PAGE失業(yè)人員檔案保密制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司對失業(yè)人員檔案的管理，確保檔案信息的安全與保密，維護失業(yè)人員的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司涉及失業(yè)人員檔案管理的所有部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.保密性原則：對失業(yè)人員檔案信息予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，不遺漏重要信息。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的存儲、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)的安全。二、檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)失業(yè)人員檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.制定檔案管理制度和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。3.對檔案管理人員進行培訓(xùn)和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員1.嚴(yán)格按照規(guī)定對失業(yè)人員檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.妥善保管檔案，確保檔案的安全與完整，防止檔案損壞、丟失和泄露。3.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格按照審批程序辦理相關(guān)手續(xù)。（三）其他相關(guān)部門1.在工作中涉及到失業(yè)人員檔案信息時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自查閱、使用或泄露檔案信息。2.配合人力資源部門做好檔案管理的相關(guān)工作，如提供必要的資料等。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.人力資源部門在與員工解除勞動關(guān)系后，應(yīng)及時收集員工的相關(guān)檔案材料，包括勞動合同、離職證明、工資清單、社會保險繳納記錄等。2.對于員工主動離職的情況，應(yīng)要求員工在離職時提交個人檔案材料，如學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等復(fù)印件。3.在接收外部機構(gòu)或個人移交的與失業(yè)人員相關(guān)的檔案材料時，應(yīng)進行嚴(yán)格的審核和登記。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案類別進行分類，如就業(yè)失業(yè)登記檔案、社會保險檔案、人事檔案等。2.對每份檔案進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.對檔案材料進行排序，按照重要程度和時間順序排列，確保檔案內(nèi)容的邏輯性和連貫性。4.對檔案材料進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固，防止散落和丟失。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案保管室，確保保管室具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案柜中，按照類別和編號順序排列。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對重要的檔案材料應(yīng)進行加密存儲，設(shè)置訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全性。（三）檔案盤點1.定期對檔案進行盤點，每年至少進行一次全面盤點，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容與登記記錄一致。2.在盤點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他異常情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱失業(yè)人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，報人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部機構(gòu)或個人因特殊原因需要查閱失業(yè)人員檔案的，應(yīng)提交正式的查閱申請函，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人力資源部門安排專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的陪同下，在指定的查閱場所進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱紀(jì)律，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱失業(yè)人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，報人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明借閱期限。2.外部機構(gòu)或個人原則上不得借閱失業(yè)人員檔案，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)持批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請表》到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍。3.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。如因特殊原因需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、檔案保密措施（一）人員保密培訓(xùn)1.定期對涉及檔案管理的人員進行保密培訓(xùn)，提高保密意識和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案管理流程等。（二）保密協(xié)議簽訂1.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。2.保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責(zé)任等內(nèi)容。（三）信息安全管理1.對檔案管理系統(tǒng)進行安全防護，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部非法入侵。2.對檔案數(shù)據(jù)進行加密傳輸和存儲，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。3.定期對檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止數(shù)據(jù)泄露。（四）保密監(jiān)督與檢查1.建立保密監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行保密檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密制度的行為進行嚴(yán)肅處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.失業(yè)人員檔案超過規(guī)定的保管期限，且已無保存價值的，可以進行銷毀。2.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且已無保存價值的，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員對擬銷毀的檔案進行清點、核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.銷毀過程中應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并在《檔案銷毀登記表》上記錄銷毀時間、地點、方式