案：各類合同協(xié)議、合作意向書等。6.其他檔案：如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用分類編號(hào)法，每類檔案給予一個(gè)固定的編號(hào)。2.編號(hào)由字母和數(shù)字組成，字母表示檔案類別，數(shù)字表示該類別下的具體順序號(hào)。3.例如，行政檔案編號(hào)為XZ001，人事檔案編號(hào)為RS001等。三、檔案資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地歸檔。2.檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文檔、圖表、照片、錄音錄像等各種形式。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的背景材料和說(shuō)明文件。（二）整理方法1.按照檔案資料的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類別的檔案資料應(yīng)集中存放。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。3.對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固；對(duì)電子檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并命名規(guī)范。四、檔案資料的保管（一）保管環(huán)境1.檔案資料室應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防蟲、防盜等條件。2.溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照編號(hào)順序排列，便于查找。2.電子檔案資料應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)與原始存儲(chǔ)介質(zhì)分開存放，并異地保存。3.對(duì)重要的檔案資料，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保安全。（三）檔案清查1.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量與目錄清單一致。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，針對(duì)存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案資料的保管工作。五、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案資料室查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案資料，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案資料的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案資料室指定專人陪同查閱。（二）查閱登記1.檔案資料室應(yīng)建立《檔案查閱登記簿》，對(duì)查閱檔案資料的人員、時(shí)間、內(nèi)容、用途等進(jìn)行詳細(xì)登記。2.查閱人員應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)，不得擅自涂改或銷毀登記記錄。（三）利用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換、拆散檔案資料。2.如需復(fù)印、拍照、摘錄檔案資料內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案資料室負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案資料的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，不得將檔案資料用于非法目的或泄露給無(wú)關(guān)人員。六、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案資料的保存價(jià)值和保管期限，定期對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定。2.保存價(jià)值不大、已過保管期限且確無(wú)利用價(jià)值的檔案資料，可予以銷毀。3.鑒定工作應(yīng)由檔案資料室牽頭，組織相關(guān)部門人員共同進(jìn)行。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出檔案資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案資料室負(fù)責(zé)組織銷毀工作。3.銷毀檔案資料時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀清冊(cè)》等相關(guān)資料歸檔保存。七、檔案資料管理人員職責(zé)（一）檔案資料室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案資料室的管理工作，制定和完善檔案資料管理制度。2.根據(jù)公司發(fā)展和檔案管理工作需要，合理規(guī)劃?rùn)n案資料室的建設(shè)和發(fā)展。3.組織檔案資料的收集、整理、保管、查閱、利用等工作，確保檔案資料管理工作的規(guī)范、有序進(jìn)行。4.定期對(duì)檔案資料管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。5.協(xié)調(diào)解決檔案資料管理工作中出現(xiàn)的問題，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案資料管理工作情況。（二）檔案資料管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案資料的日常收集、整理、分類、編號(hào)、編目等工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案資料的保管要求，做好檔案資料的保管工作，定期檢查檔案資料的保管狀況，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問題。3.為檔案資料的查閱利用提供服務(wù)，辦理查閱登記手續(xù)，協(xié)助查閱人員查找所需檔案資料。4.負(fù)責(zé)檔案資料的鑒定、銷毀等工作，嚴(yán)格按照規(guī)定