PAGE公司實(shí)物檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司實(shí)物檔案的管理，確保實(shí)物檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮實(shí)物檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案的歸檔管理。（三）定義本制度所稱實(shí)物檔案，是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，以物質(zhì)形態(tài)存在的各種載體的文件材料，包括但不限于獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章、題詞、字畫、照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等。（四）管理原則實(shí)物檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、分類整理、便于利用的原則。二、實(shí)物檔案的形成與收集（一）形成渠道1.公司內(nèi)部各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中獲得的各類實(shí)物，如上級(jí)部門頒發(fā)的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌，公司自行組織或參與活動(dòng)獲得的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)品等。2.公司對(duì)外交往中收受的禮品、紀(jì)念品等。3.公司自制或定制的具有保存價(jià)值的物品，如印章、題詞、字畫等。4.其他具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)實(shí)物檔案的收集工作，確保實(shí)物檔案的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的實(shí)物，承辦部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將實(shí)物及相關(guān)證明材料移交檔案管理部門。3.對(duì)于對(duì)外交往中收受的禮品、紀(jì)念品等，收受部門應(yīng)在收受后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將實(shí)物及相關(guān)說明材料移交檔案管理部門。4.對(duì)于公司自制或定制的實(shí)物，制作或定制部門應(yīng)在實(shí)物完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將實(shí)物及相關(guān)制作文件移交檔案管理部門。5.收集實(shí)物檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集與之相關(guān)的文字材料，如證書、獎(jiǎng)狀的影印件，題詞、字畫的說明，禮品、紀(jì)念品的贈(zèng)送單位、時(shí)間、事由等。三、實(shí)物檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)實(shí)物檔案按照其來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，具體分類如下：1.榮譽(yù)類：包括上級(jí)部門頒發(fā)的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等。2.禮品類：包括對(duì)外交往中收受的禮品、紀(jì)念品等。3.印章類：包括公司及所屬單位的各類印章。4.題詞字畫類：包括公司領(lǐng)導(dǎo)、名人的題詞，具有藝術(shù)價(jià)值的字畫等。5.照片音像類：包括反映公司重大活動(dòng)、重要事件、工作場(chǎng)景等的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等。6.其他類：包括上述類別未涵蓋的其他具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）編號(hào)規(guī)則實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的方式，具體如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。2.類別代碼：根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)，分別用兩位大寫字母表示，如“RY”表示榮譽(yù)類，“LP”表示禮品類，“YZ”表示印章類，“TC”表示題詞字畫類，“ZP”表示照片音像類，“QT”表示其他類。3.流水號(hào)：按照實(shí)物檔案的歸檔順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，2023年歸檔的第5個(gè)榮譽(yù)類實(shí)物檔案編號(hào)為“2023RY005”。（三）編目要求1.實(shí)物檔案應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容包括編號(hào)、名稱、來源、日期、保管期限等。2.對(duì)于照片音像類實(shí)物檔案，應(yīng)在目錄中注明照片的拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由，錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤的錄制內(nèi)容、時(shí)長(zhǎng)等。3.編目應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和字體，確保清晰、準(zhǔn)確、規(guī)范。（四）裝盒要求1.實(shí)物檔案應(yīng)根據(jù)其大小、形狀等特點(diǎn)，選擇合適的裝具進(jìn)行存放。2.對(duì)于榮譽(yù)類、禮品類等較小的實(shí)物，可裝入專用的檔案盒，并在盒內(nèi)設(shè)置隔層或襯墊，防止實(shí)物相互碰撞、損壞。3.對(duì)于印章類實(shí)物，應(yīng)存放在專門的印章盒或保險(xiǎn)柜內(nèi)，并做好防潮、防火、防盜等措施。4.對(duì)于題詞字畫類實(shí)物，應(yīng)采用專用的畫框或卷軸進(jìn)行裝裱，并妥善存放，防止受潮、發(fā)霉、褪色等。5.對(duì)于照片音像類實(shí)物，應(yīng)將照片沖印或打印后裝入相冊(cè)或照片檔案袋，錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤應(yīng)裝入專用的存儲(chǔ)盒，并注明相關(guān)信息。四、實(shí)物檔案的保管（一）保管場(chǎng)所實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。1.檔案庫房應(yīng)配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房?jī)?nèi)溫度在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應(yīng)安裝防火設(shè)備，如火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器材等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置防蟲、防鼠設(shè)施，如防蟲網(wǎng)、鼠夾、鼠藥等，并定期進(jìn)行清理和更換。4.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫房安全。5.檔案庫房應(yīng)避免陽光直射，窗戶應(yīng)安裝窗簾或遮陽設(shè)施。6.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）保管期限實(shí)物檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、歷史價(jià)值等因素確定，具體如下：1.永久保管：對(duì)于反映公司重大歷史事件、重要活動(dòng)、核心業(yè)務(wù)等具有重要?dú)v史價(jià)值和紀(jì)念意義的實(shí)物檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)于在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中具有一定歷史價(jià)值和參考作用的實(shí)物檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管：對(duì)于一般性的實(shí)物檔案，保管期限為[X]年。（三）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括實(shí)物的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。1.每年至少進(jìn)行一次全面檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。2.檢查過程中應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查情況、處理結(jié)果等。（四）安全防護(hù)1.加強(qiáng)對(duì)檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房。2.對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)重要實(shí)物檔案應(yīng)采取備份措施，防止因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞或丟失。4.按照國家有關(guān)規(guī)定做好實(shí)物檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。五、實(shí)物檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱實(shí)物檔案。外單位因特殊原因需要查閱、借閱實(shí)物檔案的，須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.查閱、借閱實(shí)物檔案時(shí)，應(yīng)填寫《實(shí)物檔案查閱、借閱申請(qǐng)表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、時(shí)間等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供相應(yīng)的實(shí)物檔案，并辦理查閱、借閱登記手續(xù)。4.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還實(shí)物檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)實(shí)物檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失實(shí)物檔案。2.查閱、借閱人員如需復(fù)制實(shí)物檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。3.查閱、借閱人員不得將實(shí)物檔案帶出檔案庫房，如需在庫房外查閱，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。六、實(shí)物檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則實(shí)物檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立實(shí)物檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)物檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.實(shí)物檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。2.實(shí)物檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)意義和保存價(jià)值。3.實(shí)物檔案的保管期限是否合理。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期的實(shí)物檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫《實(shí)物檔案鑒定申請(qǐng)表》。2.鑒定小組對(duì)檔案管理部門提交的鑒定申請(qǐng)表進(jìn)行審核，并組織相關(guān)人員對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出銷毀或繼續(xù)保管的意見，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）銷毀處理1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的實(shí)物檔案，應(yīng)按