PAGE機(jī)關(guān)檔案保管制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)各部門及所屬單位的檔案保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。機(jī)關(guān)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.安全保密原則。采取有效措施，確保檔案的安全，防止檔案的泄露、損毀和丟失。3.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為機(jī)關(guān)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架等。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和方法，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.積極開展檔案利用工作，為機(jī)關(guān)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、音像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無效的材料。3.收集的檔案材料應(yīng)保持其原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)。（四）整理方法1.分類。按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.編號(hào)。對(duì)分類后的檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于查找和管理。3.編目。編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。4.裝訂。對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合檔案保管要求的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（四）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案，是指反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案，是指反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案。4.短期保管的檔案，是指反映本機(jī)關(guān)一般工作活動(dòng)，但在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的檔案。（五）檔案定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每年不少于一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（六）檔案安全防護(hù)1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房、設(shè)備等的安全管理。2.配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和機(jī)關(guān)檔案保管期限表為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面審視、準(zhǔn)確判定檔案價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法。對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析。結(jié)合檔案的形成背景、內(nèi)容、用途等因素，綜合分析其保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)。2.銷毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案鑒定小組審核，并報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。（三）移交規(guī)定1.機(jī)關(guān)撤銷、合并時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門。2.檔案移交時(shí)，應(yīng)編制檔案移交清冊(cè)，辦理交接手續(xù)。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則。檔案利用應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和機(jī)關(guān)檔案管理制度的規(guī)定。2.服務(wù)大局原則。檔案利用應(yīng)圍繞機(jī)關(guān)工作大局，為機(jī)關(guān)決策、管理和各項(xiàng)工作提供支持。3.方便快捷原則。優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案利用效率，為利用者提供便捷服務(wù)。（二）利用范圍1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.機(jī)關(guān)內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。（四）利用方式1.查閱。利用者可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱。利用者如需借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。（五）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立