PAGE督查工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司督查工作檔案管理，確保督查工作檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在督查工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部開(kāi)展的各類督查工作所形成的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司督查工作檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映督查工作的全過(guò)程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。3.分類科學(xué)原則按照督查工作的特點(diǎn)和檔案的形成規(guī)律，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善督查工作檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理督查工作檔案，建立檔案目錄和索引，便于查詢和利用。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理、裝訂、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，保障檔案的完整性和安全性。5.按照規(guī)定的期限對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性。6.積極為公司各部門提供檔案查閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。（二）督查工作承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門督查工作檔案的收集、整理和初步分類，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。2.確保檔案資料的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，對(duì)檔案的質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出查閱檔案的申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、查閱、統(tǒng)計(jì)等。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。4.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.督查工作方案、計(jì)劃、通知等文件材料。2.督查工作過(guò)程中形成的各類報(bào)告、記錄、紀(jì)要等。3.被督查對(duì)象提交的自查報(bào)告、整改方案及整改落實(shí)情況報(bào)告等。4.督查工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的相關(guān)證據(jù)材料，如照片、錄像、文件復(fù)印件等。5.與督查工作有關(guān)的其他文件材料。（二）收集要求1.承辦部門應(yīng)在督查工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)檔案材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)和備份。（三）整理方法1.分類按照督查工作的性質(zhì)、內(nèi)容和時(shí)間順序，將檔案分為綜合類、專項(xiàng)督查類、整改落實(shí)類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。3.裝訂將檔案材料按照編號(hào)順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和統(tǒng)計(jì)。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管對(duì)于具有重要?dú)v史價(jià)值、查考利用價(jià)值的檔案，如公司重大督查工作的相關(guān)材料、涉及公司核心業(yè)務(wù)和重大決策的督查檔案等，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他督查工作檔案根據(jù)其重要程度和查考利用價(jià)值，確定保管期限為[X]年或[X]年。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，避免陽(yáng)光直射和潮濕環(huán)境。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況與檔案目錄一致。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱督查工作檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的督查工作檔案，查閱人員需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、日期、查閱目的等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人員持有效證件到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。3.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、保密的原則，不得損害公司利益和他人權(quán)益。2.利用檔案時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和安全性，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。3.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)記錄檔案的利用情況，包括查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等，以便統(tǒng)計(jì)和分析。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)組織專業(yè)人員進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。（二）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其是否具有保存價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，統(tǒng)計(jì)檔案的查閱頻率和利用效果，確定其實(shí)際利用價(jià)值。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督