PAGE借閱檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中涉及檔案借閱的相關(guān)活動。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.提高檔案利用效率，服務(wù)公司各項工作。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類方案、編號規(guī)則和保管期限等。3.對檔案借閱情況進行登記、監(jiān)督和檢查，確保借閱流程規(guī)范。（二）借閱申請部門職責(zé)1.明確檔案借閱需求，填寫借閱申請表，說明借閱目的、期限等。2.負(fù)責(zé)歸還所借檔案，并確保檔案的完整性和保密性。（三）借閱審批人員職責(zé)1.對借閱申請進行審核，根據(jù)檔案的密級、重要性等決定是否批準(zhǔn)借閱。2.簽署審批意見，明確借閱期限、借閱范圍等要求。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工個人基本信息、勞動合同、績效考核等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表等。4.業(yè)務(wù)檔案：各類業(yè)務(wù)合同、項目文檔、市場調(diào)研報告等。5.其他檔案：如榮譽證書、資質(zhì)證明等。（二）編號規(guī)則1.采用分類編號法，按照檔案類別進行編號。2.編號由數(shù)字和字母組成，便于識別和管理。3.例如：行政檔案編號為XZ001，人事檔案編號為RS001等。四、檔案保管與保護（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.保持庫房溫度適宜，相對濕度在規(guī)定范圍內(nèi)。（二）保管方式1.按照檔案類別和編號順序排列存放，便于查找。2.對重要檔案和易損檔案采取特殊保管措施，如備份、復(fù)制等。（三）定期檢查1.檔案管理部門定期對檔案進行檢查，確保檔案的安全與完整。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管環(huán)境等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。五、檔案借閱流程（一）借閱申請1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、期限等。2.將申請表提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（二）審批1.借閱申請?zhí)峤恢翙n案管理部門，由檔案管理人員進行初審。2.根據(jù)檔案的密級和重要性，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理人員在申請表上簽署批準(zhǔn)意見。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請表，進行借閱登記。2.登記內(nèi)容包括借閱人姓名、部門、檔案名稱與編號、借閱日期、歸還日期等。（四）檔案交付1.借閱人憑借閱申請表和有效證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案。2.檔案管理人員與借閱人當(dāng)面核對檔案數(shù)量和完整性，辦理交接手續(xù)。（五）歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還時，檔案管理人員對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。3.檔案歸還后，檔案管理人員在借閱登記冊上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。六、借閱期限與續(xù)借（一）借閱期限1.一般檔案借閱期限為[X]個工作日，特殊情況經(jīng)批準(zhǔn)可適當(dāng)延長。2.密級較高的檔案借閱期限嚴(yán)格控制，原則上不超過[X]個工作日。（二）續(xù)借1.借閱人如需續(xù)借檔案，應(yīng)在借閱期限屆滿前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請。2.續(xù)借申請需重新填寫申請表，經(jīng)原審批人員批準(zhǔn)后方可續(xù)借。3.續(xù)借期限不得超過原借閱期限的[X]倍。七、借閱范圍與限制（一）借閱范圍根據(jù)工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后，相關(guān)人員可借閱與其工作密切相關(guān)的檔案。（二）限制規(guī)定1.涉及公司機密的檔案，未經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)，嚴(yán)禁借閱。2.檔案原件原則上不外借，確需外借的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人只能在檔案管理部門指定的地點查閱檔案不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。八、檔案查閱與使用規(guī)范（一）查閱要求1.借閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，保持安靜，不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）使用規(guī)范1.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得私自復(fù)制、傳播或用于其他非工作目的。2.對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案借閱情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.公司內(nèi)部審計部門不定期對檔案管理和借閱工作進行審計監(jiān)督。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度的借閱行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.如因借閱人原因?qū)е聶n案損