PAGE公司內(nèi)部檔案評級制度一、總則（一）目的為加強公司內(nèi)部檔案管理，科學(xué)評估檔案價值，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本評級制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.客觀性原則：檔案評級應(yīng)基于檔案的實際內(nèi)容、價值和保存狀況，客觀公正地進(jìn)行評價。2.科學(xué)性原則：采用科學(xué)合理的評級標(biāo)準(zhǔn)和方法，確保評級結(jié)果準(zhǔn)確反映檔案的質(zhì)量和價值。3.動態(tài)性原則：檔案價值會隨著時間和公司業(yè)務(wù)發(fā)展而變化，評級制度應(yīng)定期進(jìn)行評估和調(diào)整。二、檔案評級標(biāo)準(zhǔn)（一）文書檔案1.重要性涉及公司重大決策、方針政策、發(fā)展戰(zhàn)略等文件：具有高度重要性，評級為一級。涉及公司重要業(yè)務(wù)活動、項目合作、合同協(xié)議等文件：重要性較高，評級為二級。一般性業(yè)務(wù)文件、日常行政文件等：重要性一般，評級為三級。2.完整性文件齊全、完整，包括正文、附件、簽批等：完整性好，評級為一級?；君R全，部分附件或簽批等有少量缺失：完整性較好，評級為二級。存在較多文件缺失或關(guān)鍵內(nèi)容不完整：完整性較差，評級為三級。3.時效性現(xiàn)行有效的重要文件：時效性強，評級為一級。近期形成的一般性業(yè)務(wù)文件：時效性較好，評級為二級。歷史久遠(yuǎn)且已失去現(xiàn)行效用的文件：時效性弱，評級為三級。（二）科技檔案1.技術(shù)創(chuàng)新性具有重大技術(shù)突破、行業(yè)領(lǐng)先水平的科研項目檔案：創(chuàng)新性高，評級為一級。有一定技術(shù)改進(jìn)和創(chuàng)新的項目檔案：創(chuàng)新性較好，評級為二級。常規(guī)技術(shù)項目檔案：創(chuàng)新性一般，評級為三級。2.應(yīng)用價值已廣泛應(yīng)用并取得顯著經(jīng)濟(jì)效益和社會效益的檔案：應(yīng)用價值高，評級為一級。在一定范圍內(nèi)應(yīng)用且有一定效益的檔案：應(yīng)用價值較好，評級為二級。應(yīng)用范圍有限或效益不明顯的檔案：應(yīng)用價值一般，評級為三級。3.保存完整性從項目立項到成果驗收等各階段文件完整保存：保存完整，評級為一級。主要階段文件齊全，部分輔助文件有缺失：保存較完整，評級為二級。關(guān)鍵文件缺失較多，保存不完整：保存完整性差，評級為三級。（三）會計檔案1.財務(wù)重要性年度財務(wù)決算報告、重大財務(wù)決策文件等：財務(wù)重要性高，評級為一級。月度財務(wù)報表、重要財務(wù)分析報告等：財務(wù)重要性較好，評級為二級。一般性財務(wù)憑證、賬簿等：財務(wù)重要性一般，評級為三級。2.準(zhǔn)確性賬目清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤的檔案：準(zhǔn)確性高，評級為一級。存在少量數(shù)據(jù)差錯但不影響整體財務(wù)狀況的檔案：準(zhǔn)確性較好，評級為二級。數(shù)據(jù)差錯較多，影響財務(wù)核算準(zhǔn)確性的檔案：準(zhǔn)確性較差，評級為三級。3.合規(guī)性嚴(yán)格按照財務(wù)法規(guī)和會計準(zhǔn)則形成的檔案：合規(guī)性好，評級為一級?；痉弦?guī)定，存在少量不規(guī)范情況的檔案：合規(guī)性較好，評級為二級。存在較多違規(guī)問題的檔案：合規(guī)性差，評級為三級。（四）人事檔案1.人員重要性公司高層管理人員、核心技術(shù)人才等關(guān)鍵崗位人員檔案：人員重要性高，評級為一級。中層管理人員、重要業(yè)務(wù)骨干人員檔案：人員重要性較好，評級為二級。普通員工檔案：人員重要性一般，評級為三級。2.信息完整性個人基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、獎懲情況等全面完整的檔案：信息完整，評級為一級。部分信息缺失或記錄不詳細(xì)的檔案：信息較完整，評級為二級。關(guān)鍵信息缺失較多的檔案：信息完整性差，評級為三級。3.真實性經(jīng)嚴(yán)格審核、真實可靠的檔案：真實性高，評級為一級。存在個別信息存疑但不影響整體的檔案：真實性較好，評級為二級。發(fā)現(xiàn)較多虛假信息的檔案：真實性差，評級為三級。（五）業(yè)務(wù)檔案1.業(yè)務(wù)重要性核心業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的關(guān)鍵檔案，如銷售合同、采購訂單等：業(yè)務(wù)重要性高，評級為一級。重要業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)檔案，對業(yè)務(wù)開展有較大影響：業(yè)務(wù)重要性較好，評級為二級。一般性業(yè)務(wù)操作記錄等檔案：業(yè)務(wù)重要性一般，評級為三級。2.業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性與公司主營業(yè)務(wù)緊密相關(guān)，對業(yè)務(wù)發(fā)展起關(guān)鍵支撐作用的檔案：業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性強，評級為一級。與業(yè)務(wù)有一定關(guān)聯(lián)，但重要性稍低的檔案：業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性較好，評級為二級。與業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)度較弱的檔案：業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性一般，評級為三級。3.檔案質(zhì)量內(nèi)容詳實、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全的高質(zhì)量檔案：檔案質(zhì)量高，評級為一級。存在少量格式不規(guī)范或簽字蓋章不全等問題，但不影響使用的檔案：檔案質(zhì)量較好，評級為二級。檔案質(zhì)量較差，存在較多問題影響查閱利用的檔案：檔案質(zhì)量差，評級為三級。三、檔案評級流程（一）自評各部門檔案管理人員按照檔案評級標(biāo)準(zhǔn)，對本部門保管的檔案進(jìn)行初步自評，填寫《檔案自評表》，詳細(xì)說明檔案的重要性、完整性、時效性等方面情況，并給出自評等級建議。（二）初審公司檔案管理部門收到各部門的《檔案自評表》后，組織專人對自評結(jié)果進(jìn)行初審。初審人員對照評級標(biāo)準(zhǔn)，對檔案實體進(jìn)行抽查核實，檢查自評信息的準(zhǔn)確性和完整性。對于自評等級與實際情況不符的，及時與相關(guān)部門溝通并要求重新評估。（三）會審初審?fù)ㄟ^后，由檔案管理部門牽頭，組織各相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理專家進(jìn)行會審。會審人員根據(jù)各自專業(yè)領(lǐng)域和經(jīng)驗，對檔案進(jìn)行綜合評審，充分討論檔案的價值和評級意見。會審過程中，如有爭議，應(yīng)充分交流意見，必要時可查閱相關(guān)資料或進(jìn)行實地調(diào)研，確保評級結(jié)果客觀公正。（四）審批會審確定的檔案評級結(jié)果報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和檔案管理實際情況，對評級結(jié)果進(jìn)行最終審定。審批通過后的檔案評級結(jié)果正式生效，并作為檔案管理的重要依據(jù)。（五）結(jié)果公示與存檔檔案管理部門將審批通過的檔案評級結(jié)果在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個工作日。公示無異議后，將檔案評級結(jié)果及相關(guān)評審資料整理歸檔，建立《公司檔案評級臺賬》，詳細(xì)記錄每一份檔案的評級信息，以便日后查詢和管理。四、檔案保管與利用（一）保管要求1.根據(jù)檔案評級結(jié)果，對不同等級的檔案采取相應(yīng)的保管措施。一級檔案應(yīng)采用專門的檔案庫房，配備完善的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，并安排專人定期檢查維護(hù)。2.二級檔案可存放在相對獨立的檔案區(qū)域，配備必要的防護(hù)設(shè)備，定期進(jìn)行巡查。3.三級檔案可在普通檔案柜中存放，但也要注意保持環(huán)境整潔，防止檔案損壞。（二）利用規(guī)定1.對于一級檔案，嚴(yán)格限制查閱利用范圍，確因工作需要查閱的，須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批，并在檔案管理部門專人監(jiān)督下查閱。2.二級檔案查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，檔案管理部門登記備案后查閱。3.三級檔案查閱相對較為便捷，一般由部門內(nèi)部人員填寫查閱申請表，經(jīng)部門檔案管理人員同意后即可查閱。五、檔案評級的動態(tài)管理（一）定期復(fù)查公司檔案管理部門每年對已評級的檔案進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查內(nèi)容包括檔案的保存狀況、價值變化等情況。對于因公司業(yè)務(wù)發(fā)展、政策調(diào)整等原因?qū)е聶n案價值提升或降低的，及時調(diào)整檔案評級。（二）即時調(diào)整在檔案日常管理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在新的重要信息、關(guān)鍵內(nèi)容缺失等情況，可能影響檔案評級的，檔案管理部門應(yīng)及時組織重新評估，調(diào)整檔案評級。（三）特殊情況處理對于涉及公司重大事件、法律糾紛等特殊情況的檔案，無論原評級如何