PAGE檔案管理移交制度范本一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案移交行為，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部各部門之間以及公司/組織與外部單位之間的檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整準確原則：移交的檔案應保持其完整性和準確性，如實反映公司/組織各項活動的歷史全貌。3.及時規(guī)范原則：檔案移交應按照規(guī)定的程序和時間要求及時進行，確保檔案交接工作規(guī)范有序。二、檔案移交的主體與范圍（一）移交主體1.公司/組織內部部門之間：各部門在工作中形成的檔案，在規(guī)定的時間內，應向檔案管理部門進行移交。2.公司/組織與外部單位之間：因業(yè)務往來、合作項目等原因，涉及與外部單位進行檔案移交的，由相關業(yè)務部門負責辦理。（二）移交范圍1.文書檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、決議、合同等。2.科技檔案：涵蓋科研項目、工程建設、設備儀器等方面的檔案。3.財務檔案：如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人事檔案：員工的個人信息、履歷、考核、獎懲等檔案材料。5.業(yè)務檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務特點，涉及市場營銷、客戶服務、生產運營等方面的檔案。三、檔案移交的流程（一）準備階段1.編制移交清單：移交部門應提前編制檔案移交清單，詳細列出擬移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。清單應一式兩份，雙方各執(zhí)一份。2.整理檔案：移交部門應對擬移交的檔案進行整理，確保檔案資料齊全、分類準確、編目清晰。3.審核檔案：檔案管理部門對移交清單和檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與移交部門溝通，要求其進行補充或整改。（二）移交階段1.現(xiàn)場移交：雙方按照約定的時間和地點，進行檔案的現(xiàn)場移交。移交過程中，雙方應共同核對移交清單，清點檔案數(shù)量，確保檔案移交的準確性。2.簽字確認：檔案移交完成后，雙方在移交清單上簽字確認。簽字確認后的移交清單作為檔案移交的憑證，具有法律效力。（三）接收階段1.檔案入庫：檔案管理部門將接收的檔案按照規(guī)定的分類方法和保管期限進行整理、編目，并及時入庫保管。2.建立檔案臺賬：檔案管理部門應建立檔案臺賬，詳細記錄檔案的移交、接收、保管等情況，以便于查詢和管理。四、檔案移交的時間要求（一）定期移交1.年度檔案移交：各部門應在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并向檔案管理部門進行移交。2.項目檔案移交：對于重大項目或專項工作，項目完成后，項目負責人應在規(guī)定的時間內，將項目檔案向檔案管理部門進行移交。具體時間要求根據(jù)項目實際情況確定，但一般不得超過項目結束后的三個月。（二）特殊情況移交1.機構調整或人員變動：因公司/組織機構調整或人員變動，涉及檔案移交的，相關部門應在機構調整或人員變動后一個月內，完成檔案的移交工作。2.突發(fā)事件或緊急任務：對于突發(fā)事件或緊急任務形成的檔案，應在事件處理完畢或任務完成后，及時向檔案管理部門進行移交。移交時間不得超過事件處理完畢或任務完成后的一周。五、檔案移交的質量要求（一）檔案內容要求1.真實完整：移交的檔案應如實反映公司/組織各項活動的真實情況，內容完整無缺漏。2.準確規(guī)范：檔案中的信息應準確無誤，文件格式、編號、簽字等應符合規(guī)范要求。3.系統(tǒng)連貫：檔案應按照一定的邏輯順序進行整理，保持系統(tǒng)性和連貫性，便于查閱和利用。（二）檔案整理要求1.分類科學：檔案應按照國家有關檔案分類標準或公司/組織內部制定的分類方案進行分類，確保分類科學合理。2.編目清晰：檔案應編制詳細的目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，目錄信息應準確完整，便于查找。3.裝訂整齊：檔案應進行裝訂，裝訂應牢固整齊，不得有散頁、掉頁等現(xiàn)象。六、檔案移交的責任與監(jiān)督（一）移交部門責任1.確保檔案質量：移交部門應負責對擬移交檔案的質量進行審核，確保檔案內容真實、完整、準確、規(guī)范。2.按時移交檔案：按照本制度規(guī)定的時間要求，及時將檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門工作：在檔案移交過程中，積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的協(xié)助和支持。（二）檔案管理部門責任1.審核接收檔案：對移交的檔案進行認真審核，確保檔案符合接收要求。2.妥善保管檔案：對接收的檔案進行妥善保管，確保檔案的安全和完整。3.提供檔案利用服務：按照規(guī)定為公司/組織內部各部門及相關人員提供檔案利用服務。（三）監(jiān)督檢查1.內部監(jiān)督：公司/組織內部設立檔案管理監(jiān)督機構，定期對檔案移交工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.外部監(jiān)督：接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部單位的監(jiān)督檢查，對提出的問題及時進行整改落實。七、檔案移交過程中的保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密的檔案：如技術資料、客戶信息、財務數(shù)據(jù)等。2.涉及個人隱私的檔案：如員工人事檔案中的個人敏感信息等。（二）保密措施1.人員管理：參與檔案移交工作的人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。2.環(huán)境管理：檔案移交過程應在安全保密的環(huán)境中進行，防止檔案信息泄露。3.技術措施：采用必要的技術手段，如加密存儲、限制訪問權限等，確保檔案信息的安全。八、檔案移交后的利用與處置（一）檔案利用1.利用原則：檔案利用應遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.利用流程：公司/組織內部各部門及相關人員如需利用檔案，應填寫檔案利用申請表，經部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。（二）檔案處置1.保管期限屆滿檔案處置：對于保管期限屆滿的檔案，檔案管理部門應按照國家有關規(guī)定和公司/組織內部制定的檔案處置方案，進行鑒定和處置。2.不再保存檔案處置：對于因各種原因不再需要保存的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀或移交。銷毀檔案時，應嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀過程的安