PAGE地名普查檔案查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)地名普查檔案的管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障地名普查檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及地名普查檔案查閱的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)以及地名普查相關(guān)規(guī)定，確保檔案查閱工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)國家和公司/組織的利益。3.服務(wù)利用原則以服務(wù)公司/組織業(yè)務(wù)開展為宗旨，方便合理地提供檔案查閱服務(wù)，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)地名普查檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的完整與安全。2.建立健全檔案查閱登記制度，對查閱申請進(jìn)行審核、登記和記錄。3.按照規(guī)定的查閱范圍和程序，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。4.定期對地名普查檔案的查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，總結(jié)經(jīng)驗，不斷完善檔案查閱制度。（二）查閱申請部門職責(zé)1.明確專人負(fù)責(zé)檔案查閱申請的提交，確保申請內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。2.向檔案管理部門說明查閱檔案的目的、用途及范圍，配合檔案管理部門做好查閱申請的審核工作。3.對查閱人員進(jìn)行管理和監(jiān)督，確保查閱人員按照規(guī)定的程序和要求查閱檔案。三、檔案查閱范圍（一）內(nèi)部查閱1.公司/組織內(nèi)部因工作需要，涉及地名普查相關(guān)業(yè)務(wù)的部門和人員，可查閱與其工作相關(guān)的地名普查檔案，包括地名調(diào)查資料、地名標(biāo)志設(shè)置情況、地名標(biāo)準(zhǔn)化處理結(jié)果等。2.公司/組織內(nèi)部的審計、紀(jì)檢等部門，因工作需要可查閱地名普查檔案中與財務(wù)收支、項目實施等相關(guān)的資料。（二）外部查閱1.政府有關(guān)部門因履行行政管理職能，依法需要查閱地名普查檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)。2.社會組織、企事業(yè)單位等因開展與地名相關(guān)的研究、合作等活動，確需查閱地名普查檔案的，需經(jīng)公司/組織同意，并按照相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。四、檔案查閱程序（一）查閱申請1.查閱人員需填寫《地名普查檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、類別、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.查閱申請部門負(fù)責(zé)人對申請表進(jìn)行審核，簽署意見并加蓋部門公章后，提交至檔案管理部門。（二）申請審核1.檔案管理部門收到查閱申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括查閱目的是否合理、查閱范圍是否符合規(guī)定、查閱人員身份是否合法等。2.對于符合查閱條件的申請，檔案管理部門予以受理；對于不符合查閱條件的申請，應(yīng)及時向查閱申請部門說明理由，并退還申請表。（三）查閱預(yù)約1.檔案管理部門根據(jù)檔案的保管狀況和查閱申請情況，與查閱人員協(xié)商確定查閱時間，并進(jìn)行查閱預(yù)約登記。2.查閱人員應(yīng)按照預(yù)約時間到達(dá)指定地點進(jìn)行查閱，如因特殊情況需要變更查閱時間，應(yīng)提前與檔案管理部門聯(lián)系。（四）查閱登記1.查閱人員進(jìn)入檔案查閱場所前，需在檔案管理部門進(jìn)行查閱登記，出示有效身份證件，并填寫《地名普查檔案查閱登記表》。2.查閱登記表應(yīng)詳細(xì)記錄查閱人員姓名、單位、查閱時間、查閱檔案名稱及數(shù)量、查閱用途等信息。（五）檔案查閱1.檔案管理部門工作人員按照查閱申請范圍為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并在現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。2.查閱人員應(yīng)在指定的查閱場所內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、撕毀等。（六）查閱歸還1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門工作人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門工作人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，將檔案歸還原位。五、檔案查閱方式（一）現(xiàn)場查閱查閱人員可在檔案管理部門指定的查閱場所，直接查閱地名普查檔案原件。（二）復(fù)制查閱1.查閱人員因工作需要，可申請復(fù)制地名普查檔案中的部分內(nèi)容。復(fù)制申請應(yīng)在查閱申請表中注明，并經(jīng)檔案管理部門審核同意。2.檔案管理部門工作人員按照規(guī)定的程序為查閱人員辦理復(fù)制手續(xù)，復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。3.復(fù)制費(fèi)用按照公司/組織相關(guān)規(guī)定收取。（三）摘錄查閱查閱人員如需摘錄地名普查檔案中的相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)在查閱申請表中注明摘錄范圍和用途，并經(jīng)檔案管理部門審核同意。摘錄內(nèi)容應(yīng)保持原意，不得斷章取義。六、檔案查閱期限（一）一般查閱期限查閱人員應(yīng)在預(yù)約的查閱時間內(nèi)完成查閱工作，查閱期限一般不超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長查閱時間應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。（二）特殊查閱期限對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的地名普查檔案，查閱期限根據(jù)具體情況另行確定，并嚴(yán)格限制查閱人員的知悉范圍。七、檔案查閱安全與保密（一）安全保障1.檔案查閱場所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案安全。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)定期對檔案查閱場所進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（二）保密措施1.查閱人員應(yīng)對查閱過程中知悉的地名普查檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自擴(kuò)大檔案查閱范圍，不得向查閱人員提供超出申請范圍的檔案信息。3.對于涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的地名普查檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理和查閱。八、違規(guī)處理（一）對查閱人員的處理1.查閱人員如有違反本制度規(guī)定的行為，如擅自將檔案帶出查閱場所、涂改檔案、泄露檔案信息等檔案管理部門有權(quán)責(zé)令其停止查閱，并視情節(jié)輕重給予警告、通報批評等處理；造成檔案損壞、丟失或泄密的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。2.查閱人員所在部門應(yīng)加強(qiáng)對查閱人員的教育和管理，督促其遵守檔案查閱制度。（二）對檔案管理部門工作人員的處理1.檔案管理部門工作人員如有違反本制度規(guī)定的行為，如擅自批準(zhǔn)不符合查閱條件的申請、未履行監(jiān)督職責(zé)導(dǎo)致檔案安全事故等，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。