PAGE公證檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司公證檔案的管理，確保公證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮公證檔案在公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所有涉及公證業(yè)務(wù)形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：公證檔案應(yīng)如實(shí)反映公證業(yè)務(wù)辦理過(guò)程及結(jié)果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋公證業(yè)務(wù)從受理到辦結(jié)全過(guò)程的各類文件材料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序進(jìn)行整理歸檔，便于查找和利用。4.保密性原則：對(duì)涉及當(dāng)事人隱私及商業(yè)秘密的檔案信息嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公證檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門的檔案收集、整理、歸檔工作。3.集中統(tǒng)一管理本公司的公證檔案，建立檔案庫(kù)房及檢索系統(tǒng)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定提供檔案利用。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公證業(yè)務(wù)文件材料的收集、整理，在業(yè)務(wù)辦結(jié)后及時(shí)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、歸檔、鑒定等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理各項(xiàng)職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范。3.維護(hù)檔案庫(kù)房的安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確查找和提供所需檔案。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公證申請(qǐng)表、受理通知單、談話筆錄、當(dāng)事人身份證明材料、證明材料等。2.公證書原本、副本及送達(dá)回執(zhí)。3.公證審批表、討論記錄、質(zhì)量檢查記錄等內(nèi)部審批文件。4.與公證業(yè)務(wù)相關(guān)的往來(lái)函件、補(bǔ)充材料、調(diào)查材料等。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在公證業(yè)務(wù)辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的文件材料移交檔案管理部門。2.移交的檔案應(yīng)齊全完整、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類：按照公證業(yè)務(wù)類型分為民事類、經(jīng)濟(jì)類、涉外類等，再根據(jù)具體業(yè)務(wù)細(xì)分類別。2.編號(hào)：為每份檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、流水號(hào)等信息。3.裝訂：去除文件材料中的金屬物，采用線裝或膠裝方式進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰準(zhǔn)確。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對(duì)接收的檔案進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案的完整性和整理質(zhì)量。2.將核對(duì)無(wú)誤的檔案按照分類順序放入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或柜上標(biāo)明類別、年份等信息。3.建立檔案存放位置索引，便于快速查找檔案。（二）保管期限1.永久保管：涉及重大經(jīng)濟(jì)利益、重要法律關(guān)系、具有長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的公證檔案。2.定期保管：保管期限分為[X]年、[X]年等，具體根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度確定。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案架、柜應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。3.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司內(nèi)部人員因工作需要查閱公證檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如有損壞應(yīng)及時(shí)處理。（二）借閱規(guī)定1.外單位因工作需要借閱公證檔案，需持單位介紹信，經(jīng)本公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂《檔案借閱承諾書》后方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損，如有損壞或丟失應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）查閱、借閱登記檔案管理部門應(yīng)建立查閱、借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱、借閱日期、查閱人或借閱人姓名、單位、查閱或借閱檔案內(nèi)容、審批人等信息，確保查閱、借閱情況可追溯。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史意義進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門人員共同實(shí)施銷毀，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公證檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、圖像處理等操作，確保電子文件符合檔案管理要求。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。（三）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入：支持檔案管理人員快速準(zhǔn)確錄入檔案信息，包括檔案編號(hào)、題名、日期、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、當(dāng)事人姓名等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同用戶的訪問(wèn)權(quán)限，確保檔案信息的安全。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與維護(hù)1.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存儲(chǔ)。2.加強(qiáng)信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系