PAGE機(jī)關(guān)檔案文書(shū)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本機(jī)關(guān)檔案文書(shū)管理，確保檔案文書(shū)的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案文書(shū)的查閱、利用和保管，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類和載體的檔案文書(shū)管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機(jī)關(guān)檔案文書(shū)由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案文書(shū)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則。檔案文書(shū)應(yīng)如實(shí)反映機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則。全面收集、整理機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的各類檔案文書(shū)，保證檔案文書(shū)的齊全、完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案文書(shū)信息不泄露。二、檔案文書(shū)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善本機(jī)關(guān)檔案文書(shū)管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)的各類檔案文書(shū)，進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作。3.負(fù)責(zé)檔案文書(shū)的保管、保護(hù)，確保檔案文書(shū)的安全。4.提供檔案文書(shū)的查閱、借閱服務(wù)，對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記。5.定期對(duì)檔案文書(shū)進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案文書(shū)提出銷毀意見(jiàn)。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。（二）各部門(mén)兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案文書(shū)的收集、整理、初步分類工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案整理、編目等工作，提供相關(guān)資料和信息。3.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案文書(shū)的日常保管，確保檔案文書(shū)的安全。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱工作，及時(shí)歸還檔案。三、檔案文書(shū)的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本機(jī)關(guān)工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本機(jī)關(guān)形成的各類文件、報(bào)告、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.本機(jī)關(guān)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、信函等。4.本機(jī)關(guān)工作人員在工作中形成的重要書(shū)信、手稿、照片、錄音、錄像等資料。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)工作活動(dòng)中形成的檔案文書(shū)，確保檔案文書(shū)的齊全、完整。2.收集的檔案文書(shū)應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，紙張質(zhì)量符合要求。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類。按照檔案文書(shū)的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號(hào)。對(duì)每一類檔案文書(shū)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂。將零散的檔案文書(shū)進(jìn)行裝訂，確保檔案文書(shū)的整齊、牢固。4.編目。編制檔案文書(shū)目錄，包括檔案文書(shū)的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案文書(shū)的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。（三）檔案存放1.按照檔案文書(shū)的類別、編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。2.對(duì)于重要的檔案文書(shū)，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（四）檔案清點(diǎn)與核對(duì)1.定期對(duì)檔案文書(shū)進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案文書(shū)的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。2.如發(fā)現(xiàn)檔案文書(shū)有缺失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案文書(shū)的查閱與借閱（一）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的檔案文書(shū)名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門(mén)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)查閱人填寫(xiě)的申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案文書(shū)，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱完畢，并將檔案文書(shū)歸還檔案管理部門(mén)。（二）借閱程序1.借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的檔案文書(shū)名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案文書(shū)，并登記借閱信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案文書(shū)，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。（三）查閱與借閱要求1.查閱和借閱檔案文書(shū)應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案文書(shū)帶出檔案管理部門(mén)。2.查閱和借閱檔案文書(shū)應(yīng)保持檔案文書(shū)的整潔、完好，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案文書(shū)。3.查閱和借閱檔案文書(shū)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案文書(shū)的內(nèi)容。六、檔案文書(shū)的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本機(jī)關(guān)的實(shí)際情況為依據(jù)，對(duì)檔案文書(shū)的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，綜合考慮檔案文書(shū)的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、各部門(mén)兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對(duì)檔案文書(shū)逐件進(jìn)行審查，判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法。將檔案文書(shū)與同類檔案文書(shū)進(jìn)行比較，分析其保存價(jià)值。（四）鑒定結(jié)果1.檔案鑒定小組根據(jù)鑒定情況，提出檔案文書(shū)的保管期限建議，分為永久、長(zhǎng)期、短期。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案文書(shū)，提出銷毀意見(jiàn)。（五）銷毀程序1.編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案文書(shū)的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案文書(shū)應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)人員共同監(jiān)督銷毀，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案文書(shū)的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案文書(shū)進(jìn)行掃描，形成電子檔案，掃描分辨率應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、編目等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能。實(shí)現(xiàn)檔案文書(shū)的快速錄入，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.檢索功能。提供多種檢索方式，如按題名、編號(hào)、日期等進(jìn)行檢索，方便用戶查找檔案文書(shū)。3.借閱管理功能。實(shí)現(xiàn)檔案文書(shū)的在線借閱申請(qǐng)、審批、登記等功能。4.統(tǒng)計(jì)分析功能。對(duì)檔案文書(shū)的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（四）安全管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)體系，采取防火墻、加密存儲(chǔ)、身份認(rèn)證等措施，確保電子檔案的安全。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案文書(shū)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.對(duì)違反檔案文書(shū)管理制度的行為，及時(shí)進(jìn)行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立檔案文書(shū)管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各部門(mén)檔案文書(shū)管理工作進(jìn)行考核評(píng)