PAGE社區(qū)檔案公章管理制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)檔案公章管理，確保檔案資料的真實性、完整性和安全性，維護(hù)社區(qū)的正常工作秩序，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)所有涉及檔案公章使用的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案公章使用合法合規(guī)。2.專人專管原則：明確檔案公章管理人員，實行專人負(fù)責(zé)管理，確保責(zé)任落實。3.規(guī)范操作原則：制定規(guī)范的檔案公章使用流程，確保使用過程嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確。4.安全保密原則：加強檔案公章的安全保管，防止丟失、被盜用，嚴(yán)格保密檔案內(nèi)容。二、檔案管理（一）檔案分類1.文書檔案：包括各類通知、報告、決議、合同等文件。2.人事檔案：涵蓋社區(qū)工作人員的個人信息、履歷、考核等資料。3.財務(wù)檔案：如財務(wù)報表、賬目明細(xì)、票據(jù)等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)社區(qū)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，分類保存相關(guān)業(yè)務(wù)資料，如社區(qū)建設(shè)項目檔案、居民服務(wù)檔案等。（二）檔案收集與整理1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集，確保各類文件材料及時、準(zhǔn)確地交到檔案管理人員手中。2.檔案管理人員對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，按照檔案類別和時間順序進(jìn)行編號、裝訂，確保檔案整齊有序。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.對檔案進(jìn)行定期盤點，核對檔案數(shù)量、完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案查閱與借閱1.社區(qū)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及查閱時間，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位人員查閱檔案，須持有單位介紹信，說明查閱理由，經(jīng)社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，確保檔案安全。3.借閱檔案須嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、借閱時間、歸還時間等信息。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需延長借閱時間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，及時向借閱人員追究責(zé)任。三、公章管理（一）公章種類1.社區(qū)行政公章：用于社區(qū)對外發(fā)布正式文件、簽訂合同等重要事項。2.部門專用章：根據(jù)工作需要，設(shè)立的各部門專用章，用于部門內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)。3.臨時印章：因特殊工作需要，臨時刻制的印章，使用完畢后及時收回銷毀。（二）公章刻制與啟用1.公章的刻制必須嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定辦理，由社區(qū)指定專人負(fù)責(zé)，到公安機(jī)關(guān)指定的刻章單位進(jìn)行刻制。2.新刻制的公章在啟用前，應(yīng)進(jìn)行登記備案，填寫《公章刻制啟用登記表》，注明公章名稱、規(guī)格、啟用時間等信息。同時，應(yīng)將公章印模留存一份，歸檔保存。（三）公章保管1.設(shè)立專門的公章保管柜，配備雙鎖，分別由社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)和指定的公章管理人員保管鑰匙，實行雙人保管制度。2.公章管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公章保管規(guī)定，不得擅自將公章帶出辦公室，如有特殊情況需攜帶公章外出，必須經(jīng)社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。3.公章保管人員應(yīng)定期檢查公章的保管情況，確保公章安全、完好。如發(fā)現(xiàn)公章?lián)p壞、丟失等情況，應(yīng)立即報告社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（四）公章使用1.公章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，填寫《公章使用申請表》，注明使用事項、使用部門、使用時間等信息，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可使用。2.涉及重大事項或重要文件的蓋章，需經(jīng)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定，并在申請表上注明會議紀(jì)要文號。3.公章管理人員應(yīng)認(rèn)真核對申請表上的審批簽字和使用事項，確保蓋章內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。蓋章時，應(yīng)在蓋章文件的指定位置加蓋清晰、端正的公章，并做好蓋章記錄。4.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。如因工作需要必須先行蓋章的，應(yīng)在蓋章后及時填寫相關(guān)內(nèi)容，并嚴(yán)格控制使用范圍。（五）公章停用與銷毀1.因社區(qū)機(jī)構(gòu)變更、公章?lián)p壞等原因，需要停用公章時，由社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，及時發(fā)布停用通知，并收回公章。2.停用的公章應(yīng)進(jìn)行登記備案，填寫《公章停用登記表》，注明停用時間、原因等信息。同時，應(yīng)將停用公章妥善保管，防止丟失或誤用。3.對已停用且無保存價值的公章，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀時，須有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保公章徹底銷毀。銷毀記錄應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀時間、地點、參與人員等信息，并歸檔保存。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.社區(qū)紀(jì)檢部門定期對檔案公章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查檔案的收集、整理、保管、查閱借閱情況以及公章的使用、保管、停用銷毀情況。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違規(guī)操作的部門和人員，按照社區(qū)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、社區(qū)居民代表等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作，及時提供所需的檔案資料和公章使用情況說明。2.對外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，認(rèn)真研究分析，制定切實可行的改進(jìn)措施，不斷完善檔案公章管理制度。五、責(zé)任追究（一）檔案管理責(zé)任追究1.因檔案管理人員失職，導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞、泄露的，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.對違反檔案查閱借閱規(guī)定的人員，給予批評教育，責(zé)令限期改正；情節(jié)嚴(yán)重的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）公章管理責(zé)任追究1.公章管理人員違反公章保管規(guī)定，擅自將公章帶出辦公室、轉(zhuǎn)借他人或因保管不善導(dǎo)致公章丟失、被盜用的，給予警告、記過等紀(jì)律處分；造成嚴(yán)重后果的，給予撤職、開除等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。2.對違規(guī)使用公章的部門