PAGE落實(shí)檔案服務(wù)外包制度一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織檔案服務(wù)外包行為，確保檔案信息的安全、完整與有效利用，提高檔案管理工作效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織將檔案整理、數(shù)字化加工、存儲保管等檔案服務(wù)工作委托給外部專業(yè)機(jī)構(gòu)的活動。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案服務(wù)外包活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保外包過程合法合規(guī)。2.安全保密原則：高度重視檔案信息安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、篡改和丟失。3.質(zhì)量可控原則：建立質(zhì)量控制體系，對外包服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)控，確保達(dá)到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)。4.責(zé)任明確原則：明確公司/組織與外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的權(quán)利義務(wù)，避免出現(xiàn)責(zé)任推諉。二、外包服務(wù)機(jī)構(gòu)選擇（一）資質(zhì)要求1.具有獨(dú)立法人資格，具備合法經(jīng)營資質(zhì)。2.從事檔案服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)符合國家相關(guān)行業(yè)資質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，如檔案整理、數(shù)字化加工等應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)資質(zhì)證書。3.具有良好的商業(yè)信譽(yù)，近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)記錄。（二）能力評估1.考察外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的人員配備情況，包括專業(yè)技術(shù)人員數(shù)量、資質(zhì)水平等，確保其具備完成檔案服務(wù)工作的能力。2.評估其技術(shù)設(shè)備條件，如檔案整理工具、數(shù)字化加工設(shè)備等是否滿足工作要求。3.了解其以往類似項目經(jīng)驗，查看項目實(shí)施效果及客戶評價。（三）選擇程序1.由公司/組織相關(guān)部門根據(jù)檔案服務(wù)需求，提出外包服務(wù)機(jī)構(gòu)候選名單。2.對候選機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)地考察，收集相關(guān)資料，填寫評估表。3.組織相關(guān)部門及專家對候選機(jī)構(gòu)進(jìn)行綜合評審，根據(jù)評審結(jié)果確定中標(biāo)機(jī)構(gòu)。4.簽訂外包服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用支付、保密條款等事項。三、檔案交接（一）交接準(zhǔn)備1.公司/組織檔案管理部門對擬交接的檔案進(jìn)行整理、清點(diǎn)，編制檔案交接清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.通知外包服務(wù)機(jī)構(gòu)交接時間、地點(diǎn)及相關(guān)要求，要求其安排專人負(fù)責(zé)接收檔案。（二）交接過程1.在規(guī)定時間和地點(diǎn)，雙方按照檔案交接清單進(jìn)行檔案實(shí)物交接，核對檔案數(shù)量、完整性等。2.辦理交接手續(xù)，雙方交接人員簽字確認(rèn)，留存交接記錄。3.對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移或存儲介質(zhì)交接，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。（三）交接后的管理1.外包服務(wù)機(jī)構(gòu)接收檔案后，應(yīng)及時建立檔案管理臺賬，對檔案進(jìn)行分類存放，便于后續(xù)管理和利用。2.公司/組織檔案管理部門應(yīng)定期對外包服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理情況進(jìn)行檢查，確保檔案安全。四、服務(wù)過程管理（一）質(zhì)量控制1.公司/組織檔案管理部門制定檔案服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案整理、數(shù)字化加工等各項工作的質(zhì)量要求。2.建立質(zhì)量監(jiān)督機(jī)制，定期對外包服務(wù)機(jī)構(gòu)工作質(zhì)量進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時要求整改。3.要求外包服務(wù)機(jī)構(gòu)定期提交工作進(jìn)度報告和質(zhì)量自查報告，以便及時掌握工作情況。（二）安全管理1.外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案實(shí)體安全。2.加強(qiáng)檔案信息安全管理，對數(shù)字化加工過程中的數(shù)據(jù)加密存儲，嚴(yán)格限制訪問權(quán)限，防止信息泄露。3.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的檔案安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等，確保能夠及時有效處置。（三）進(jìn)度管理1.根據(jù)檔案服務(wù)項目總體要求，制定詳細(xì)的工作計劃和進(jìn)度安排。2.定期召開工作協(xié)調(diào)會，檢查外包服務(wù)機(jī)構(gòu)工作進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。3.對于因特殊原因?qū)е逻M(jìn)度滯后的情況，要求外包服務(wù)機(jī)構(gòu)及時采取措施進(jìn)行調(diào)整，確保項目按時完成。五、費(fèi)用支付（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案服務(wù)項目的工作量、難度、市場行情等因素，合理確定費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。2.在簽訂外包服務(wù)合同前，明確費(fèi)用支付方式、金額及支付時間節(jié)點(diǎn)。（二）支付流程1.外包服務(wù)機(jī)構(gòu)按照合同約定完成相應(yīng)工作任務(wù)，并提交工作成果報告。2.公司/組織檔案管理部門對工作成果進(jìn)行驗收，驗收合格后出具驗收報告。3.財務(wù)部門根據(jù)驗收報告及合同約定，辦理費(fèi)用支付手續(xù)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部建立監(jiān)督小組，定期對外包服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案服務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.接受內(nèi)部員工及相關(guān)部門對檔案服務(wù)外包工作的監(jiān)督和投訴，及時處理反饋。（二）考核辦法1.制定檔案服務(wù)外包考核指標(biāo)體系，包括服務(wù)質(zhì)量、工作進(jìn)度、安全管理等方面。2.定期對外包服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行考核評分，考核結(jié)果與費(fèi)用支付、后續(xù)合作等掛鉤。3.對于考核不合格的外包服務(wù)機(jī)構(gòu)，要求其限期整改，整改仍不達(dá)標(biāo)的，終止合作。七、保密管理（一）保密協(xié)議1.在簽訂外包服務(wù)合同前，與外包服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，明確雙方保密責(zé)任和義務(wù)。2.保密協(xié)議應(yīng)涵蓋檔案信息的保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。（二）保密措施1.外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對員工的保密教育，提高員工保密意識。2.對涉及檔案服務(wù)工作的場所、設(shè)備等采取保密措施，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.對外包服務(wù)過程中產(chǎn)生的中間文件、數(shù)據(jù)等進(jìn)行加密存儲和管理，防止信息泄露。八、知識產(chǎn)權(quán)管理（一）歸屬約定1.在合同中明確檔案服務(wù)過程中產(chǎn)生的知識產(chǎn)權(quán)歸屬，如數(shù)字化成果、整理方案等。2.確保公司/組織對自身檔案信息的知識產(chǎn)權(quán)擁有合法權(quán)益，防止外包服務(wù)機(jī)構(gòu)侵權(quán)。（二）使用限制1.明確外包服務(wù)機(jī)構(gòu)對檔案信息及相關(guān)知識產(chǎn)權(quán)的使用范圍和限制，未經(jīng)公司/組織書面同意，不得擅自使用或轉(zhuǎn)讓。2.要求外包服務(wù)機(jī)構(gòu)在服務(wù)結(jié)束后，及時銷毀涉及公司/組織檔案信息的相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，不得留存?zhèn)浞?。九、合同變更與終止（一）合同變更1.在檔案服務(wù)外包合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的事項、原因、對服務(wù)內(nèi)容、費(fèi)用、期限等的影響及雙方權(quán)利義務(wù)調(diào)整等內(nèi)容。（二）合同終止1.合同期滿或雙方協(xié)商一致，可以終止合同。2.因不可抗力或外包服務(wù)機(jī)構(gòu)嚴(yán)重違約等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行的，公司/組織有權(quán)提前終止合同。3.合同終止后，外包服