PAGE集團電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強集團電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合集團實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部及所屬各子公司、分公司的電子檔案管理工作。（三）定義1.電子檔案：指集團在各項工作活動中形成的，具有保存價值的，以數(shù)字形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的歷史記錄。2.電子檔案管理：指對電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程的管理活動。（四）基本原則1.真實性原則：確保電子檔案內(nèi)容真實反映集團各項工作活動的實際情況。2.完整性原則：保證電子檔案的內(nèi)容、背景信息及元數(shù)據(jù)等完整無缺。3.可用性原則：便于電子檔案的檢索、查詢和利用，滿足集團各項工作對檔案信息的需求。4.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的存儲安全，防止數(shù)據(jù)丟失、篡改和泄露。二、管理職責(zé)（一）集團檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善集團電子檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查集團所屬各單位的電子檔案管理工作。3.負責(zé)集團電子檔案的集中存儲、備份及安全管理。4.組織開展電子檔案的整理、分類、編目等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。5.提供電子檔案的檢索、查詢和利用服務(wù)，協(xié)調(diào)解決電子檔案利用過程中的問題。6.參與集團重大項目、重要活動等電子檔案的收集、整理和歸檔工作。（二）各單位檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行集團電子檔案管理制度，制定本單位電子檔案管理實施細則。2.負責(zé)本單位電子檔案的收集、整理、歸檔和日常管理工作。3.指導(dǎo)本單位各部門做好電子文件的形成、積累和歸檔工作。4.定期向集團檔案管理部門移交本單位應(yīng)歸檔的電子檔案。5.配合集團檔案管理部門開展電子檔案的安全檢查、數(shù)據(jù)備份等工作。（三）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門電子文件的形成、積累和整理工作，確保電子文件的真實、完整和規(guī)范。2.按照檔案管理要求，定期將本部門應(yīng)歸檔的電子文件移交本單位檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好電子檔案的利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、電子文件管理（一）電子文件的形成與收集1.各部門在工作活動中應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和集團業(yè)務(wù)流程，及時形成電子文件，并確保電子文件內(nèi)容準確、格式規(guī)范。2.電子文件形成過程中，應(yīng)明確文件的責(zé)任者、日期、內(nèi)容等信息，確保電子文件的真實性和完整性。3.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)電子文件的收集工作，對辦理完畢的電子文件進行及時收集，防止文件丟失。（二）電子文件的整理1.電子文件應(yīng)按照其來源、時間、內(nèi)容等進行分類整理，確保文件分類科學(xué)、合理。2.對電子文件的元數(shù)據(jù)進行整理，元數(shù)據(jù)應(yīng)包括文件的題名、責(zé)任者、日期、格式、大小等信息，保證元數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.電子文件的命名應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，便于識別和管理。命名規(guī)則應(yīng)包含文件主題、日期、版本等關(guān)鍵信息。（三）電子文件的歸檔1.各部門應(yīng)定期將整理好的電子文件向本單位檔案管理部門歸檔，歸檔時間應(yīng)符合集團檔案管理規(guī)定。2.電子文件歸檔時，應(yīng)確保文件的格式轉(zhuǎn)換準確、數(shù)據(jù)完整，能夠長期有效讀取。3.檔案管理部門應(yīng)對接收的電子文件進行審核，檢查文件的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的文件應(yīng)及時退回相關(guān)部門進行整改。四、電子檔案存儲與管理（一）存儲方式1.集團采用集中存儲和分布式存儲相結(jié)合的方式，對電子檔案進行存儲管理。2.重要電子檔案應(yīng)進行異地備份存儲，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.存儲載體應(yīng)選用質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的磁帶、磁盤、光盤等，定期對存儲載體進行檢查和維護，確保存儲數(shù)據(jù)的安全。（二）存儲環(huán)境1.電子檔案存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保存儲環(huán)境安全可靠。2.存儲場所應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在40%60%之間。3.定期對存儲設(shè)備進行清潔和維護，檢查設(shè)備運行狀態(tài)，及時處理設(shè)備故障。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，對電子檔案的元數(shù)據(jù)和全文信息進行集中管理，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和查詢。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)庫進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對電子檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性，防止數(shù)據(jù)被非法獲取和篡改。（四）安全管理1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強對電子檔案存儲、傳輸、利用等環(huán)節(jié)的安全管理。2.采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等安全技術(shù)手段，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染，保障電子檔案系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。3.對電子檔案管理人員進行安全培訓(xùn)，提高安全意識，規(guī)范操作流程，防止因人員失誤導(dǎo)致安全事故。4.嚴格控制電子檔案的訪問權(quán)限，根據(jù)工作需要，為不同人員設(shè)置相應(yīng)的訪問級別，確保電子檔案信息不被非法訪問和泄露。五、電子檔案檢索與利用（一）檢索工具1.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如題名檢索、關(guān)鍵詞檢索、分類檢索等，方便用戶快速查找所需電子檔案。2.定期更新電子檔案檢索系統(tǒng)的索引數(shù)據(jù)，確保檢索結(jié)果的準確性和完整性。3.編制電子檔案檢索指南，向用戶介紹檢索系統(tǒng)的使用方法和技巧，提高用戶檢索效率。（二）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)用戶需求，及時提供電子檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用服務(wù)。2.對涉及集團機密的電子檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制查閱范圍，履行審批手續(xù)。3.在提供電子檔案利用服務(wù)時，應(yīng)確保提供的電子檔案與原始檔案內(nèi)容一致，防止因格式轉(zhuǎn)換等原因?qū)е滦畔⑹д妗?.建立電子檔案利用登記制度，對利用電子檔案的時間、人員、內(nèi)容等進行詳細記錄，以便統(tǒng)計分析和跟蹤管理。六、電子檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和集團檔案保管期限表，對電子檔案進行定期鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，綜合考慮電子檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素。（二）鑒定組織1.集團成立電子檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.鑒定工作小組負責(zé)制定鑒定方案，并組織實施電子檔案的鑒定工作。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對電子檔案進行清查核對，確定需要鑒定的檔案范圍。2.鑒定工作小組對需要鑒定的電子檔案進行逐卷、逐件審查，根據(jù)檔案的保存價值，提出鑒定意見。3.對鑒定為無保存價值的電子檔案，編制銷毀清單，報集團領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀處理1.經(jīng)批準銷毀的電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的方式進行銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、執(zhí)行人等信息。3.銷毀記錄應(yīng)與銷毀清單一并保存，以備查考。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.集團檔案管理部門負責(zé)對所屬各單位的電子檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，定期通報檢查情況。2.各單位應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機制，對本單位電子檔案管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）檢查內(nèi)容1.電子檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括電子文件的形成、收集、整理、歸檔、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，檢查電子檔案的內(nèi)容、格式、元數(shù)據(jù)等是否符合要求，存儲環(huán)境是否安全，數(shù)據(jù)是否完整無缺。3.電子檔案管理設(shè)施設(shè)備的運行情況，包括存儲設(shè)備、檢索系統(tǒng)、安全防護設(shè)備等是否正常運行。（三）問題整改1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)單位限