PAGE公司中介檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司中介檔案管理，確保中介檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與各類中介機(jī)構(gòu)（包括但不限于律師事務(wù)所、會(huì)計(jì)師事務(wù)所、評(píng)估機(jī)構(gòu)、咨詢公司等）合作過程中產(chǎn)生的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：中介檔案由公司指定的部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司與中介機(jī)構(gòu)合作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、調(diào)閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善中介檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中收集、整理、保管公司與中介機(jī)構(gòu)合作產(chǎn)生的各類檔案資料。3.建立中介檔案目錄和索引，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案查詢和利用效率。4.定期對(duì)中介檔案進(jìn)行檢查、清理和鑒定，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)中介檔案進(jìn)行銷毀或移交。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.在與中介機(jī)構(gòu)合作過程中，負(fù)責(zé)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理相關(guān)檔案資料，并移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門對(duì)中介檔案進(jìn)行整理、分類和編號(hào)，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出檔案查詢、調(diào)閱申請(qǐng)，并按照規(guī)定的程序和要求使用檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)中介檔案的日常收集、整理、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.對(duì)檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，采取必要的措施防止檔案損壞、丟失和泄露。4.積極為公司各部門提供檔案查詢、調(diào)閱等服務(wù)，及時(shí)反饋檔案利用情況。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.與中介機(jī)構(gòu)簽訂的合作協(xié)議、合同及其補(bǔ)充協(xié)議。2.中介機(jī)構(gòu)出具的各類報(bào)告、意見書、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告等。3.中介機(jī)構(gòu)工作過程中形成的工作底稿、原始憑證、會(huì)議記錄、往來函件等。4.公司與中介機(jī)構(gòu)溝通協(xié)調(diào)的相關(guān)文件、記錄，包括郵件、電話記錄等。5.其他與中介機(jī)構(gòu)合作相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在與中介機(jī)構(gòu)合作項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門。2.移交的檔案資料應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，簽字蓋章手續(xù)完備。3.檔案資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保條理清晰，便于查找和管理。（三）整理方法與步驟1.分類：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將中介檔案分為合同協(xié)議類、報(bào)告文件類、工作底稿類、溝通記錄類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查詢和檢索。4.裝訂：對(duì)零散的檔案資料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存和查閱。四、檔案的保管（一）保管期限1.合同協(xié)議類檔案保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。2.報(bào)告文件類檔案保管期限為自出具報(bào)告之日起[X]年。3.工作底稿類檔案保管期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般不少于[X]年。4.溝通記錄類檔案保管期限為自記錄形成之日起[X]年。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，確保存放整齊、有序。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，同時(shí)建立電子檔案目錄，便于查詢和管理。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。（三）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案庫房進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可以查閱、調(diào)閱中介檔案。查閱、調(diào)閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照、外借檔案資料。（二）利用程序1.申請(qǐng)：使用部門填寫《中介檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批：檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）特殊情況處理1.因工作需要確需復(fù)印、拍照檔案資料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印、拍照的檔案資料應(yīng)注明用途，并妥善保管。2.因特殊原因需要外借檔案資料的，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理外借手續(xù)。外借期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，外借人員應(yīng)確保檔案資料的安全和保密，按時(shí)歸還檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)中介檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍有保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門和法律合規(guī)部門的人員共同進(jìn)行。鑒定人員應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史價(jià)值等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。3.對(duì)經(jīng)過鑒定確定已無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制《中介檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。（二）銷毀1.《中介檔案銷毀清單》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎方式銷毀，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和合規(guī)性。銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《中介檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。七、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)中介檔案的內(nèi)容和信息予以保密。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，檔案管理人員不得向任何單位和個(gè)人泄露檔案的內(nèi)容和信息。3.在檔案查閱、調(diào)閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱人員遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案信息。（二）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，采取必要的安全防范措施，防止檔案被盜、被搶、被篡改等情況發(fā)生。2.定期對(duì)檔案庫房的安全設(shè)施進(jìn)