PAGE企業(yè)員工檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司員工檔案管理，確保員工檔案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工檔案的保管。（三）基本原則1.真實性原則：員工檔案應(yīng)如實反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等內(nèi)容。2.完整性原則：員工檔案應(yīng)包含員工從入職到離職期間的各類相關(guān)資料，確保檔案資料的全面性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工檔案的機(jī)密性，未經(jīng)授權(quán)不得泄露員工檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、員工檔案的內(nèi)容（一）個人基本信息1.身份證復(fù)印件2.學(xué)歷證書復(fù)印件3.學(xué)位證書復(fù)印件4.戶口本復(fù)印件5.一寸免冠照片（二）入職資料1.入職登記表2.勞動合同3.入職體檢報告（三）工作經(jīng)歷資料1.工作履歷表2.離職證明（如有）（四）培訓(xùn)與學(xué)習(xí)資料1.培訓(xùn)記錄2.學(xué)歷教育證書（如有）3.職業(yè)資格證書（如有）（五）考核與獎懲資料1.績效考核記錄2.獎懲決定文件（六）薪資福利資料1.薪資調(diào)整記錄2.福利申請與審批文件（七）其他資料1.崗位變動申請與審批文件2.員工個人總結(jié)、述職報告等三、員工檔案的建立與收集（一）新員工入職時1.人力資源部門負(fù)責(zé)向新員工發(fā)放入職登記表等相關(guān)表格，指導(dǎo)其如實填寫個人基本信息。2.新員工應(yīng)在入職后[X]個工作日內(nèi)將身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、一寸免冠照片等個人基本信息資料提交至人力資源部門。3.人力資源部門負(fù)責(zé)審核新員工提交的資料，確保資料的真實性和完整性。審核通過后，將資料原件返還員工，留存復(fù)印件作為員工檔案的一部分。（二）入職過程中1.新員工入職后，人力資源部門負(fù)責(zé)辦理入職手續(xù)，簽訂勞動合同，并將勞動合同原件存入員工檔案。2.人力資源部門組織新員工進(jìn)行入職體檢，將體檢報告原件存入員工檔案。3.新員工入職后，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時填寫工作履歷表，記錄員工的工作經(jīng)歷，并提交至人力資源部門。（三）在職期間1.員工參加各類培訓(xùn)后，培訓(xùn)部門應(yīng)及時將培訓(xùn)記錄提交至人力資源部門，人力資源部門將培訓(xùn)記錄存入員工檔案。2.員工取得學(xué)歷教育證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)證書后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將證書原件提交至人力資源部門，人力資源部門審核后留存復(fù)印件，并將原件返還員工。3.公司定期進(jìn)行績效考核，考核部門應(yīng)在考核結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將績效考核記錄提交至人力資源部門，人力資源部門將績效考核記錄存入員工檔案。4.公司對員工進(jìn)行獎懲時，相關(guān)部門應(yīng)及時將獎懲決定文件提交至人力資源部門，人力資源部門將獎懲決定文件存入員工檔案。5.員工崗位變動時，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)填寫崗位變動申請與審批文件，并提交至人力資源部門。人力資源部門審核通過后，將崗位變動申請與審批文件存入員工檔案。6.員工個人總結(jié)、述職報告等資料，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交至人力資源部門，人力資源部門將其存入員工檔案。（四）離職時1.員工離職時，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢后[X]個工作日內(nèi)，將員工的離職證明提交至人力資源部門。2.人力資源部門負(fù)責(zé)審核員工的離職手續(xù)是否辦理完畢，如無問題，將離職證明存入員工檔案，并對員工檔案進(jìn)行整理和歸檔。四、員工檔案的保管（一）保管部門公司員工檔案由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管。（二）保管方式1.員工檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲于公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。2.檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案的安全保存。（三）保管期限1.員工檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，員工檔案應(yīng)自員工離職之日起保存[X]年。2.對于涉及員工重大權(quán)益、法律糾紛等重要檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員查閱員工檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到人力資源部門查閱。查閱時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)印。2.公司外部單位或個人查閱員工檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到人力資源部門查閱。查閱時，應(yīng)在指定地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)印。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋公司公章。3.公司內(nèi)部人員借閱員工檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、銷毀檔案。4.公司外部單位或個人借閱員工檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、銷毀檔案，并應(yīng)在借閱期滿后及時歸還檔案。（五）檔案的整理與歸檔1.人力資源部門應(yīng)定期對員工檔案進(jìn)行整理和歸檔，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。2.檔案整理應(yīng)按照檔案內(nèi)容的分類進(jìn)行，將相關(guān)資料裝訂成冊，并在檔案封面上注明檔案編號、員工姓名、檔案內(nèi)容等信息。3.檔案歸檔應(yīng)按照檔案編號順序進(jìn)行存放，便于查找和管理。（六）檔案的保密與安全1.人力資源部門應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，未經(jīng)授權(quán)不得泄露員工檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況的發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.檔案保管場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保存。五、員工檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門應(yīng)定期對員工檔案進(jìn)行更新，確保檔案資料的時效性和準(zhǔn)確性。2.定期更新的內(nèi)容包括員工的個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等。（二）動態(tài)維護(hù)1.員工個人信息發(fā)生變化時，應(yīng)及時填寫個人信息變更申請表，并提交至人力資源部門。人力資源部門審核通過后，對員工檔案進(jìn)行相應(yīng)的更新。2.員工工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、考核結(jié)果等發(fā)生變化時，相關(guān)部門應(yīng)及時將變化情況通知人力資源部門，人力資源部門對員工檔案進(jìn)行相應(yīng)的更新。（三）特殊情況處理1.員工檔案資料存在錯誤或遺漏時，人力資源部門應(yīng)及時與員工本人或相關(guān)部門進(jìn)行核實，并對檔案進(jìn)行更正和補(bǔ)充。2.員工檔案資料涉及法律糾紛或其他特殊情況時，人力資源部門應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并妥善保管相關(guān)檔案資料。六、員工檔案的銷毀（一）銷毀條件員工檔案保管期限屆滿后，經(jīng)人力資源部門審核確認(rèn)，確無保存價值的，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.人力資源部門應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的編號、員工姓名、檔案內(nèi)容等信息，并說明銷毀原因和銷毀方式。2.檔案銷毀申請表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，并確保銷毀徹底。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并填寫檔案銷毀記錄，記錄銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)督人