PAGE單位人事檔案備案制度一、總則（一）目的為了加強單位人事檔案管理，確保人事檔案的真實性、完整性和保密性，充分發(fā)揮人事檔案在單位人力資源管理中的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案應如實反映員工的個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：人事檔案應包含員工從入職到離職全過程的各類相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容完整。3.保密性原則：嚴格保護員工人事檔案信息安全，防止檔案信息泄露。4.動態(tài)管理原則：隨著員工工作變動和個人情況變化，及時更新人事檔案內(nèi)容。二、人事檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址等。（二）學歷學位材料1.最高學歷畢業(yè)證書、學位證書復印件。2.學歷認證報告等相關(guān)材料。（三）工作經(jīng)歷材料1.入職申請表、勞動合同、崗位變動記錄等。2.工作業(yè)績考核材料，包括年度考核表、項目成果報告等。3.獎懲材料，如獎勵證書、處罰決定書等。（四）培訓經(jīng)歷材料1.參加各類培訓的結(jié)業(yè)證書、培訓記錄等。（五）職業(yè)資格證書材料1.專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能等級證書等。（六）薪資福利材料1.工資調(diào)整記錄、獎金發(fā)放明細等。2.社保、公積金繳納記錄等。（七）黨團材料1.入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書等黨員材料。2.入團申請書、團員證等團員材料。（八）其他材料1.員工個人述職報告、工作總結(jié)等。2.其他與員工個人相關(guān)的重要材料。三、人事檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責收集本部門員工的人事檔案材料，并及時移交至人事檔案管理部門。2.人事檔案管理部門應定期提醒員工補充完善相關(guān)檔案材料。3.對于新入職員工，應在入職一個月內(nèi)完成檔案材料的收集工作。（二）整理規(guī)范1.按照檔案內(nèi)容分類，將各類材料進行有序排列。2.每份材料應在右上角加蓋頁碼章，并編寫頁碼。3.對于紙張規(guī)格不一致的材料，應進行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.建立檔案目錄，清晰標注每份材料的名稱、日期、頁碼等信息。四、人事檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.人事檔案管理部門對收集整理好的檔案材料進行審核，確保材料齊全、真實、有效。2.將審核通過的檔案材料按照檔案編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標注員工姓名、檔案編號等信息。3.將檔案盒存放在專門的檔案柜中，并按照檔案類別和編號順序進行排列。（二）保管要求1.設(shè)立專門的人事檔案保管場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴格限制非檔案管理人員進入檔案保管場所，確需查閱檔案的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。4.對電子人事檔案應進行備份，并存儲在安全的存儲設(shè)備中，定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護。五、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部因工作需要查閱人事檔案的，應經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準，并填寫《人事檔案查閱申請表》。2.查閱檔案時，應在檔案管理人員的陪同下進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.涉及員工個人隱私的檔案材料應嚴格保密，未經(jīng)員工本人同意，不得向他人透露。（二）借閱程序1.外單位因工作需要借閱人事檔案的，應出具正式介紹信，并經(jīng)單位主管領(lǐng)導批準。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應重新辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損等。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。六、人事檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、調(diào)動工作單位等情況下，需要轉(zhuǎn)遞人事檔案。2.轉(zhuǎn)遞人事檔案應符合國家有關(guān)檔案轉(zhuǎn)遞的規(guī)定和要求。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人事檔案管理部門根據(jù)員工離職或調(diào)動通知，準備好檔案轉(zhuǎn)遞材料。2.在檔案轉(zhuǎn)遞材料上加蓋單位公章，并密封檔案。3.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞登記表》。4.接收單位收到檔案后，應及時將回執(zhí)反饋給人事檔案管理部門。七、人事檔案的信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計等功能。2.系統(tǒng)應具備完善的安全防護措施，確保檔案信息安全。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.人事檔案管理人員應及時將紙質(zhì)檔案材料錄入信息化管理系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)準確無誤。2.定期對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行更新和維護，保證數(shù)據(jù)的時效性和完整性。（三）信息安全管理1.加強對人事檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。3.做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。八、人事檔案的審核與鑒定（一）審核內(nèi)容1.定期對人事檔案進行審核，檢查檔案材料的真實性、完整性、規(guī)范性等。2.重點審核檔案中的關(guān)鍵材料，如學歷學位證書真?zhèn)巍⒐ぷ鹘?jīng)歷核實等。（二）鑒定程序1.成立人事檔案鑒定小組，由人事部門負責人、紀檢人員等組成。2.鑒定小組對檔案進行全面審查，對存在疑問的檔案材料進行調(diào)查核實。3.根據(jù)審核鑒定結(jié)果，對檔案進行相應處理，如補充材料、剔除虛假材料等。九、責任與處罰（一）責任追究1.對違反人事檔案管理規(guī)定，造成檔案信息泄露、材料丟失等后果的，將追究相關(guān)人員的責任。2.檔案管理人員因工作失誤導致檔案管理出現(xiàn)問題的，應承擔相應的責任。（二）處罰措施1.對于違反規(guī)定的個人，視情節(jié)輕